Kündigungen einrichten, erfassen und bearbeiten

Wenn ein Mitglied den Verein, eine Abteilung oder einen Kurs verlassen möchte, erfasst du das in innoverein als Kündigung. innoverein berechnet das Austrittsdatum aus der Kündigungsfrist deines Vereins, verschickt auf Wunsch eine Bestätigung und setzt den Austritt am Stichtag automatisch um. Bis dahin bleibt die Person ganz normal Mitglied. Kündigungen, die Mitglieder selbst im Mitgliederportal oder über ein öffentliches Formular einreichen, landen auf der Seite Kündigungen und lassen sich dort prüfen.

Kündigungen einrichten

Bevor es losgeht, schaltet ein Admin die Funktion in den Einstellungen unter Kündigungen ein. Ist sie aus, zeigt die Seite Kündigungen nur einen Hinweis mit dem Knopf In den Einstellungen aktivieren.

1. Schalte Kündigungen aktivieren 1 ein.
2. Trage unter Ordentliche Kündigung – Frist 2 die Kündigungsfrist ein, zum Beispiel 3 Monate.
3. Wähle den Austrittstermin 3: genau nach Ablauf der Frist, zum Monatsende nach der Frist oder zum nächsten Stichtag – etwa zum 30.06. und 31.12. Stichtage trägst du als Tag.Monat ein.
4. Optional gibst du eine Mindestlaufzeit in Monaten ab Eintritt an.

Das Rechenbeispiel 4 zeigt sofort, zu welchem Datum eine heute eingehende Kündigung wirken würde. Darunter legst du unter Ablauf und Bestätigung fest, ob am Austrittstag das SEPA-Mandat deaktiviert wird, ob die Bestätigung per E-Mail oder per Post verschickt wird und ob Mitglieder im Mitgliederportal selbst kündigen dürfen. Mit Öffentliche Kündigung (Link/Snippet) bekommst du außerdem einen Link und ein HTML-Schnipsel für ein Kündigungsformular ohne Anmeldung, etwa für deine Vereinswebseite. Speichere zum Schluss mit Speichern.

Eine Kündigung erfassen

Kommt eine Kündigung zum Beispiel per Brief oder E-Mail, trägst du sie selbst ein. Öffne die Person unter Mitglieder und klicke im Profil auf Kündigen 1.

Der Dialog listet alles, was die Person kündigen kann: die Vereinsmitgliedschaft, ihre Abteilungen und Kurse und – bei einem Hauptmitglied – auch die Submitglieder. Zunächst ist alles ausgewählt; was bestehen bleiben soll, wählst du ab. Dabei gelten zwei Regeln, die der Dialog von selbst einhält:

• Wer den Verein verlässt, verlässt auch alle Abteilungen und Kurse. Umgekehrt geht es: Eine Abteilung kündigen und Mitglied bleiben ist möglich.
• Abteilungen, Kurse und Submitglieder können nicht nach der Vereinsmitgliedschaft enden.

Willst du nur eine einzelne Abteilung oder einen Kurs beenden, geht das auch direkt in der Gruppe: Ein Klick auf das Kreuz neben der Person in der Teilnehmerliste öffnet ebenfalls eine Kündigung, keine sofortige Löschung.

Art der Kündigung und Submitglieder

Submitglieder 1: Kündigt ein Hauptmitglied, fragt innoverein, was mit den Submitgliedern geschehen soll:

• Mitkündigen – das Submitglied tritt zum selben Datum aus (Standard).
• Eigene Mitgliedschaft – es wird ein eigenständiges Mitglied mit neuer Mitgliedsnummer und dem Mitgliedstyp, den du auswählst.
• Übergeben – es wechselt zu einem anderen Hauptmitglied und wird dort beitragsfrei geführt.

Bei den letzten beiden Möglichkeiten wählst du zusätzlich, ob der Wechsel zum Austrittstag oder sofort wirksam wird. Alle betroffenen Personen werden darüber benachrichtigt.

Art der Kündigung 2: Für jede Position wählst du:

• Ordentlich (zur Frist) – das Austrittsdatum 3 ergibt sich aus der Kündigungsfrist.
• Außerordentlich (sofort/Datum) – du bestimmst das Datum selbst, frühestens heute.
• Außerordentlich rückwirkend – das Datum liegt in der Vergangenheit, aber nicht vor dem Eintritt. Der Austritt wirkt sofort. Hat innoverein für die Zeit danach schon Beiträge abgerechnet, schlägt der Dialog eine Beitrags-Gutschrift vor, die du anpassen und auf Wunsch erstatten kannst.

Unter Bestätigung senden wählst du E-Mail und, wenn eingerichtet, Brief. Mit Kündigung vormerken speicherst du. Die Kündigung ist damit genehmigt; am Austrittstag setzt innoverein die Person auf „Gekündigt“ und verschiebt sie ins Archiv bzw. nimmt sie aus der Abteilung oder dem Kurs heraus.

Kündigungen prüfen, freigeben und widerrufen

Unter Anträge findest du den Reiter Kündigungen mit allen vorgemerkten Kündigungen. Die Filter 1 trennen Zur Freigabe, Genehmigt und Abgelehnt.

Jede Zeile zeigt Person, Positionen, Art, Austrittsdatum und die Quelle – also ob ein Admin, das Mitglied selbst oder das öffentliche Formular die Kündigung eingereicht hat. Der Status 2 sagt, ob sie noch geprüft werden muss. Ordentliche Kündigungen aus dem Mitgliederportal werden automatisch genehmigt; außerordentliche und alle Einreichungen über das öffentliche Formular stehen unter Zur Freigabe. Kann innoverein eine Einreichung aus dem öffentlichen Formular keiner Person sicher zuordnen, steht dort Zuordnung nötig. Dann suchst du im Detail die passende Person und prüfst dabei Name und Geburtsdatum.

Über Öffnen 3 siehst du alle Details und die Bestätigung als PDF. Dort kannst du:

• Genehmigen oder Ablehnen – bei einer Ablehnung kannst du eine Begründung angeben, die der Person geschickt wird.
• Kündigung widerrufen – zum Beispiel, wenn ein Mitglied es sich anders überlegt. Die Mitgliedschaft bleibt dann aktiv. Wurden mehrere Positionen gemeinsam gekündigt, etwa eine ganze Familie, wirken Freigabe, Ablehnung und Widerruf auf alle zusammen.

Was eine Kündigung für Beiträge und Daten bedeutet

• Beiträge bis zum Austritt: Bis zum Austrittstag zahlt die Person ganz normal. Ein Beitragslauf rechnet für sie nur noch bis zu diesem Tag ab – auch wenn der Zeitraum des Laufs länger ist. Dasselbe gilt für eine einzelne gekündigte Abteilung oder einen Kurs.
• Schon zu viel abgerechnet? Wurde vor einer rückwirkenden Kündigung bereits über den Austrittstag hinaus abgerechnet, schlägt der Dialog die passende Gutschrift vor (siehe oben). Den Stand prüfst du jederzeit im Beitragskonto der Person.
• Offene Beiträge verschwinden mit dem Austritt nicht. Das Beitragskonto bleibt bestehen, und das Mahnwesen läuft weiter, bis alles bezahlt ist.
• SEPA-Mandat: Ist in den Einstellungen eingestellt, dass es am Austrittstag deaktiviert wird, zieht innoverein danach nichts mehr ein.
• Archiv: Ausgetretene Mitglieder liegen im Archiv der Mitglieder. Dort findest du sie mit allen Daten und kannst sie bei einem Wiedereintritt wiederherstellen. Endgültig gelöscht wird erst, wenn du es ausdrücklich tust.

Was mit archivierten Personen geschieht und wann du sie endgültig löschst, steht in Mitglieder und Gäste archivieren, wiederherstellen und löschen.

Wer darf kündigen?

Ordentliche und außerordentliche Kündigungen sind getrennte Rechte – eine Rolle kann also zum Beispiel nur ordentliche Kündigungen aussprechen und entscheiden. Leitungen dürfen Kündigungen nur für Personen in ihren eigenen Gruppen bearbeiten; den Austritt aus dem ganzen Verein entscheidet die Vereinsverwaltung. Siehe Rollen und Rechte verwalten.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Unter Anträge → Kündigungen steht die Kündigung mit Austrittsdatum und Status Genehmigt (oder Zur Freigabe, bis du entscheidest).
• Im Profil steht bei gekündigten Abteilungen und Kursen „Gekündigt zum …“; die Person bleibt bis zum Austrittstag Mitglied.
• Die Person hat die Kündigungsbestätigung per E-Mail oder Brief bekommen; das PDF findest du im Detail der Kündigung.
• Am Austrittstag wechselt die Person auf „Gekündigt“ und liegt im Archiv bzw. ist aus der Gruppe genommen.
• Im Audit-Log steht der Eintrag „Kündigung“, bei einem Widerruf „Kündigung widerrufen“.