Den Gefahrenbereich der Einstellungen sicher nutzen

Unter Einstellungen → Gefahrenbereich liegen Schalter, die auf einen Schlag den ganzen Verein betreffen: Sie halten alle Nachrichten an Mitglieder zurück, zwingen jedes Mitglied zu einem zweiten Faktor oder räumen den gesamten Personenbestand ab. Deshalb stehen sie gesammelt an einer Stelle, sind gelb oder rot hinterlegt und verlangen eine Bestätigung. Dieser Artikel erklärt jeden Schalter, wann du ihn brauchst und was er auslöst.

Postausgang an Personen sperren

Diesen Schalter brauchst du vor allem in der Einrichtungsphase. Wer seinen Bestand aus einer alten Software überträgt, löst dabei zwangsläufig Nachrichten aus: Einladungen zur App, Beitragsmeldungen, Terminhinweise – an Menschen, die euren Verein bei innoverein noch gar nicht kennen. Die Sperre hält all das zurück, bis die Daten stimmen.

1. Lies die Erklärung im Abschnitt 1.
2. Schalte Postausgang an Personen sperren ein 2 und klicke in der Leiste unten auf Speichern.
3. Oben in der Verwaltung erscheint ein dauerhaftes Warnband. Es bleibt, bis du die Sperre wieder ausschaltest.

Was zurückgehalten wird: alle E-Mails und Push-Nachrichten an Mitglieder und Gäste – egal, welche Funktion sie auslöst. Der Eintrag in der Glocke der App entsteht trotzdem, er stört niemanden.

Was trotzdem ankommt:

• alles, was die Person selbst ausgelöst hat: Passwort zurücksetzen, E-Mail-Wechsel bestätigen, eigener Antrag, eigene Kündigung, eigene Spende;
• alle Nachrichten an euch Admins, an Leitungen und an innoverein;
• SMS und Briefe – die löst ihr immer bewusst selbst aus.

Wie der Import abläuft, steht in Mitglieder aus einer CSV-Datei importieren.

Zwei-Faktor-Anmeldung für Mitglieder erzwingen

Für Verwaltungszugänge – Admins, Abteilungs- und Kursleitungen – ist die Zwei-Faktor-Anmeldung immer Pflicht. Mit diesem Schalter gilt sie auch für Mitglieder im Mitgliederportal und in der App.

1. Schalte Zwei-Faktor-Anmeldung für Mitglieder erzwingen ein 2.
2. Bestätige die Rückfrage mit Pflicht einschalten.
3. innoverein fragt danach deinen eigenen zweiten Faktor ab (Code, Freigabe in der innoverein Authenticator-App oder Passkey). Erst dann ist die Pflicht aktiv; der Abschnitt nennt Datum und Person.

Was die Mitglieder merken: Wer noch keinen zweiten Faktor hat, landet beim nächsten Anmelden – und in laufenden Sitzungen innerhalb weniger Minuten – im Einrichtungs-Assistenten. Zur Wahl stehen die innoverein Authenticator-App, jede andere Authenticator-App oder ein Passkey (Face ID, Fingerabdruck, Geräte-PIN). Die Pflicht gilt kontoweit: Ist jemand auch in einem anderen Verein, braucht er den Faktor dort ebenfalls.

Gerät verloren? Im Profil der Person setzt du im Reiter App-Verwaltung den zweiten Faktor zurück; beim nächsten Anmelden richtet sie ihn neu ein. Wie das geht, steht in Zugänge zur Mitglieder-App verwalten, wie der zweite Faktor selbst funktioniert in Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten.

Ausschalten geht genauso – mit Pflicht ausschalten und deinem zweiten Faktor. Bereits eingerichtete Geräte und Passkeys bleiben erhalten und werden weiter abgefragt.

Brieflöschung für versendete Briefe

Briefe, die schon an die Deutsche Post übergeben wurden, lassen sich normalerweise nicht löschen – nur stornierte und fehlerhafte. Mit Brieflöschung für versendete Briefe erlauben kannst du alle Briefe löschen. Das ist selten nötig: Gelöschte Briefe sind nicht wiederherstellbar, und versendete Schreiben (etwa Mahnungen oder Kündigungsbestätigungen) unterliegen oft einer Aufbewahrungspflicht. Mehr zu Briefen in Briefe schreiben, drucken und per Post versenden.

Alle Personen archivieren oder löschen

Der rote Abschnitt Gefahrenbereich am Ende hat zwei Knöpfe. Beide fragen dein Passwort ab.

• Alle archivieren 2 verschiebt alle aktiven Personen ins Archiv – Mitglieder und Gäste. Sie lassen sich einzeln wiederherstellen. Reicht der Platz im Archiv nicht (das Archiv fasst das Zehnfache eures Personenlimits), bricht die Aktion vorher ab.
• Alle löschen 3 löscht den Personenbestand endgültig. Achtung: Die Aktion entfernt alle Personen des Vereins – Mitglieder und Gäste, aktive wie archivierte –, auch wenn der Text auf der Seite nur von archivierten Mitgliedern spricht. Mit ihnen verschwinden Beitragskonten, Gruppenzuordnungen und App-Zugänge. Gibt es Übungsleiter-Vereinbarungen oder -Erklärungen, verweigert innoverein das Löschen und nennt die Personen.

Typischer Einsatz: Ein Probe-Import ist schiefgegangen, und du willst mit einem leeren Bestand neu beginnen. Für einzelne Personen nimmst du stattdessen das Archiv – siehe Mitglieder und Gäste archivieren, wiederherstellen und löschen.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Bei eingeschalteter Postsperre steht oben in der Verwaltung ein dauerhaftes Warnband; zurückgehaltene Mails stehen mit Grund im E-Mail-Protokoll.
• Bei der Zwei-Faktor-Pflicht nennt der Abschnitt Datum und Person der Einschaltung.
• Nach Alle archivieren ist die Mitgliederliste leer und das Archiv gefüllt; im Audit-Log steht „Alle Personen archiviert“ bzw. „Alle Personen gelöscht“.

Typische Fragen

• Die Postsperre ist an, trotzdem hat jemand eine Mail bekommen. Dann hat die Person den Vorgang selbst ausgelöst (z. B. Passwort vergessen) oder sie ist bei euch Admin oder Leitung.
• Werden zurückgehaltene Einladungen später verschickt? Nein. Lade die Personen nach dem Ausschalten erneut ein – über die App-Verwaltung im Profil oder gesammelt in der Mitgliederliste.
• Ich sehe den Abschnitt zur Zwei-Faktor-Pflicht nicht. Er erscheint nur für Vereins-Admins, nicht für eigene Rollen.