Mitglieder aus einer CSV-Datei importieren

Wenn du mit innoverein startest, musst du deine Mitglieder nicht einzeln abtippen. Über den Import liest du eine CSV-Datei ein – zum Beispiel einen Export aus deiner bisherigen Vereinssoftware oder eine Excel-Tabelle. innoverein prüft jede Zeile, zeigt dir vor dem Import eine Vorschau mit allen Fehlern und Warnungen und legt erst danach die Personen an. Familien, Abteilungen, Kurse, Bankdaten und auch bereits ausgetretene Mitglieder lassen sich dabei gleich mit übernehmen.

Die Vorlage herunterladen

Öffne im Menü Mitglieder und klicke oben rechts auf Import 1. Den Knopf siehst du nur, wenn deine Rolle Mitglieder importieren darf. Für Gäste gibt es denselben Import in der Gästeverwaltung.

Im Dialog lädst du über Beispiel-CSV herunterladen eine Vorlage herunter. Sie enthält alle Spalten in der richtigen Reihenfolge und drei Beispielzeilen: ein aktives Mitglied, ein Kind als Submitglied und eine ehemalige Person im Archiv. Am einfachsten öffnest du die Vorlage in Excel oder LibreOffice, ersetzt die Beispielzeilen durch deine Daten und speicherst wieder als CSV.

So muss die Datei aussehen

• Trennzeichen Semikolon: Die Spalten sind durch ; getrennt, die erste Zeile ist die Kopfzeile. Speichere die Datei in UTF-8, damit Umlaute richtig ankommen.
• Pflicht sind nur Nachname und Vorname. Alle anderen Spalten dürfen leer bleiben.
• Datumsangaben im Format TT.MM.JJJJ, zum Beispiel 15.03.1990. Auch JJJJ-MM-TT und Excel-Datumszahlen werden erkannt.
• Geschlecht: männlich, weiblich oder divers.
• PLZ: fünfstellig. E-Mail muss eine gültige Adresse sein.
• Festnetz und Mobil gehören in die jeweils richtige Spalte. Steht eine Handynummer im Feld Festnetz, meldet die Prüfung das.
• Zahlweise: SEPA-Lastschrift oder Banküberweisung. Für die Lastschrift trägst du IBAN und Mandatsdatum ein; die BIC ermittelt innoverein aus der IBAN selbst. Gehört das Konto jemand anderem, setzt du Abweichender Kontoinhaber auf 1 und füllst Nach- und Vorname des Kontoinhabers aus.
• Abteilungen und Kurse: mehrere Namen durch Komma getrennt, zum Beispiel Fußball,Tennis.
• Mitgliedstyp: der Name des Typs wie in deinen Einstellungen. Bleibt die Spalte leer, bekommt die Person den ersten Mitgliedstyp deines Vereins.
• Status und Austrittsdatum: Mit Archiv oder einem Austrittsdatum landet die Person direkt im Archiv. Das Austrittsdatum wird zum Archivdatum. So übernimmst du auch ehemalige Mitglieder.

Hat dein Verein eigene Zusatzfelder angelegt, stehen sie als weitere Spalten am Ende der Vorlage.

Familien mit Submitgliedern übernehmen

Kinder oder Partner, die über ein Hauptmitglied abgerechnet werden, importierst du als Submitglieder:

1. Setze in der Spalte Ist Submitmitglied eine 1.
2. Trage unter Hauptmitglied Zeile die Zeilennummer des Hauptmitglieds in der Datei ein. Die Kopfzeile ist Zeile 1, die erste Person steht also in Zeile 2.
3. Unter Verhältnis kannst du die Beziehung angeben, etwa Kind oder Partner. Bleibt das Feld leer, steht dort „Submitglied“.

Das Submitglied bekommt die Mitgliedsnummer seines Hauptmitglieds mit einer eigenen Unternummer. Schreib Submitglieder am besten direkt unter ihr Hauptmitglied: Große Dateien werden in Paketen zu je 500 Zeilen übertragen, und das Hauptmitglied muss im selben Paket stehen.

Datei hochladen und prüfen

Wähle unter CSV-Datei hochladen 2 deine fertige Datei aus. Die Vorlage bekommst du über Beispiel-CSV herunterladen 1 jederzeit wieder. Lass den Haken Daten prüfen? 3 gesetzt – dann prüft innoverein jede Zeile auf die Regeln oben und sucht nach Doppelungen: Personen mit gleichem Namen und Geburtsdatum oder einer E-Mail-Adresse, die es im Verein schon gibt. Klicke dann auf Vorschau 4.

Vorschau und Import

Die Vorschau zeigt oben, wie viele Zeilen gültig sind und wie viele davon ins Archiv gehen 1. Darunter stehen:

• Fehler 2: Diese Zeilen werden nicht importiert. Jede Meldung nennt Zeilennummer, Spalte und den falschen Wert.
• Warnungen 3: Diese Zeilen werden trotzdem importiert, zum Beispiel wenn eine Abteilung neu angelegt wird.

Über Zurück korrigierst du die Datei und lädst sie erneut. Passt alles, startest du mit dem Knopf importieren 4, der die Zahl der gültigen Zeilen nennt. Übersteigt der Import die Zahl der Personen, die dein Vertrag erlaubt, ist der Knopf gesperrt und ein Hinweis führt dich zum Tarif.

Nach dem Import siehst du, wie viele Personen angelegt wurden. Gab es fehlerhafte Zeilen, lädst du sie über Fehlerhafte Zeilen herunterladen als eigene CSV-Datei herunter, mit einer zusätzlichen Spalte Begründung. Diese Datei korrigierst du und importierst sie noch einmal – die bereits angelegten Personen sind darin nicht enthalten.

Vor und nach einem großen Import

Übernimmst du den ganzen Bestand aus einem anderen Programm, hilft diese Reihenfolge:

1. Mitgliedstypen anlegen, mit denselben Namen wie in deiner Datei – siehe Mitgliedstypen und Beiträge einrichten. Abteilungen und Kurse legt der Import bei Bedarf selbst an; ihre Beiträge trägst du danach nach.
2. Auf Wunsch in den Einstellungen im Gefahrenbereich den Postausgang an Personen sperren. Dann bekommt während der Übernahme niemand eine E-Mail oder Push-Nachricht – auch nicht die Anfrage zur Kontoverknüpfung. Zurückgehaltene Mails werden später nicht nachgeholt.
3. Zuerst eine kleine Testdatei mit fünf bis zehn Zeilen importieren, das Ergebnis in den Profilen prüfen und die Personen danach wieder entfernen.
4. Dann die ganze Datei importieren und die fehlerhaften Zeilen nacharbeiten.
5. Stichproben prüfen: Beitrag, Zahlungsart und Familien einiger Personen im Profil ansehen. Die Vorschau des ersten Beitragslaufs zeigt dir anschließend für alle auf einen Blick, ob die Beiträge stimmen – noch bevor etwas gebucht wird.
6. Die Postsperre wieder aufheben.

Für Gäste gibt es denselben Import auf der Seite Gäste.

Damit beim Import keine Einladungen oder Beitragsmeldungen an Personen gehen, die euren Verein bei innoverein noch nicht kennen, sperrst du vorher den Postausgang – siehe Den Gefahrenbereich der Einstellungen sicher nutzen. Dauerspenden übernimmst du mit vier optionalen Spalten, siehe Wiederkehrende Spenden und Dauerspenden verwalten.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Nach dem Import nennt der Dialog die Zahl der angelegten Personen; fehlerhafte Zeilen lädst du mit Begründung als CSV herunter.
• Die Personen stehen in der Mitgliederliste mit Mitgliedsnummer, Submitglieder mit der Nummer ihres Hauptmitglieds und eigener Unternummer.
• Personen mit Status Archiv oder Austrittsdatum findest du im Archiv statt in der Liste.
• Im Audit-Log steht der Eintrag „Mitglieder importiert“.