Ein neues Mitglied anlegen

Ein neues Mitglied legst du in der Mitgliederverwaltung an. Ein Assistent führt dich in drei Schritten durch alle Angaben: zuerst die Person, dann die Mitgliedschaft mit Beitrag und Zahlung, zum Schluss Einwilligungen und Notizen. Pflicht sind nur Vor- und Nachname – alles andere kannst du auch später im Profil der Person ergänzen. Die Mitgliedsnummer vergibt innoverein automatisch.

Mitglied, Gast, Kontakt oder Antrag?

Nicht jede Person gehört in die Mitgliederliste. innoverein unterscheidet:

• Mitglieder sind Vereinsmitglieder mit Mitgliedsnummer und Vereinsbeitrag.
• Gäste machen nur in einer Abteilung oder einem Kurs mit, ohne Vereinsmitglied zu sein – siehe Gäste anlegen und verwalten.
• Kontakte sind Ansprechpartner, Firmen oder Lieferanten ohne Mitgliedschaft.

Stellt eine Person ihren Aufnahmeantrag selbst online, legst du sie nicht von Hand an: Der Antrag landet unter Anträge, und beim Annehmen entsteht das Mitglied mit allen Angaben – siehe Mitgliedsanträge prüfen und annehmen.

Schritt 1: Die Person erfassen

Öffne im Menü Mitglieder und klicke oben rechts auf Neues Mitglied 1. Über den kleinen Pfeil daneben kannst du alternativ gleich ein Submitglied anlegen, also ein Familienmitglied unter einem bestehenden Hauptmitglied.

Im ersten Schritt trägst du die persönlichen Daten ein:

1. Vorname 1 und Nachname 2 – das sind die einzigen Pflichtfelder. Für Firmen oder Organisationen schaltest du oben Firmenmitglied ein; dann gibt es statt Vor- und Nachname ein Feld für den Firmennamen.
2. Geschlecht und Geburtsdatum – das Geburtsdatum braucht innoverein unter anderem für Altersgrenzen, Jahrestage und Auswertungen.
3. Optional ein Foto: Klicke auf den runden Platzhalter und wähle ein Bild aus.
4. Kontakt mit E-Mail-Adresse, Festnetz- und Mobilnummer sowie die Adresse. Beim Tippen von Straße und Ort schlägt innoverein passende Einträge vor.

Mit Weiter 3 gehst du zum nächsten Schritt.

Schritt 2: Mitgliedschaft, Beitrag und Zahlung

Im zweiten Schritt legst du fest, wie die Person Mitglied ist und wie sie zahlt.

• Mitgliedstyp 1 und Eintrittsdatum: Das Eintrittsdatum steht auf heute und lässt sich ändern.
• Abteilungen und Kurse: Wähle aus, in welchen Gruppen die Person mitmacht. Auch deren Beiträge fließen in die Beitragsabrechnung ein.
• Beitragsregelung 2: Hier siehst du den Monatsbeitrag, der sich aus dem Mitgliedstyp ergibt. Weicht der Beitrag ab, setzt du einen Haken bei Individuell und trägst den Betrag selbst ein. Beiträge gibst du in innoverein immer in Euro pro Monat an – wie oft tatsächlich abgerechnet wird, legt der Beitragslauf fest.
• Aufnahmegebühr: Hat der Mitgliedstyp eine Aufnahmegebühr, erscheint ein Haken Aufnahmegebühr in Rechnung stellen. Die Gebühr wird einmalig im ersten Beitragslauf abgerechnet.
• Zahlung 3: Wähle zwischen SEPA-Lastschrift und Banküberweisung. Bei der Lastschrift sind IBAN und BIC Pflicht, das Mandatsdatum steht auf heute und die Mandatsreferenz erzeugt innoverein automatisch. Gehört das Konto jemand anderem, etwa einem Elternteil, setzt du den Haken Abweichender Kontoinhaber und trägst dessen Namen ein.

Schritt 3: Weitere Angaben

Im letzten Schritt legst du drei Dinge fest:

• Verbandmeldung berücksichtigen: Ist der Schalter an, zählt die Person bei Meldungen an deinen Verband mit. Für Fördermitglieder oder Ehrenmitglieder, die dort nicht gemeldet werden, schaltest du ihn aus.
• Newsletter akzeptiert: Halte hier fest, ob die Person dem Empfang des Vereins-Newsletters zugestimmt hat. Nur Personen mit diesem Haken bekommen den Newsletter.
• Interne Notiz: Platz für Hinweise an die Vereinsverwaltung. Die Notiz sehen nur Personen in der Vereinsverwaltung, nie das Mitglied selbst.

Hat dein Verein eigene Zusatzfelder angelegt, zum Beispiel eine Trikotgröße oder eine Lizenznummer, erscheinen sie ebenfalls in diesem Schritt.

Klicke zum Abschluss auf Anlegen. Den Knopf findest du übrigens in jedem Schritt: Sobald Vor- und Nachname eingetragen sind, kannst du das Mitglied auch schon früher anlegen und den Rest später ergänzen.

Nach dem Anlegen

Das neue Mitglied erscheint sofort in der Liste, mit seiner automatisch vergebenen Mitgliedsnummer. Was du als Nächstes tun kannst:

• Profil vervollständigen: Ein Klick auf die Person öffnet ihr Profil mit allen Reitern, etwa für Mitgliedschaft, Beitragskonto und Dokumente.
• Familie ergänzen: Im Profil legst du Partner oder Kinder als Submitglieder an. Sie hängen am Hauptmitglied und werden über dessen Beitragskonto abgerechnet.
• Zugang zur App: Ein Zugang zum Mitgliederportal und zur innoverein-App entsteht nicht automatisch. Du lädst die Person bei Bedarf gesondert ein; dafür braucht sie eine E-Mail-Adresse.
• Beitrag abrechnen: Der Beitrag läuft ab dem Eintrittsdatum und wird mit dem nächsten Beitragslauf abgerechnet.

Zugang zum Mitgliederportal und zur App

Mitglieder können ihre Daten, Beiträge und Termine im Mitgliederportal und in der innoverein-App selbst sehen. Den Zugang schickst du im Profil über App-Verwaltung mit Einladung senden 1: Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link, über den sie ihr Passwort selbst festlegt.

Gibt es zu der E-Mail-Adresse schon ein innoverein-Konto – etwa weil die Person in einem anderen Verein Mitglied ist –, schickt innoverein stattdessen eine Anfrage: Die Person bestätigt per Klick, dass ihr Konto mit deinem Verein verknüpft werden darf. Bis dahin steht im Profil „Konto-Anfrage läuft“; Mitgliedsdaten und Beiträge funktionieren davon unabhängig.

Für die App gilt ein Mindestalter, das du in den Einstellungen unter Mitgliedschaftsanträge festlegst. Ist die Person jünger, warnt die App-Verwaltung.

Alles zu Einladungen, Konto-Anfragen, Passwort und zweitem Faktor steht in Zugänge zur Mitglieder-App und zum Mitgliederportal verwalten; was die digitale Mitgliedskarte zeigt, in Die digitale Mitgliedskarte in Apple Wallet und Google Wallet.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Person steht sofort in der Mitgliederliste, mit automatisch vergebener Mitgliedsnummer.
• Im Profil zeigt der Reiter zur Mitgliedschaft Mitgliedstyp, Eintrittsdatum, Beitrag und Zahlungsart; bei Lastschrift steht die automatisch erzeugte Mandatsreferenz dabei.
• Im Audit-Log und im Verlauf der Person steht der Eintrag „Erstellt“ mit deinem Namen.
• In der Vorschau des nächsten Beitragslaufs taucht die Person mit den Monaten ab ihrem Eintrittsdatum auf.

Häufige Fragen und typische Fehler

Ich finde den Mitgliedstyp nicht in der Auswahl. Dann gibt es ihn noch nicht. Lege ihn zuerst an, siehe Mitgliedstypen und Beiträge einrichten.

Die Abteilung fehlt in der Auswahl. Abteilungen und Kurse legst du unter Abteilungen bzw. Kurse an, nicht im Assistenten – siehe Abteilungen und Kurse anlegen und verwalten. Ein Mitglied kannst du einer Gruppe auch später zuordnen.

Kann ich das Eintrittsdatum in die Vergangenheit legen? Ja, zum Beispiel wenn du einen Beitritt nachträgst. Bereits ausgeführte Beitragsläufe ändern sich dadurch nicht; prüfe in der Vorschau des nächsten Laufs, welche Monate für die Person abgerechnet werden.

Ich habe mich vertippt. Alle Angaben änderst du jederzeit im Profil der Person. Ändert sich dort etwas Wichtiges wie Adresse oder Bankverbindung, kannst du beim Speichern wählen, ob die Person darüber benachrichtigt wird.

Wie lege ich ein Kind an, dessen Eltern zahlen? Als Submitglied unter dem zahlenden Elternteil – mehr dazu in Familien mit Submitgliedern verwalten.

Nächster Schritt

Sind die ersten Mitglieder angelegt, rechnest du ihre Beiträge ab: weiter mit Schritt 5, Mitgliedsbeiträge mit einem Beitragslauf abrechnen.