Wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen

Manche Rechnungen schreibt ein Verein immer wieder mit demselben Inhalt: die Bandenwerbung des Bäckers jeden Monat, die Vermietung der Halle an die Volkshochschule jedes Quartal, die Pacht für das Vereinsheim einmal im Jahr. Statt jede davon von Hand anzulegen, erstellst du einmal eine Vorlage. innoverein erzeugt daraus zu jedem Termin eine fertige Rechnung mit Nummer, PDF und Leistungszeitraum, schreibt sie fest und verschickt sie per E-Mail.

Mitgliedsbeiträge gehören nicht hierher – die rechnest du über den Beitragslauf ab (siehe Mitgliedsbeiträge mit einem Beitragslauf abrechnen). Wiederkehrende Rechnungen sind für Kontakte und Firmen gedacht, können aber auch an ein Mitglied gehen, etwa für einen gemieteten Spind.

Die Übersicht

Öffne Finanzen → Rechnungen und wechsle oben in den Reiter Wiederkehrend.

Jede Vorlage steht als Zeile mit Empfänger, Startdatum, Nächster Lauf, Rhythmus, Status und Bruttobetrag 2. Ein Klick öffnet sie; oben im Kopf stehen dann die Aktionen wie Aktivieren. Über die Reiter Alle, Aktiv, Pausiert und Beendet 1 filterst du die Liste. Eine neue Vorlage legst du mit Vorlage erstellen 3 an.

Eine Vorlage anlegen

Das Formular hat zwei Teile: oben die Wiederholung, darunter die Rechnung selbst.

Wiederholung 1:

• Interne Bezeichnung (optional): ein Name für die Liste, etwa „Bandenwerbung Bäckerei Sommer“. Er erscheint nicht auf der Rechnung.
• Intervall: alle n Tage, Monate oder Jahre – „Alle 1 Monat(e)“ ist monatlich, „Alle 3 Monat(e)“ vierteljährlich, „Alle 1 Jahr(e)“ jährlich.
• Startdatum: der Tag der ersten Rechnung. Er darf nicht in der Vergangenheit liegen.
• Enddatum (optional): Danach entsteht keine Rechnung mehr. Leer gelassen, läuft die Vorlage unbegrenzt.

Rechnung:

• Rechnungsempfänger: Mitglied, Kontakt oder Manuell. Bei Mitglied und Kontakt übernimmt innoverein Name, Anschrift und E-Mail-Adresse aus dem Profil. Ohne E-Mail-Adresse kann die Rechnung nicht automatisch verschickt werden.
• Bezug: optional eine Abteilung oder ein Kurs.
• Einleitungstext, Positionen mit Titel, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und MwSt-Satz sowie je Position Sphäre und Steuerkonto. Über Artikel aus Inventar wählen übernimmst du einen Artikel mit seinem Preis.
• Zahlweise: Auf Rechnung (die Person überweist) oder SEPA-Lastschrift (der Verein zieht ein; dafür braucht der Empfänger ein Mandat).
• Zahlungshinweise, Steuerhinweis und Anmerkungen wie bei einer einzelnen Rechnung.

Je Position 1 wählst du Sphäre und Steuerkonto – damit landen alle erzeugten Rechnungen später richtig in der Buchhaltung. Die MwSt-Übersicht 2 zeigt Netto, Steuer und Brutto einer einzelnen Rechnung. Ist dein Verein in den Einstellungen als Kleinunternehmer eingetragen, gilt das automatisch auch für jede Vorlage.

Zum Schluss hast du zwei Möglichkeiten:

• Entwurf speichern am Ende des Formulars sichert die Vorlage im Status Entwurf, ohne dass etwas passiert. So kannst du sie in Ruhe prüfen.
• Ist alles richtig, klickst du oben im Kopf der Vorlage auf Aktivieren. Ab jetzt läuft die Vorlage.

Was an jedem Termin passiert

Jeden Morgen um 6 Uhr prüft innoverein alle aktiven Vorlagen. Ist der Nächste Lauf erreicht:

1. entsteht eine neue Rechnung mit allen Angaben der Vorlage;
2. sie bekommt den Leistungszeitraum vom Termin bis einen Tag vor dem nächsten Termin – bei monatlich ab dem 1. Januar also 01.01. bis 31.01.;
3. sie wird festgeschrieben (Rechnungsnummer, PDF mit eingebetteter E-Rechnung) und an die E-Mail-Adresse des Empfängers verschickt;
4. der Nächste Lauf springt um ein Intervall weiter. Liegt er danach hinter dem Enddatum, wechselt die Vorlage auf Beendet.

Fällt das Startdatum auf heute und aktivierst du die Vorlage, entsteht die erste Rechnung sofort. Die erzeugten Rechnungen findest du im Detail der Vorlage unter Erzeugte Rechnungen und ganz normal unter Finanzen → Rechnungen, wo sie die Marke Aus Vorlage tragen.

Ab dann sind es gewöhnliche Rechnungen: Sie erscheinen in der Belegliste, du ordnest den Zahlungseingang wie gewohnt zu, und bleibt eine Rechnung offen, mahnt das Mahnwesen sie nach deinen Mahnstufen – außer bei Zahlweise SEPA-Lastschrift. Siehe Mahnstufen einrichten und offene Beträge mahnen.

Eine Vorlage ändern, pausieren oder beenden

Im Detail einer Vorlage stehen oben die Aktionen:

• Ändern: Du bearbeitest das Formular und speicherst. Die Änderung gilt für alle künftigen Rechnungen; bereits erzeugte Rechnungen bleiben, wie sie sind.
• Pausieren: Es entstehen vorerst keine Rechnungen. Mit Fortsetzen geht es weiter. Ist der nächste Lauf in der Zwischenzeit verstrichen, erzeugt innoverein die fällige Rechnung beim Fortsetzen sofort.
• Beenden: Die Vorlage erzeugt keine weiteren Rechnungen mehr. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
• Löschen: Die Vorlage verschwindet. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben erhalten.

Unter Verlauf siehst du, wer die Vorlage wann angelegt, geändert, pausiert oder fortgesetzt hat und wann welche Rechnung entstanden ist.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Vorlage steht im Reiter Aktiv mit dem Datum Nächster Lauf.
• Am Termin erscheint unter Finanzen → Rechnungen eine festgeschriebene Rechnung mit der Marke Aus Vorlage und dem Leistungszeitraum; im Detail der Vorlage steht sie unter Erzeugte Rechnungen.
• Der Empfänger hat die Rechnung per E-Mail bekommen, und Nächster Lauf ist um ein Intervall weitergesprungen.
• Der Verlauf der Vorlage nennt, wer sie angelegt oder aktiviert hat und welche Rechnung entstanden ist.

Typische Fragen

• Der Sponsor will die Rechnung künftig an eine andere Adresse. Ändere den Empfänger in der Vorlage oder im Kontakt und wähle ihn in der Vorlage neu aus. Bereits verschickte Rechnungen bleiben unverändert.
• Eine Rechnung ist mit falschem Betrag rausgegangen. Storniere sie unter Finanzen → Rechnungen und korrigiere die Vorlage, damit der nächste Termin stimmt.
• Die Rechnung soll am Monatsende statt am Monatsanfang kommen. Der Termin richtet sich nach dem Startdatum. Beende die Vorlage und lege eine neue mit dem gewünschten Startdatum an.
• Kann ich ein Angebot in eine wiederkehrende Rechnung umwandeln? Nein – ein angenommenes Angebot wird zu einer einzelnen Rechnung. Siehe Angebote erstellen und in Rechnungen überführen.