Mahnstufen einrichten und offene Beträge mahnen

Bleibt ein Beitrag oder eine Rechnung offen, erinnert innoverein die zahlende Person in mehreren Mahnstufen daran – zuerst freundlich mit einer Zahlungserinnerung, danach mit Mahnungen. Wann welche Stufe kommt, über welchen Weg sie verschickt wird und ob eine Mahngebühr anfällt, legst du einmal in den Einstellungen fest. Den Rest erledigt der Mahnlauf automatisch zweimal am Tag. Auf der Seite Mahnwesen siehst du jederzeit, wer im Rückstand ist und welche Stufe als Nächstes kommt.

Mahnstufen einrichten

Öffne Einstellungen, Reiter Buchhaltung, Bereich Mahnstufen. Es gibt zwei getrennte Listen: Mahnstufen für Rechnungen und Mahnstufen für Mitgliedsbeiträge. Für beide sind schon drei Stufen vorbereitet – Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung –, die du anpassen kannst.

Für jede Stufe legst du fest:

• Name der Stufe, so wie er in der E-Mail und im Brief erscheint.
• Frist 1: nach wie vielen Tagen oder Monaten die Stufe kommt. Die erste Stufe zählt ab der Fälligkeit, jede weitere ab der vorigen Mahnung. Daneben rechnet innoverein mit, wie viele Tage nach Fälligkeit das frühestens ist.
• Versand über 2: E-Mail, SMS, Brief (PDF) oder Brief (E-POST). Beim Brief (PDF) landet der Mahnbrief im Mahnwesen unter Druck ausstehend, wo du ihn druckst. Brief (E-POST) verschickt ihn sofort kostenpflichtig per Post; Farbdruck, beidseitigen Druck und Einschreiben stellst du je Stufe ein. Eine Stufe ohne Kanal wird nie versendet.
• Mahngebühr 3: optional ein fester Betrag. Er wird erst berechnet, wenn die Mahnung über mindestens einen Kanal zugestellt wurde – und je Stufe nur einmal.
• Zusatztext: erscheint in E-Mail und Brief dieser Stufe, etwa ein Hinweis auf Ratenzahlung oder eine Ansprechperson.

Mit Mahnstufe hinzufügen ergänzt du weitere Stufen. Beim Speichern zeigt innoverein eine Zusammenfassung, wie sich deine Änderungen auf bereits laufende Mahnverfahren auswirken, und warnt bei kostenpflichtigen Kanälen.

Was ein Brief per E-POST kostet und wo du ihn danach verfolgst, steht in Briefe schreiben, drucken und per Post versenden.

Wann gemahnt wird

• Rechnungen werden ab ihrem Fälligkeitsdatum gemahnt. Ausnahme: Rechnungen mit Zahlweise SEPA-Lastschrift werden nicht gemahnt, weil der Verein den Betrag selbst einzieht. Ist die Fälligkeit vorbei und noch keine Lastschrift ausgelöst, bekommen die Admins stattdessen einen Hinweis.
• Beiträge werden bei Personen gemahnt, deren Beitragskonto im Minus ist. Bei Überweisern gilt dafür das Zahlungsziel für Überweiser, das du in den Einstellungen unter SEPA-Lastschrift festlegst (Standard 14 Tage). Personen mit SEPA-Lastschrift werden nur nach einer Rücklastschrift gemahnt; sonst zieht der nächste Beitragslauf den offenen Betrag einfach nach.
• Familien werden gemeinsam gemahnt: Saldo und Mahnung gelten für das Hauptmitglied mit seinen Submitgliedern.

Die Stufen kommen immer nacheinander, je Lauf höchstens eine. Ist die letzte Stufe verschickt und die darin genannte Frist verstrichen, gilt das Verfahren als ausgeschöpft; die Admins erhalten dann eine Nachricht. Alles Weitere – etwa ein gerichtliches Mahnverfahren – liegt außerhalb von innoverein.

Das Mahnwesen im Überblick

Unter Mahnwesen zeigen die Kennzahlen 2, wie viele offene Forderungen die erste, zweite und dritte Stufe erreicht haben.

Darunter findest du die Reiter 3:

• Beiträge und Rechnungen: alle offenen Forderungen mit Saldo, Datum der Fälligkeit und aktueller Mahnstufe. Die Filter 4 zeigen zum Beispiel nur Fällige – also alle, an die der nächste Lauf etwas verschickt –, eine bestimmte Stufe, ausgeschöpfte Verfahren oder Personen in einer Mahnpause. Ein Klick auf die Mahnstufe öffnet eine Zeitleiste mit den bisherigen und geplanten Schritten. Über Bericht (PDF) lädst du die aktuelle Liste als Dokument herunter.
• Gruppen: der offene Anteil je Abteilung und Kurs. Abteilungs- und Kursleitungen mit dem Recht, Rückstände zu sehen, bekommen nur diesen Reiter – für ihre eigenen Gruppen.
• Druck ausstehend: Mahnbriefe für den Kanal Brief (PDF). Erstelle ein Sammel-PDF, drucke es aus und markiere die Briefe als gedruckt.
• Versand-Protokoll und Statistiken: jede verschickte Mahnung mit Kanal und Ergebnis sowie Auswertungen.

Mahnlauf und manuelle Mahnung

Der Mahnlauf läuft automatisch jeden Tag um 8 und um 18 Uhr. Willst du nicht warten, klickst du oben rechts auf Mahnlauf jetzt ausführen und bestätigst die Rückfrage mit Ja, ausführen 1. Eine Stufe, die über einen Kanal schon erfolgreich verschickt wurde, geht dabei nicht ein zweites Mal raus.

Einzelne Personen oder Rechnungen mahnst du über Mahnen in ihrer Zeile. Im Dialog Manuelle Mahnung versenden wählst du Mahnstufe und Kanäle und klickst auf Versenden; danach siehst du das Ergebnis je Kanal.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Mahnstufen stehen in den Einstellungen mit Frist, Kanal und Gebühr; im Audit-Log steht „Mahnstufe angelegt“ bzw. „Mahnstufe geändert“.
• Nach einem Mahnlauf zeigt die Zeile der Person im Mahnwesen die neue Mahnstufe, und die Zeitleiste nennt den nächsten geplanten Schritt.
• Im Reiter Versand-Protokoll steht jede verschickte Mahnung mit Kanal und Ergebnis; Briefe (PDF) warten unter Druck ausstehend.
• Eine Mahngebühr steht nach der Zustellung als eigener Posten im Beitragskonto bzw. an der Rechnung.

Häufige Fragen

Eine Person hat bezahlt und trotzdem eine Mahnung bekommen. Gemahnt wird nach dem Stand des Beitragskontos. Ist die Zahlung auf dem Vereinskonto eingegangen, aber noch keiner Person zugeordnet, gilt der Beitrag als offen. Ordne Zahlungseingänge deshalb vor dem Mahnlauf zu – siehe Konten und Buchungen verwalten. Die automatische Zuordnung über die Mitgliedsnummer im Verwendungszweck nimmt dir den Großteil ab.

Wie bekomme ich das Geld von Lastschrift-Zahlern nach einer Rücklastschrift? Entweder über die Mahnstufen oder – oft schneller – im nächsten Beitragslauf mit der Kategorie offene Salden, die den offenen Betrag erneut einzieht. Prüfe vorher, ob das Konto inzwischen gedeckt ist; eine zweite Rücklastschrift kostet wieder Gebühren.

Was ist eine Mahnpause, was eine Ratenvereinbarung? Die Mahnpause setzt das Mahnen für eine Familie aus, etwa während einer Klärung – mit Begründung und auf Wunsch mit Enddatum. Die Ratenvereinbarung teilt den Rückstand in Raten auf; solange sie läuft, mahnt innoverein nicht, und der Beitragslauf zieht nur die jeweils fälligen Raten ein. Beides legst du am Hauptmitglied an und gilt für die ganze Familie.

Darf ich Mahngebühren verlangen? Ob und in welcher Höhe, regeln eure Satzung oder Beitragsordnung. innoverein berechnet nur, was du je Stufe einträgst.