Vereinsdaten und Grundeinstellungen prüfen

Bevor du das erste Mitglied anlegst, lohnt sich ein Blick in die Einstellungen. Hier stehen die Angaben, die innoverein in jeden Brief, jede E-Mail, jede Rechnung und jede SEPA-Lastschrift deines Vereins schreibt. Was hier fehlt oder falsch ist, steht später falsch beim Mitglied – oder eine Funktion bleibt gesperrt, bis die Angabe da ist. Dieser Artikel ist der zweite der fünf ersten Schritte und geht die Einstellungen in der Reihenfolge durch, in der du sie brauchst.

Wo die Einstellungen liegen

Du findest die Einstellungen im Menü unter System → Einstellungen. Sie sind nur für Admins sichtbar – Abteilungs- und Kursleitungen und eigene Rollen sehen den Menüpunkt nicht.

Die Seite hat mehrere Reiter: Allgemeine Einstellungen, Buchhaltung, Benachrichtigungen, Verbandsmeldungen, E-Mail-Domain, Rollenverwaltung, Vertrag und Gefahrenbereich. Die ersten beiden Reiter sind links noch einmal in Bereiche gegliedert 2.

Am schnellsten kommst du über die Suche oben 1 ans Ziel: Tippe zum Beispiel „Logo“, „Kündigungsfrist“ oder „Gläubiger“, und ein Klick auf den Treffer springt in den richtigen Reiter und Bereich.

Vereinsdaten: Name, Logo und Absender

Unter Allgemeine Einstellungen → Vereinsdaten stehen die Stammdaten deines Vereins.

• Logo 3 – klicke auf das Feld und wähle eine Bilddatei. Das Logo erscheint im Briefkopf und in den E-Mails des Vereins. Ein Logo mit hellem oder transparentem Hintergrund wirkt auf Papier und Bildschirm am besten.
• Vereinsname – kannst du hier nicht ändern. Er stammt aus der Registrierung; für eine Änderung wende dich an den Support.
• Absendername für Briefe / E-Mails 4 – eine Kurzform, höchstens 45 Zeichen. Sie steht in der Absenderzeile über der Anschrift im Brief und hinter jedem E-Mail-Betreff („Betreff | Absendername“). Leer bleibt der volle Vereinsname. Ist der Name zusammen mit der Adresse zu lang für die Absenderzeile, weist dich ein gelber Hinweis darauf hin.
• Rechtsform, Registergericht, Vereinsregister-Nr., Vertretungsberechtigter Vorstand und Website – diese Angaben bilden zusammen mit Anschrift und Kontakt das Impressum, das unter jeder E-Mail des Vereins steht.

Anschrift, Kontakt, Bankverbindung und Steuerdaten

Weiter unten im selben Bereich folgen die Angaben, die in Briefen und Rechnungen stehen.

1. Anschrift 1 – beim Tippen von Straße oder Postleitzahl schlägt innoverein passende Straßen und Orte vor. Du musst keinen Vorschlag nehmen.
2. Kontakt 2 – Telefon und E-Mail des Vereins. Die E-Mail-Adresse ist die Antwortadresse: Antwortet ein Mitglied auf eine Vereins-Mail, landet die Antwort hier.
3. Bankverbindung 3 – IBAN eingeben, BIC und Bankname ergänzt innoverein selbst. Diese Bankverbindung steht auf Rechnungen und Zahlungsaufforderungen und ist das Konto, auf das SEPA-Lastschriften eingezogen werden.
4. Steuerdaten 4 – Steuernummer, USt-Identifikationsnummer (falls vorhanden) und Finanzamt. Sie erscheinen auf den Rechnungen des Vereins.

SEPA-Lastschrift: Gläubiger-ID und Zahlungsziel

Willst du Beiträge per Lastschrift einziehen, wechsle in den Reiter Buchhaltung und dort in den Bereich SEPA-Lastschrift 1.

• Gläubiger-ID (SEPA) 2 – ohne sie gibt es keine Lastschrift. Die Gläubiger-Identifikationsnummer beantragt der Verein einmalig und kostenlos online bei der Deutschen Bundesbank; sie sieht aus wie „DE98ZZZ09999999999“. Trage sie hier ein, bevor du den ersten Beitragslauf ausführst.
• Zahlungsziel für Überweiser (Tage) 3 – wie viele Tage Mitglieder, die per Überweisung zahlen, Zeit haben. Die Zahl steht in der Zahlungsaufforderung und entscheidet im Mahnwesen, ab wann ein Beitragskonto als fällig gilt. Voreingestellt sind 14 Tage.
• Automatische Beitragsabrechnung – lass den Schalter zu Beginn aus. Den ersten Beitragslauf startest du ohnehin von Hand; danach kannst du entscheiden, ob innoverein die Läufe im gewählten Rhythmus selbst anlegt.
• Zahlungsempfänger SEPA-Lastschrift – standardmäßig zieht innoverein auf die IBAN aus den Vereinsdaten ein, unter dem Vereinsnamen als Gläubigername. Nur wenn das Beitragskonto ein anderes ist oder die Bank das Konto unter einem anderen Namen führt, schaltest du hier die Überschreibung ein.

In denselben Reiter gehören auch die Mahnstufen. Sie kannst du später einrichten – mehr dazu in Zahlungserinnerungen und Mahnungen.

Weitere Bereiche, die du vor dem Start kennen solltest

Nicht alles muss am ersten Tag fertig sein. Diese Bereiche unter Allgemeine Einstellungen solltest du aber einmal angesehen haben:

• Mitgliedstypen – die Beitragsarten deines Vereins. Ohne sie kannst du kein Mitglied sinnvoll anlegen; das ist der nächste Schritt.
• Mitgliedschaftsanträge – ob Interessierte online einen Antrag stellen dürfen, ab welchem Alter und mit welchen Feldern. Siehe Mitgliedsanträge prüfen und annehmen.
• Kündigungen – ob und mit welcher Frist Mitglieder kündigen können. Siehe Kündigungen bearbeiten.
• System – unter anderem die Zeitzone (für fast alle Vereine „Europe/Berlin“), die Brief-Signatur und das Brief-Layout mit Logo und Farben für gedruckte Briefe.

Im Reiter Rollenverwaltung lädst du weitere Admins ein und legst fest, was Abteilungs- und Kursleitungen dürfen – siehe Rollen und Rechte verwalten.

Drei Reiter, die du nicht sofort brauchst, aber kennen solltest: Eine eigene E-Mail-Domain für den Versand einrichten, Die Bestandsmeldung an den Sportverband erstellen und Den Gefahrenbereich der Einstellungen sicher nutzen – dort liegt die Postsperre für die Zeit der Datenübernahme.

Deine Benachrichtigungen und die Sprache

Zwei Dinge stellst du nicht für den Verein, sondern für dich persönlich ein.

Benachrichtigungen: Öffne über deinen Namen oben rechts dein Profil und dort den Reiter Benachrichtigungen 1. Hier legst du fest, zu welchen Ereignissen du eine Nachricht bekommst und auf welchem Weg (meist E-Mail) – zum Beispiel bei neuen Beitrittsanfragen und Kündigungen 2, Profiländerungen von Mitgliedern, Rücklastschriften, einem fehlgeschlagenen Beitragslauf oder neuen Zahlungen. Jeder Block hat einen eigenen Knopf Speichern. Diese Einstellungen gelten nur für dein Konto; jeder Admin wählt selbst.

Der Reiter Benachrichtigungen in den Einstellungen ist etwas anderes: Dort schaltest du die automatischen Glückwünsche ein, die der Verein Mitgliedern zum Geburtstag und zum Vereinsjubiläum schickt.

Sprache: Die Sprache der Oberfläche wählst du oben in der Kopfzeile links neben der Glocke – Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch oder Arabisch. Sie gilt nur für deine Ansicht und ändert nichts an den Texten, die Mitglieder bekommen.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Nach Speichern verschwindet die Leiste mit den ungespeicherten Änderungen unten.
• Das Logo erscheint im Briefkopf und in den E-Mails des Vereins, der Absendername hinter jedem E-Mail-Betreff.
• Die Rechnungsseite lässt dich neue Rechnungen anlegen, statt wegen fehlender Vereinsdaten zu sperren.
• Im Reiter Buchhaltung steht die Gläubiger-ID – der erste Beitragslauf kann Lastschriften erzeugen.

Häufige Fragen

Muss ich alles auf einmal ausfüllen? Nein. Für die ersten Mitglieder reichen Vereinsdaten mit Anschrift, Kontakt und Bankverbindung sowie die Mitgliedstypen. Die Gläubiger-ID brauchst du erst, wenn du die erste Lastschrift einziehst.

Warum steht in meinen E-Mails ein Impressum? Jede E-Mail des Vereins trägt die Angaben aus den Vereinsdaten als Absender. Fehlen Registerangaben oder Vorstand, bleiben diese Zeilen leer – ergänze sie, damit das Impressum vollständig ist.

Kann ich von einer eigenen Absenderadresse verschicken? Ja, im Reiter E-Mail-Domain hinterlegst du die Domain deines Vereins. Bis dahin verschickt innoverein über eine eigene Adresse. Antworten von Mitgliedern gehen in beiden Fällen an die E-Mail aus den Vereinsdaten.

Ist dein Verein als gemeinnützig anerkannt, trägst du die Angaben aus dem Freistellungsbescheid ebenfalls hier ein – sie stehen später auf jeder Zuwendungsbescheinigung, siehe Zuwendungsbescheinigungen ausstellen. Welche Zusatzmodule dein Verein gebucht hat und wie du den Tarif änderst, zeigt Add-ons buchen und den Vertrag verwalten.

Nächster Schritt

Sind die Vereinsdaten gepflegt, legst du die Beitragsarten an: weiter mit Schritt 3, Mitgliedstypen und Beiträge einrichten.