Geburtstage und Jubiläen sehen und gratulieren

Ein Glückwunsch zum Geburtstag oder zur 25-jährigen Mitgliedschaft gehört in vielen Vereinen dazu – und für Ehrungen bei der Mitgliederversammlung braucht der Vorstand eine Liste der Jubilare. Die Seite Jahrestage zeigt beides an einem Ort: wer in den nächsten Tagen Geburtstag hat und wer ein Jubiläum feiert. Von dort gratulierst du einzelnen Personen oder vielen auf einmal per E-Mail. Wer gar nicht selbst daran denken will, lässt innoverein automatisch gratulieren.

Begriffe kurz erklärt

• Geburtstag: aus dem Geburtsdatum der Person. Ohne Geburtsdatum erscheint sie nicht.
• Jubiläum: die Dauer der Mitgliedschaft ab dem Eintrittsdatum (Mitglied seit). Welche Jubiläen zählen – etwa 10, 25 und 50 Jahre –, legst du als Meilensteine fest. Ein Mitglied ohne passenden Meilenstein erscheint nicht.
• Anlass: Geburtstag oder Jubiläum. Beide stehen gemeinsam in einer Liste, du kannst sie getrennt ansehen.

Die Seite Jahrestage lesen

Öffne im Menü unter Verein den Punkt Jahrestage.

• Die Kacheln oben 1 sind zugleich der Filter für den Zeitraum: Heute, Nächste 7 Tage, Nächste 30 Tage (vorgewählt), Nächste 90 Tage und Letzte 30 Tage – für nachträgliche Glückwünsche. Jede Kachel zeigt, wie viele Anlässe in den Zeitraum fallen.
• Feiert heute jemand, steht darüber ein grüner Hinweis mit den Namen und dem Knopf Allen gratulieren.
• Mit dem Umschalter 2 siehst du Alle, nur Geburtstage oder nur Jubiläen. Das Suchfeld daneben findet Personen nach Name oder Mitgliedsnummer.
• Die Liste 4 ist nach Tagen gruppiert („Heute“, „Morgen“, „in 5 Tagen“). Jede Zeile nennt den Anlass – „wird 40“ oder „25 Jahre“ –, das Datum und ob eine E-Mail-Adresse fehlt. Ein Klick auf den Namen öffnet die Person.
• Einstellungen 3 legt fest, wessen Jahrestage du siehst: Mitglieder, Submitglieder, Gäste, Sub-Gäste, Kontakte und Ansprechpartner. Die Auswahl gilt nur für dich in diesem Browser – andere Admins sehen ihre eigene Auswahl.

Gratulieren

Du kannst einer einzelnen Person gratulieren (Knopf Gratulieren in ihrer Zeile) oder mehreren auf einmal:

1. Setze die Haken vor den Personen – oder Alle auf dieser Seite auswählen.
2. Unten erscheint eine Leiste mit der Anzahl. Klicke dort auf Gratulieren.

1. Der Dialog zeigt die Empfänger 1. Haben einige keine E-Mail-Adresse, steht hier, wer nichts bekommt.
2. Der Betreff 2 ist vorbelegt – je nach Anlass „Herzlichen Glückwunsch zum Geburtstag!“ oder „Herzlichen Glückwunsch zum Vereinsjubiläum!“. Die Nachricht schreibst du selbst; beides ist Pflicht. Formuliere so, dass der Text für alle Empfänger passt – alle bekommen denselben Text, eine Anrede mit Namen setzt innoverein nicht davor. Für einen ganz persönlichen Gruß gratulierst du einzeln.
3. Klicke auf Senden 3. Die Zahl im Knopf nennt die Empfänger.

Jede Person bekommt eine eigene E-Mail im Layout des Vereins – die anderen Empfänger sieht sie nicht. Kinder ohne eigene Adresse erreicht die Mail über das Hauptmitglied der Familie. Ist der Postausgang an Personen gesperrt, geht nichts hinaus.

Meilensteine für Jubiläen festlegen

Unter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Jubiläen steht die Liste der Jubiläumsmeilensteine. Lege dort einen Meilenstein mit Bezeichnung und Dauer in Jahren oder Monaten an, zum Beispiel „Silberne Ehrennadel – 25 Jahre“. Monate sind nützlich für kurze Anlässe wie „1 Jahr dabei“ in einem jungen Verein. Fehlen Meilensteine, weist die Jahrestage-Seite darauf hin.

Automatische Glückwünsche

Unter Einstellungen → Benachrichtigungen findest du den Abschnitt Automatische Glückwünsche.

• Geburtstags-Glückwünsche 1 und Mitgliedschafts-Jubiläum 2 schaltest du getrennt ein.
• Je Anlass wählst du die Kanäle – E-Mail, SMS oder Post (E-POST) – und die Zielgruppen, etwa nur Mitglieder und Submitglieder.
• innoverein verschickt jeden Tag um 8:00 Uhr freundliche Standardtexte. Die Texte sind fest vorgegeben; einstellbar sind nur Kanäle und Zielgruppen.
• Speichere über die Leiste unten.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Kacheln oben zählen die Anlässe im Zeitraum, und die Liste zeigt sie nach Tagen gruppiert.
• Nach Senden hat jede Person eine eigene E-Mail im Layout des Vereins bekommen; wer keine Adresse hat, nannte der Dialog vorher.
• Mit Meilensteinen erscheinen Jubiläen wie „25 Jahre“ in der Liste, und der Hinweis auf fehlende Meilensteine verschwindet.
• Sind automatische Glückwünsche eingeschaltet, gehen sie jeden Tag um 8:00 Uhr über die gewählten Kanäle hinaus.

Typische Fragen

• Eine Person fehlt. Prüfe Geburtsdatum bzw. Eintrittsdatum im Profil, ob ihre Gruppe unter Einstellungen ausgewählt ist und ob sie archiviert ist – archivierte Personen erscheinen nicht.
• Ich möchte eine Liste für die Ehrungen drucken. Wähle Jubiläen und den Zeitraum Nächste 90 Tage. Die Seite selbst hat keinen Export; für eine längere Liste nimmst du den Export der Mitgliederliste mit der Spalte Eintrittsdatum.
• Bekommt die Person automatische und manuelle Glückwünsche doppelt? Ja, wenn beides an ist. Entscheide dich je Anlass für einen Weg.