Gäste anlegen und verwalten

Nicht jede Person, die bei euch trainiert, ist Mitglied im Verein. Wer nur einen Kurs besucht, als Gastspieler mitmacht oder erst einmal hineinschnuppert, führst du in innoverein als Gast. Gäste haben eine eigene Liste, eine eigene Nummer mit dem Kürzel G. statt M. und keinen Mitgliedsbeitrag. Sie können trotzdem in Abteilungen und Kursen sein, die App nutzen, Rechnungen bekommen und über Beitragsläufe abgerechnet werden. Wird aus dem Gast später ein Mitglied, wechselst du ihn mit einem Klick – die Nummer bleibt gleich.

Gast oder Mitglied?

Die Unterscheidung folgt eurer Satzung: Ein Mitglied ist dem Verein beigetreten, hat eine Mitgliedsnummer, zahlt den Vereinsbeitrag und hat die Rechte und Pflichten aus der Satzung. Ein Gast nutzt nur ein Angebot des Vereins, ohne beizutreten. Typische Gäste sind:

• Teilnehmende offener Kurse, etwa „Rückenfit“ für alle aus dem Ort,
• Gastspielerinnen und Gastspieler aus einem anderen Verein,
• Schnuppernde, bevor sie sich für eine Mitgliedschaft entscheiden,
• Eltern, die für ihre Kinder zahlen, ohne selbst Mitglied zu sein (siehe unten).

Ein Gast braucht eine Abteilung oder einen Kurs, in der bzw. dem Gäste erlauben eingeschaltet ist – sonst lässt er sich dort nicht aufnehmen. Wie du das einschaltest, steht in Abteilungen und Kurse anlegen und verwalten.

Die Gästeverwaltung

Öffne im Menü unter Verein den Punkt Gäste. Die Seite sieht aus wie die Mitgliederverwaltung und funktioniert genauso: Suche, Filter, Export und Import stehen oben, darunter die Liste.

Die Kennzahlen 2 zeigen, wie viele Gäste du hast und wie viele davon Subgäste sind. Eine Kachel gibt es nur hier: Ohne Gruppe zählt alle Hauptgäste, die weder in einer Abteilung noch in einem Kurs sind. Ein Klick darauf filtert die Liste – praktisch, um nach einer Saison aufzuräumen. In der Liste siehst du je Gast die Abteilungen 3, den App-Status und den Stand des Beitragskontos.

Einen Gast anlegen

Klicke auf Neuer Gast 1. Über den kleinen Pfeil daneben wählst du stattdessen Subgast anlegen – etwa für ein Kind, das zu einem Elternteil gehört, das selbst als Gast geführt wird. Der Assistent hat drei Schritte: Person, Aufnahme und Weiteres.

1. Im Schritt Person trägst du Vor- und Nachname ein, dazu nach Bedarf Geburtsdatum, Kontaktdaten und Anschrift. Pflicht sind nur die beiden Namen.
2. Mit Weiter kommst du zum Schritt Aufnahme.
3. Im letzten Schritt Weiteres hältst du Einwilligungen und eine interne Notiz fest. Mit Anlegen speicherst du den Gast; den Knopf gibt es in jedem Schritt, sobald die Namen eingetragen sind.

Im Schritt Aufnahme legst du fest:

• Aufnahmedatum 1: Es entspricht dem Eintrittsdatum bei Mitgliedern und steht auf heute.
• Abteilungen 2 und Kurse: Hier wählst du die Gruppen, in denen der Gast mitmacht. Kurse erscheinen nur, wenn das Zusatzmodul gebucht ist.
• Zahlungsart 3: SEPA-Lastschrift mit IBAN und Mandat oder Banküberweisung. Das ist wichtig, sobald der Gast etwas zahlt – zum Beispiel einen Kursbeitrag.

Einen eigenen Mitgliedsbeitrag hat ein Gast nicht; der Beitragsbereich fehlt deshalb im Assistenten. Was ein Gast zahlt, ergibt sich aus den Abteilungs- und Kurstypen der Gruppen, in denen er ist, aus Rechnungen und aus Spenden.

Das Profil eines Gasts

Ein Klick auf einen Gast öffnet sein Profil. Es hat dieselben Reiter 4 wie bei Mitgliedern – etwa Abteilungen, Kurse, Rechnungen, Abrechnung, Dateien und Verlauf.

Links unter den Stammdaten findest du die Aktionen:

• App-Verwaltung 1: Lädt den Gast zur App und zum Mitgliederportal ein oder verwaltet seinen Zugang. Gäste sehen dort ihre Gruppen, Termine und Neuigkeiten.
• Rechnung: Erstellt eine Rechnung an den Gast, etwa für eine Hallennutzung oder ein Trikot.
• Als Submitmitglied 2: Ordnet den Gast einem Hauptmitglied unter, zum Beispiel wenn ein Kind zu einer Familie gehört.
• Archivieren: Legt den Gast ab, wenn er nicht mehr kommt. Archivierte Gäste findest du im Menü unter Gäste → Archiv und kannst sie dort wiederherstellen.

Aus einem Gast wird ein Mitglied

Hat sich ein Gast entschieden, dem Verein beizutreten, klickst du in seinem Profil auf Zum Mitglied 3. Es öffnet sich der Dialog Zum Mitglied konvertieren.

1. Die Nummer 1 bleibt unverändert – aus G. wird nur M. in der Anzeige. Abteilungen, Kurse, Beitragskonto und Verlauf bleiben erhalten.
2. Wähle den Mitgliedstyp 2. Der Beitrag laut Typ wird vorgeschlagen; du kannst ihn wie beim Anlegen eines Mitglieds anpassen.
3. Bestätige mit Zum Mitglied konvertieren 3. Die Person steht ab sofort in der Mitgliederverwaltung, und der nächste Beitragslauf rechnet ihren Mitgliedsbeitrag ab.

Den umgekehrten Weg gibt es auch: Im Profil eines Mitglieds macht Zum Gast aus ihm einen Gast. Dabei wird der Mitgliedsbeitrag entfernt.

Eltern als Hauptgäste

Kinder, deren Eltern nicht Vereinsmitglied sind, führst du als Subgäste unter einem Elternteil, das selbst Hauptgast ist. Das Elternteil braucht dafür weder eine Abteilung noch einen Kurs: Es ist nur der Zahler und Ansprechpartner. Beiträge der Kinder laufen über sein Beitragskonto, Mails und Zahlungsaufforderungen gehen an seine Adresse.

So gehst du vor: Lege zuerst das Elternteil mit Neuer Gast an, ohne Gruppe, dafür mit Zahlungsart. Danach legst du über Subgast anlegen die Kinder darunter an und wählst für sie die Gruppen. In der Kachel Ohne Gruppe taucht das Elternteil auf – das ist in diesem Fall gewollt.

Im Mitgliederportal und in der App können Subgäste ihre Stammdaten wie Name, Anschrift und Zahlungsart nicht selbst ändern – das bleibt Sache der Vereinsverwaltung. Mehr zu Familien in Familien mit Submitgliedern verwalten.

Wenn ein Gast aufhört

Gäste sind nicht Mitglied im Verein, sie können deshalb nur ihre Gruppen kündigen, nicht den Verein. Kündigt ein Gast seinen letzten Kurs, läuft er bis zum Ende der Frist weiter mit und wird danach aus der Gruppe genommen. Bleibt nichts mehr abzurechnen – keine Gruppe, kein Subgast, keine Dauerspende –, weist das Profil darauf hin, dass du den Gast archivieren kannst. Wie Kündigungen ablaufen, steht in Kündigungen bearbeiten.

Mehr zum Archiv der Gäste in Mitglieder und Gäste archivieren, wiederherstellen und löschen.

Wer darf was mit Gästen?

Für Gäste gibt es eigene Rechte, getrennt von denen für Mitglieder: Lesen, Anlegen, Bearbeiten, Archivieren, Kontakt- und Personendaten sehen, Finanzdaten sehen und ändern sowie App-Zugänge verwalten. So kann eine Kursleitung etwa die Gäste ihres Kurses sehen, ohne an die Mitgliederdaten zu kommen. Die Rechte vergibt ein Admin in Rollen und Rechte verwalten.

Gast-Anträge

Gäste können sich auch selbst anmelden: Bei Abteilungen und Kursen mit Gäste erlauben gibt es ein Online-Formular für Gast-Anträge. Die Anträge findest du unter Anträge im Filter Gast-Anträge; Leitungen sehen die Anträge für ihre eigenen Gruppen auch im Reiter Anfragen der Gruppe. Erst wenn du einen Antrag annimmst, legt innoverein den Gast an und trägt ihn in die Gruppe ein – ist ein Kurs voll, landet er auf der Warteliste.

Wie du einen Antrag prüfst, beschreibt Mitgliedsanträge prüfen und annehmen – Gast-Anträge laufen genauso ab.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Der Gast steht in der Gästeliste mit einer Nummer, die mit G. beginnt, und mit seinen Abteilungen und Kursen.
• Ein Elternteil ohne Gruppe zählt in der Kachel Ohne Gruppe mit – bei einem Hauptgast gewollt.
• Nach Zum Mitglied konvertieren steht die Person in der Mitgliederverwaltung, die Nummer zeigt M. statt G., Gruppen und Beitragskonto sind geblieben.
• Im Verlauf des Profils stehen die Einträge „Erstellt“ beim Anlegen und „Bearbeitet“ beim Wechsel zum Mitglied.