Mitglieder und Gäste archivieren, wiederherstellen und löschen

Wer den Verein verlässt, verschwindet nicht einfach: Für Rückfragen, Ehrungen beim Wiedereintritt oder die Buchhaltung brauchst du die Daten oft noch eine Weile. Dafür gibt es das Archiv. Archivierte Personen zählen nicht mehr als aktiv, bekommen keine Beiträge und keine Vereinspost und können sich nicht mehr in der App anmelden – ihr Datensatz bleibt aber vollständig erhalten. Erst wenn ihr die Daten wirklich nicht mehr braucht, löschst du sie endgültig.

Mitglieder und Gäste haben je ein eigenes Archiv: im Menü direkt unter Mitglieder bzw. Gäste jeweils der Punkt Archiv.

Archivieren, Kündigen, Löschen – was ist der Unterschied?

• Kündigen beendet eine Mitgliedschaft zu einem Datum in der Zukunft, mit Frist und Bestätigung an die Person. Am Austrittstag stellt innoverein die Person selbst auf „Gekündigt“ und archiviert sie. Das ist der normale Weg bei einem Austritt – siehe Kündigungen einrichten, erfassen und bearbeiten.
• Archivieren wirkt sofort und ohne Nachricht an die Person. Nimm es für Fälle ohne Kündigung: Person verstorben, doppelt angelegt, Bestand aus einer alten Software, der längst ausgetreten ist.
• Löschen entfernt den Datensatz unwiderruflich. Das geht nur aus dem Archiv heraus.

Eine Person archivieren

Öffne die Person und klicke links in der Karte auf Archivieren. Für mehrere Personen auf einmal setzt du in der Mitgliederliste Haken und wählst in der Leiste unten Archivieren.

Der Dialog Mitglied archivieren 1 bestätigt, dass die Person aus der aktiven Liste verschwindet. Hat sie Submitglieder – etwa Kinder in einer Familienmitgliedschaft –, fragt innoverein 2, was mit jeder dieser Personen geschehen soll:

• Ebenfalls archivieren (vorgewählt): Sie gehen mit ins Archiv.
• Eigene Mitgliedschaft: Sie bleiben aktiv, bekommen eine neue Mitgliedsnummer und einen eigenen Mitgliedstyp, den du gleich auswählst. Ab dann zahlen sie selbst.
• Übergeben: Sie wechseln zu einem anderen Hauptmitglied, etwa zum anderen Elternteil. Wähle die Person und das Verhältnis (z. B. Kind). Übergebene Submitglieder werden beitragsfrei – ihr Beitrag hängt am neuen Hauptmitglied.

Übergibst du mehrere Submitglieder, legst du unter Übergeben an ein gemeinsames Ziel fest – einzelne Personen können trotzdem ein anderes bekommen. Klicke dann auf Archivieren 3.

Was passiert:

• Die Person steht im Archiv mit dem Datum Archiviert am. Sie fehlt in Listen, Beitragsläufen, Newslettern und den Zahlen auf dem Dashboard.
• Ihr Zugang zur Mitglieder-App und zum Mitgliederportal wird gesperrt; der App-Status steht auf inaktiv.
• Offene Beträge auf dem Beitragskonto bleiben bestehen.
• Wurden Submitglieder versorgt (eigene Mitgliedschaft oder Übergabe), bekommen die Betroffenen eine E-Mail mit der neuen Nummer und der Beitragsfolge – Kinder ohne eigene Adresse über ihr neues Hauptmitglied. Für das reine Archivieren gibt es keine Mail.
• Im Audit-Log steht, wer archiviert hat und wohin die Submitglieder gegangen sind.

Das Archiv

Das Archiv listet alle archivierten Personen mit Mitgliedsnummer, Archivierungsdatum und Mitgliedstyp. Die Suche 1 findet Namen und Nummern; die globale Suche oben findet archivierte Personen ebenfalls und markiert sie. Ein Klick auf eine Zeile 2 öffnet die Daten zum Nachschauen – Kontakt, Bankverbindung, Abteilungen, Submitglieder und Notizen. Bearbeiten lässt sich dort nichts.

Mit Haken vor mehreren Zeilen erscheinen unten Alle wiederherstellen und Alle löschen.

Eine Person wiederherstellen

Klicke in der Zeile auf Wiederherstellen 3.

• Bei einem Hauptmitglied nennt der Dialog die archivierten Submitglieder, die mit zurückkommen; der Knopf heißt dann zum Beispiel Wiederherstellen (+2 Subs).
• Bei einem Submitglied wählst du: Mit Hauptmitglied (das Hauptmitglied kommt mit zurück) oder Eigene Mitgliedschaft zuweisen – dann wird es eigenständig, mit neuer Mitgliedsnummer und dem Mitgliedstyp, den du wählst.

Nach dem Wiederherstellen ist die Person wieder aktiv, erscheint in Listen und im nächsten Beitragslauf, und ihr App-Zugang ist wieder frei, wenn sie vorher einen hatte. Prüfe im Profil Zahlweise, Abteilungen und Beitrag – sie stehen so, wie sie beim Archivieren waren.

Endgültig löschen

Klicke in der Zeile auf Löschen 4.

1. Der Dialog warnt Unwiderruflich! 1.
2. Hat die Person noch Submitglieder, fragt er, was mit ihnen geschehen soll: Eigene Mitgliedschaft geben (sie bleiben erhalten, mit neuer Nummer und gewähltem Mitgliedstyp; Zahlweise SEPA nur mit eigenem Mandat, sonst Überweisung) oder Ebenfalls dauerhaft löschen.
3. Gib dein Passwort ein 2 und klicke auf Löschen.

Was gelöscht wird: der Datensatz mit Abteilungs- und Kurszugehörigkeiten, Nachweisen und dem Zugang zum Verein. Was die Buchhaltung braucht, bleibt: Festgeschriebene Rechnungen und Belege behalten den Namen, den sie beim Ausstellen hatten.

Nicht löschbar sind Personen mit einer Übungsleiter-Vereinbarung oder -Erklärung – innoverein nennt sie im Dialog. Diese Unterlagen müssen erhalten bleiben.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Person fehlt in der aktiven Liste und steht im Archiv mit dem Datum Archiviert am; ihr App-Status steht auf inaktiv.
• Versorgte Submitglieder sind weiter aktiv – mit neuer Nummer bzw. unter dem neuen Hauptmitglied – und haben eine E-Mail mit der Beitragsfolge bekommen.
• Nach dem Wiederherstellen steht die Person wieder in der Liste und in der Vorschau des nächsten Beitragslaufs.
• Im Audit-Log und im Verlauf steht „Archiviert“, „Wiederhergestellt“ oder „Gelöscht“ mit deinem Namen.

Typische Fragen

• Ein ehemaliges Mitglied tritt wieder ein. Stelle es aus dem Archiv wieder her, statt es neu anzulegen. So bleiben Mitgliedsnummer und Geschichte erhalten. Passe danach das Eintrittsdatum an, wenn die Unterbrechung zählt.
• Ich will alle auf einmal archivieren. Dafür gibt es den Knopf im Gefahrenbereich – er erfasst Mitglieder und Gäste.
• Wer hat die Person archiviert? Das steht im Audit-Log und im Verlauf der Person – siehe Im Audit-Log und im Verlauf nachvollziehen, wer was geändert hat.
• Was ist mit Familien? Wie Haupt- und Submitglieder zusammenhängen, steht in Familien mit Submitgliedern verwalten.