Einen Newsletter gestalten und versenden

Mit dem Newsletter schreibst du vielen Mitgliedern auf einmal eine gestaltete E-Mail – etwa die Einladung zum Sommerfest oder Neuigkeiten aus den Abteilungen. Du baust ihn aus fertigen Bausteinen zusammen, sprichst jede Person mit ihrem Namen an und siehst nach dem Versand, wie viele ihn geöffnet haben. Wer den Newsletter bekommt, bestimmt eine Liste. Der Newsletter ist ein Zusatzmodul; ist er nicht gebucht, fehlt der Menüpunkt.

Zuerst eine Liste anlegen

Ein Newsletter geht immer an die Personen einer Liste. Öffne unter Kommunikation Listen und klicke auf Neue Liste 1.

1. Wähle, ob die Liste Mitglieder oder Kontakte enthält, und gib einen Listennamen ein.
2. Manuell: Du suchst die Personen einzeln heraus und hakst sie an.
3. Dynamisch: Du legst Filter fest – etwa eine Abteilung, einen Kurs, einen Mitgliedstyp, den Mitgliedsstatus oder ein Alter. innoverein zeigt sofort, wie viele Personen passen. Eine dynamische Liste bleibt aktuell: Wer später neu in die Abteilung kommt, ist automatisch dabei.

Mit Erstellen speicherst du die Liste 2. Über die Knöpfe in ihrer Zeile 3 kannst du sie anzeigen, exportieren oder direkt einen Newsletter an sie schreiben.

Den Newsletter gestalten

Öffne Newsletter und klicke auf Neuer Newsletter. Oben siehst du die Kennzahlen deiner bisherigen Newsletter, darunter alle Entwürfe und gesendeten Newsletter.

1. Trage oben den Betreff 1 ein.
2. Links unter Einstellungen steht der Absender-Name – voreingestellt ist der Vereinsname. Hat dein Verein unter Einstellungen → E-Mail-Domain eine eigene Domain bestätigt, wählst du hier auch die Absender-Adresse; sonst geht der Newsletter über die Standard-Adresse von innoverein.
3. Wähle unter Empfängerliste 2 die Liste aus.
4. Füge aus den Bausteinen 3 in der linken Spalte Inhalte hinzu: Header, Anrede, Text, Liste, Zitat, Bild, Bild + Text, Hero, Button, Box, mehrspaltige Bereiche, Trennlinie, Abstand, Social Media, Sponsoren, Footer und HTML. Ein Klick auf einen Baustein im Newsletter öffnet seine Einstellungen; über die kleine Werkzeugleiste verschiebst, duplizierst oder löschst du ihn.

Mit Vorschau 4 siehst du den Newsletter so, wie er ankommt. Über Speichern legst du ihn als Entwurf ab und kannst später weitermachen.

Testen und versenden

Ist alles fertig, klickst du oben rechts auf den Knopf mit der Empfängerzahl, zum Beispiel An 4 senden 5. Er ist erst aktiv, wenn Betreff und Liste gesetzt sind. Es öffnet sich der Dialog Newsletter versenden.

Der Dialog zeigt Betreff, Absender und wie viele Personen den Newsletter bekommen. Nicht jede Person der Liste erhält ihn:

• Personen ohne E-Mail-Adresse fallen heraus.
• Personen, bei denen in ihrem Profil Newsletter akzeptiert ausgeschaltet ist, werden übersprungen.
• Wer sich früher über den Abmelde-Link abgemeldet hat oder dessen Adresse dauerhaft nicht zustellbar war, filtert der Server zusätzlich heraus.

Unter Erst testen? 1 gibst du deine eigene Adresse ein und klickst auf Test-Mail senden 2. So prüfst du Darstellung und Links im eigenen Postfach. Passt alles, startest du den Versand mit Jetzt an 4 senden 3.

Als Absender steht die Adresse von innoverein, bis ihr eine eigene Domain verifiziert habt – siehe Eine eigene E-Mail-Domain für den Versand einrichten.

Nach dem Versand

In der Übersicht findest du jeden gesendeten Newsletter mit Datum und Empfängerzahl. Ein Klick darauf zeigt die Statistik: wie viele Mails versendet, geöffnet und angeklickt wurden, welche nicht zustellbar waren und bei welchen ein Fehler auftrat – mit Öffnungsrate, Klickrate und einer Liste aller Empfänger. Der Baustein Footer enthält immer einen Abmelde-Link, und jede Mail trägt zusätzlich eine Abmelde-Angabe, die viele E-Mail-Programme als eigenen Knopf zeigen. Wer sich abmeldet, bekommt künftig keine Newsletter mehr, und in seinem Profil wird die Newsletter-Einwilligung zurückgenommen.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Test-Mail ist in deinem eigenen Postfach angekommen, mit ersetzten Personalisierungs-Tags.
• In der Newsletter-Übersicht steht der Newsletter als gesendet mit Datum und Empfängerzahl.
• Die Statistik des Newsletters zählt versendete, geöffnete und angeklickte Mails; Nicht-Zustellbares steht dort ebenfalls.
• Im Audit-Log steht „Newsletter versendet“.