Telefonie einrichten und mit der Vereinsnummer telefonieren

Mit Telefonie bekommt dein Verein eine eigene Festnetznummer mit der Vorwahl eures Vereinssitzes – die Vereinsnummer. Damit telefonieren Vorstand, Geschäftsstelle und Leitungen im Browser (in der Vereinsverwaltung) oder mit der App innoverein Phone auf dem Handy, ohne ihre private Nummer herauszugeben. Wer anruft, landet nach euren Regeln bei den richtigen Personen, auf der Mailbox oder bei einer Weiterleitung. Nach außen erscheint immer die Vereinsnummer.

Begriffe kurz erklärt

• Vereinsnummer: die Hauptnummer des Vereins und Anruferkennung aller ausgehenden Gespräche. Sie ist in der Grundgebühr enthalten.
• Zusatznummer: weitere Nummer mit derselben Vorwahl, etwa für die Abteilung Schwimmen oder die Geschäftsstelle. Sie kostet eine kleine Monatsgebühr.
• Softphone: das Telefon im Browser, über das Hörer-Symbol oben in der Verwaltung.
• Rufbehandlung: Regeln je Nummer, was bei einem eingehenden Anruf passiert – klingeln, weiterleiten, Ansage, Mailbox, abweisen.
• Minutenpaket: monatliches Kontingent an Gesprächsminuten; ohne Paket wird jede Minute einzeln berechnet.

Schritt 1: Die Telefonie einrichten

Öffne Kommunikation → Telefonie. Ist das Add-on noch nicht gebucht, führt Buchen direkt in den Assistenten. Er hat neun Schritte:

1. Voraussetzungen – was ihr braucht und was es kostet.
2. Verein – die Vereinsdaten aus den Einstellungen, nur zum Prüfen (ändern in den Einstellungen).
3. Person – wer den Verein vertritt (Name, Geburtsdatum, Kontakt).
4. Nachweise – Registerauszug (Vereins- oder Handelsregister) und ein Adressnachweis des Vereinssitzes, nicht älter als 90 Tage. Ohne diese Unterlagen darf keine Ortsnetznummer vergeben werden.
5. Unterschrift – elektronisch mit Maus oder Finger; ein Ausdruck ist nicht nötig.
6. Tarif – Minutenpaket oder ohne Paket.
7. Rufnummern – so viele, wie ihr braucht: zufällig vergeben (kostenlos), als Wunschnummer oder von einem anderen Anbieter mitgenommen (Portierung, mit Rechnung des alten Anbieters). Jede Nummer kann einer Abteilung oder einem Kurs zugeordnet werden.
8. Notruf – Hinweise zum Notruf (siehe unten).
9. Bestellen – Vertragszusammenfassung lesen, zustimmen, Buchen und bestellen.

Danach prüft innoverein die Unterlagen. Oben steht der Hinweis „Wir prüfen die Nachweise …“; mit Stand prüfen fragst du den aktuellen Stand ab. Werden Unterlagen beanstandet, erscheint der Grund mit Unterlagen nachreichen. Ist die Vereinsnummer aktiv, bekommen alle Admins eine E-Mail. Die Freischaltung dauert in der Regel wenige Stunden, in Einzelfällen bis zu 72 Stunden. Die anteilige Grundgebühr wird erst ab der Freischaltung berechnet.

Die Telefonie-Seite

Die Reiter 1: Übersicht, Rufnummern, Abrechnung, Rufbehandlung, Sperrliste (diese vier nur zum Verwalten), Verlauf und Mailbox.

In der Übersicht stehen die Vereinsnummer 2, das Paket mit dem Minutenstand des Monats, Meine Verfügbarkeit mit dem Schalter Nicht stören (auf Wunsch mit Dauer) und die Karte für das Telefon im Browser 3.

Im Browser telefonieren

Schalte Im Browser telefonieren ein – in der Karte oder über das Hörer-Symbol 4 oben neben der Suche. Der Browser fragt einmal nach dem Mikrofon; erlaube es. Der Punkt am Hörer zeigt den Zustand: grün Bereit, gelb Verbindet … oder Nicht stören, grau Aus, blau In einem anderen Tab aktiv, rot Fehler.

• Anrufen: Hörer anklicken, Nummer eintippen oder eine Rufnummer irgendwo in der Verwaltung anklicken (sie wird übernommen), dann Anrufen. Habt ihr mehrere Nummern, wählst du die Absendernummer. Unter Team rufst du Kolleginnen und Kollegen intern an.
• Angerufen werden: Unten rechts erscheint der Anruf mit Annehmen und Ablehnen.
• Im Gespräch: Stumm schalten, Halten (mit Wartemusik), Tastenfeld, Weitergeben an eine Person aus dem Team, Mikrofon wählen und – mit Recht – die Aufnahme starten (beide Seiten hören eine Ansage).
• Nur ein Tab je Browser telefoniert; in einem anderen Tab holst du das Telefon mit Hier übernehmen. Ein geschlossener Browser gilt nach drei Minuten als nicht erreichbar.

Mit der App telefonieren

Die App innoverein Phone gibt es für iPhone und Android. Melde dich mit deinem Verwaltungszugang an (mit zweitem Faktor, siehe Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten). Anrufe klingeln auch bei gesperrtem Handy oder geschlossener App; im Gespräch stehen alle Funktionen zur Verfügung, auch ohne Entsperren. Die App hat zusätzlich Anrufliste, Rückrufliste, Mailbox mit Abspielen, Kontakte aus dem Verein und „Nicht stören“.

Rufnummern verwalten

Im Reiter Rufnummern siehst du alle Nummern – die Vereinsnummer immer zuerst – mit Bezeichnung, Herkunft und Kosten.

• Rufnummer hinzufügen 1: zufällig, Wunschnummer oder Mitnahme. Bei einer Mitnahme lädst du die Rechnung des bisherigen Anbieters hoch und unterschreibst den Auftrag; sie geht erst nach einer Prüfung durch innoverein weiter.
• Wer eine Nummer benutzt 2: entweder ein Bereich – ganzer Verein (alle Admins), eine Abteilung (dazu deren Leitungen) oder ein Kurs – oder ausgewählte Personen. Das gilt für ausgehende Anrufe (Absendernummer) und eingehende (wer klingelt).
• Als Vereinsnummer festlegen macht eine Zusatznummer zur Hauptnummer.
• Freigeben gibt eine Zusatznummer zurück. Sie bleibt einen Monat reserviert; so lange kannst du die Freigabe zurücknehmen oder sie mit dem Mitnahme-Datenblatt zu einem anderen Anbieter mitnehmen. Die Vereinsnummer kann nicht freigegeben werden.

Rufbehandlung: was bei einem Anruf passiert

Im Reiter Rufbehandlung legst du je Nummer Regeln an. Die erste passende Regel gewinnt; die Standardregel steht immer am Ende und fängt alles auf. Vorgegeben ist „alle klingeln, dann Mailbox“. Oben steht, welche Regel jetzt greifen würde.

Mit Regel hinzufügen 1 legst du fest:

• Wann gilt die Regel? – Wochentage, Uhrzeit (auch über Mitternacht, etwa 18 bis 8 Uhr), Zeitraum, Feiertage am Vereinssitz, Anrufer (alle, bekannte Personen, unbekannte oder unterdrückte Nummern) und nur wenn niemand verfügbar ist.
• Was passiert? – Klingeln bei allen, Admins oder ausgewählten Nutzern (gleichzeitig oder nacheinander, mit Sekunden und was passiert, Wenn niemand annimmt), Weiterleiten an Rufnummer (nur Deutschland; Weiterleitungen aufs Handy zählen als Minuten), Ansage und auflegen (Text als Sprachausgabe oder eigene Audiodatei), Mailbox oder Abweisen.

Beispiel: Montag bis Freitag 9 bis 17 Uhr klingeln bei der Geschäftsstelle, sonst Ansage mit den Sprechzeiten und Mailbox.

Die Sperrliste weist Anrufe von bestimmten Nummern ab, etwa Werbeanrufe.

Verlauf und Mailbox

Im Verlauf steht jeder Anruf mit Richtung, Ergebnis (angenommen, verpasst, Mailbox …), Dauer und wer angenommen hat; zu jedem Anruf kann eine Notiz gespeichert werden, die alle sehen, die den Verlauf sehen. In der Mailbox hörst du Nachrichten ab und markierst sie Als erledigt. Bei einer neuen Mailbox-Nachricht und bei verpassten Anrufen bekommen die Berechtigten eine Benachrichtigung, die Mailbox-Nachricht auch per E-Mail. Mailbox-Nachrichten werden nach sechs Monaten, Gesprächsaufnahmen nach 90 Tagen gelöscht.

Kosten und Abrechnung

Im Reiter Abrechnung wählst du das Minutenpaket (Wechsel gelten ab dem nächsten Monatsersten) und siehst die Kostenübersicht: Grundgebühr, Paket, Zusatznummern und der Preis jeder weiteren Minute, alles netto. Jede Gesprächsminute – ausgehend ins deutsche Fest- und Mobilnetz, Weiterleitungen und angenommene eingehende Anrufe – verbraucht eine Paketminute; angefangene Minuten zählen voll. Abgerechnet wird monatlich mit Einzelverbindungsnachweis über die Rechnung von innoverein, gegen die Kreditlinie eures Vertrags. Ist sie erreicht, sind ausgehende Anrufe gesperrt, eingehende funktionieren weiter. Anrufe ins Ausland sind gesperrt; Ziele in der EU kannst du unter Auslandsgespräche anfragen. Unter Vertragsunterlagen liegen Vertragszusammenfassung und Datenschutzunterlagen.

Notruf

110 und 112 sind nie gesperrt und kostenlos. In der App gehen Notrufe über die Telefonfunktion des Handys, damit die Leitstelle deinen Standort kennt. Aus dem Browser geht der Notruf an die Leitstelle am Vereinssitz mit der Vereinsadresse als Standort – bist du woanders, wähle den Notruf mit deinem Handy.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Ist die Vereinsnummer aktiv, haben alle Admins eine E-Mail bekommen, und die Übersicht zeigt die Vereinsnummer mit Paket und Minutenstand.
• Der Punkt am Hörer-Symbol oben ist grün und zeigt Bereit.
• Ein Testanruf steht im Reiter Verlauf mit Richtung, Ergebnis, Dauer und wer angenommen hat.
• Im Reiter Rufbehandlung nennt der Hinweis oben die Regel, die jetzt greifen würde.

Typische Fragen

• Bei mir klingelt es nicht. Prüfe: Recht zum Telefonieren in deiner Rolle, Zugriff auf die Nummer (Bereich oder Personen), „Nicht stören“ aus, Browser-Telefon eingeschaltet und Tab geöffnet bzw. in der App angemeldet.
• Kann ich die Telefonie kündigen? Ja, wie jedes Add-on unter Einstellungen → Vertrag. Zum Vertragsende werden alle Geräte abgemeldet; die Nummern bleiben einen Monat für eine Mitnahme reserviert. Siehe Add-ons buchen und den Vertrag verwalten.
• Können wir eine Nummer für die Jugendabteilung haben? Ja – eine Zusatznummer mit Bereich „Abteilung“. Dann klingelt sie bei deren Leitungen, siehe Abteilungen und Kurse.