Familien mit Submitgliedern verwalten

Viele Vereine haben Familien als Mitglieder: Eltern mit ihren Kindern oder Paare, die gemeinsam zahlen. In innoverein bildest du das mit Submitgliedern ab. Eine Person ist das Hauptmitglied – sie zahlt für die ganze Familie. Partner und Kinder hängen als Submitglieder darunter. Jede Person bleibt dabei ein vollwertiges Mitglied mit eigenen Daten, eigenen Abteilungen und Kursen und einer eigenen Mitgliedsnummer.

So hängen Haupt- und Submitglieder zusammen

• Mitgliedsnummer: Submitglieder bekommen die Nummer ihres Hauptmitglieds mit einer eigenen Endung. Hat das Hauptmitglied die Nummer 484193.00001.00, heißen die Submitglieder 484193.00001.01, .02 und so weiter. Eine einmal vergebene Endung wird nie wiederverwendet.
• Beitragskonto: Alle Beiträge der Familie laufen über das Beitragskonto des Hauptmitglieds. In einem Beitragslauf erscheint die Familie deshalb nur einmal – mit der Summe aller Beiträge.
• Zahlung: Bankverbindung und SEPA-Mandat stehen am Hauptmitglied und gelten für die ganze Familie.
• Verhältnis: Bei jedem Submitglied hältst du fest, in welchem Verhältnis es zum Hauptmitglied steht, zum Beispiel Partner oder Kind. Welche Verhältnisse es gibt, legst du in den Einstellungen unter Verhältnisse fest.

Submitglieder ansehen

Öffne das Profil des Hauptmitglieds und wechsle in den Reiter Submitmitglieder. Die Überschrift 1 zeigt, wie viele Submitglieder zur Familie gehören.

Jede Karte zeigt Name, Verhältnis, Geburtsdatum, Mitgliedsnummer und Status 2. Ein Klick auf die Karte öffnet das Profil des Submitglieds, über das Stift-Symbol bearbeitest du es direkt. In der Mitgliederliste stehen Submitglieder eingerückt direkt unter ihrem Hauptmitglied.

Ein Submitglied anlegen

Es gibt zwei Wege:

1. Im Profil des Hauptmitglieds im Reiter Submitmitglieder auf Hinzufügen 3 klicken. Das Hauptmitglied ist dann schon ausgewählt.
2. In der Mitgliederliste über den Pfeil neben Neues Mitglied den Eintrag Submitmitglied anlegen wählen und anschließend das Hauptmitglied suchen.

Der Assistent ist derselbe wie beim Anlegen eines Hauptmitglieds, mit zwei Unterschieden: Du wählst das Verhältnis zum Hauptmitglied, und die Angaben zur Zahlung entfallen, weil das Hauptmitglied zahlt. Die Adresse des Hauptmitglieds übernimmst du mit einem Klick auf Adresse übernehmen.

Familienbeitrag

Für einen festen Familienbeitrag legst du einen Mitgliedstyp „Familie“ an und gibst ihn dem Hauptmitglied. Die Submitglieder bekommen dann einen beitragsfreien Typ, damit nichts doppelt berechnet wird. Beim Familientyp kannst du in den Einstellungen festlegen, wie viele Submitglieder im Online-Antrag mitbeantragt werden können.

Beiträge für Abteilungen und Kurse fallen dagegen je Person an: Spielt das Kind in der Fußballabteilung, wird dessen Abteilungsbeitrag zusätzlich über das Beitragskonto des Hauptmitglieds abgerechnet.

Familien im Mitgliederportal und in der App

• Das Hauptmitglied sieht in der App und im Mitgliederportal die ganze Familie: Über einen Personen-Umschalter wechselt es zu jedem Submitglied, sieht dessen Gruppen, Termine und Neuigkeiten und kann für die Kinder zum Beispiel Kursen beitreten.
• Submitglieder können einen eigenen Zugang bekommen, wenn sie eine eigene E-Mail-Adresse haben und das Mindestalter für die App erreicht ist. Stammdaten wie Name, Anschrift und Zahlungsart ändern sie dort nicht selbst; vom Zahler sehen sie nur Name und Zahlungsart.
• E-Mails an ein Submitglied ohne eigene Adresse gehen an das Hauptmitglied.

Wird ein Kind volljährig, bleibt es Submitglied, bis du etwas änderst. Soll es künftig selbst zahlen, machst du es zum eigenen Hauptmitglied (siehe nächster Abschnitt) und hinterlegst seine Bankverbindung.

Eltern, die nicht Mitglied sind: Zahlen Eltern für ihre Kinder, ohne selbst einzutreten, legst du das Elternteil als Hauptgast an und die Kinder als Submitglieder darunter. Wie das geht, steht in Gäste anlegen und verwalten.

Familien ändern

• Hauptmitglied wechseln: Im Profil eines Submitglieds steht ein blaues Feld „Submitmitglied von …“. Darüber wählst du ein anderes Hauptmitglied aus. Die Person behält alle Daten, bekommt aber eine neue Mitgliedsnummer unter dem neuen Hauptmitglied. Wirksam wird der Wechsel erst beim Speichern.
• Hauptmitglied zum Submitglied machen: Über Als Submitmitglied 4 im Profil ordnest du eine Person einem anderen Hauptmitglied zu – zum Beispiel, wenn zwei bisher einzeln zahlende Mitglieder eine Familienmitgliedschaft bilden.
• Austritt des Hauptmitglieds: Kündigt oder archivierst du ein Hauptmitglied, fragt innoverein, was mit den Submitgliedern passiert: Sie treten mit aus, erhalten eine eigene Mitgliedschaft oder wechseln zu einem anderen Hauptmitglied. Bei einer Kündigung wählst du außerdem, ob das sofort oder erst zum Austrittstag geschieht. Die betroffenen Personen bekommen eine Nachricht mit den Folgen für ihren Beitrag. Mehr dazu in Kündigungen bearbeiten.
• Offene Beiträge beim Wechsel: Hat die Person beim Wechsel noch offene Beiträge, fragt innoverein, ob sie beim bisherigen Hauptmitglied bleiben oder mitgehen – dann beginnt das Mahnen beim neuen Hauptmitglied von vorn. Auch ein individueller Beitrag kann bleiben oder entfallen. Machst du ein Submitglied zum eigenen Hauptmitglied, brauchst du dafür einen Mitgliedstyp und eine Zahlweise.

Verlässt das Hauptmitglied den Verein, entscheidest du beim Archivieren für jedes Submitglied: mitgehen, eigene Mitgliedschaft oder an ein anderes Hauptmitglied übergeben – siehe Mitglieder und Gäste archivieren, wiederherstellen und löschen.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Im Profil des Hauptmitglieds zählt der Reiter Submitmitglieder die neue Person mit; ihre Karte zeigt Verhältnis und Status.
• Das Submitglied hat die Mitgliedsnummer des Hauptmitglieds mit eigener Endung, etwa .01, und steht in der Mitgliederliste eingerückt darunter.
• In der Vorschau des nächsten Beitragslaufs erscheint die Familie nur einmal – beim Hauptmitglied mit der Summe aller Beiträge.
• Hast du eine bestehende Person zugeordnet, steht im Verlauf der Eintrag „Zum Submitmitglied“.