Angebote erstellen, versenden und in Rechnungen umwandeln

Bevor der Verein eine Rechnung schreibt, braucht es manchmal ein Angebot: die Volkshochschule fragt nach der Miete für die Gymnastikhalle, ein Bäcker möchte einen Stand auf dem Sommerfest, eine Firma will eine Bandenwerbung buchen. Mit einem Angebot nennst du Leistung, Preis und Gültigkeit schriftlich. Sagt der Empfänger zu, wird aus dem Angebot mit einem Klick ein Rechnungsentwurf – ohne dass du Empfänger und Positionen ein zweites Mal eintippst.

Der Weg eines Angebots

Ein Angebot durchläuft diese Stufen, die du in der Liste als Status siehst:

1. Entwurf – frei bearbeitbar, noch ohne Nummer.
2. Versendet – mit Angebotsnummer und PDF festgeschrieben. Inhalt und Preise lassen sich nicht mehr ändern.
3. Angenommen oder Abgelehnt – je nachdem, was der Empfänger antwortet.
4. Aus einem versendeten oder angenommenen Angebot wird mit In Rechnung umwandeln ein Rechnungsentwurf.

Ist das Datum Gültig bis überschritten, steht es in der Liste rot. Das ist nur ein Hinweis – das Angebot bleibt umwandelbar, falls du die Zusage trotzdem annimmst.

Die Angebotsliste

Öffne Finanzen → Angebote.

Über die Reiter 1 filterst du nach Entwurf, Versendet, Angenommen und Abgelehnt; das Suchfeld findet Angebote nach Nummer oder Empfänger. Jede Zeile zeigt Nummer, Empfänger, Betrag, Gültig bis und Status 2. Mit Neues Angebot 3 legst du ein Angebot an.

Ein Angebot anlegen

Das Formular ist dasselbe wie bei einer Rechnung (siehe Eine Rechnung erstellen und festschreiben) – die Überschrift lautet deshalb auch hier „Rechnung bearbeiten“ –, mit zwei Unterschieden: Statt Rechnungs- und Fälligkeitsdatum gibt es Angebotsdatum und Gültig bis, und es gibt keine Zahlweise – die legst du erst in der Rechnung fest.

1. Empfänger 1: Wähle Kontakt, Mitglied oder Manuell. Bei Kontakt und Mitglied übernimmt innoverein Name, Anschrift und E-Mail-Adresse. Für Firmen und Einrichtungen lohnt es sich, vorher einen Kontakt anzulegen – siehe Kontakte und Ansprechpartner verwalten.
2. Bezug: optional eine Abteilung oder ein Kurs. Abteilungs- und Kursleitungen mit Angebotsrechten sehen dann genau die Angebote ihrer Gruppen.
3. Angebotsdaten 2: Angebotsdatum und Gültig bis. Das Ende der Gültigkeit ist Pflicht und wird aus der Standardgültigkeit vorgeschlagen.
4. Einleitungstext: ein, zwei Sätze vor den Positionen, etwa „vielen Dank für Ihre Anfrage …“.
5. Positionen 3: Titel, Beschreibung, Menge, Einheit (Stück, Stunde, Pauschal, Monat, Jahr), Einzelpreis und MwSt-Satz. Sphäre und Steuerkonto kannst du schon hier setzen; sie gehen später in die Rechnung über.
6. Steuerhinweis und Anmerkungen, etwa Bedingungen oder Ansprechpartner.
7. Speichere den Entwurf. Solange das Angebot ein Entwurf ist, kannst du es jederzeit öffnen, ändern oder löschen.

Versenden: Nummer vergeben und zustellen

Ist der Entwurf fertig, klickst du unten im Formular auf Versenden.

Die Rückfrage Angebot versenden 1 erklärt, was passiert: Das Angebot erhält eine Angebotsnummer aus dem Nummernkreis, und innoverein erzeugt das PDF im Briefbogen des Vereins. Danach ist das Angebot festgeschrieben. Mit Zurück zur Übersicht brichst du ab, ohne dass etwas passiert.

Wichtig: Mit diesem Schritt geht noch nichts an den Empfänger. Zustellen kannst du das Angebot im Anschluss auf der Detailseite:

• PDF herunterladen – zum Ausdrucken oder um es selbst zu verschicken.
• Per E-Mail senden – innoverein schickt das PDF an die Adresse, die du im Dialog bestätigst oder änderst.
• Per Post senden – über E-POST als Brief (kostenpflichtig, Zusatzmodul Briefe).

Du kannst ein Angebot auch mehrmals zustellen, etwa per E-Mail und zusätzlich per Post.

Zusage, Absage und Umwandlung in eine Rechnung

Auf der Detailseite eines versendeten Angebots stehen oben die Knöpfe Angenommen und Abgelehnt. Damit hältst du die Antwort des Empfängers fest; abgelehnte Angebote bleiben zur Dokumentation erhalten.

Sagt der Empfänger zu, klickst du auf In Rechnung umwandeln. Dann:

• entsteht ein Rechnungsentwurf mit Empfänger, Einleitung, Positionen, Sphäre und Steuerkonto aus dem Angebot. Rechnungsdatum ist heute, die Fälligkeit ergibt sich aus dem Zahlungsziel in den Rechnungseinstellungen;
• wird das Angebot auf Angenommen gesetzt, falls es das noch nicht war;
• zeigt das Angebot den Hinweis „Dieses Angebot wurde in eine Rechnung umgewandelt.“ mit dem Knopf Rechnung ansehen. Ein zweites Mal umwandeln lässt es sich nicht.

Prüfe den Rechnungsentwurf, wähle die Zahlweise (Auf Rechnung oder SEPA-Lastschrift) und schreibe die Rechnung wie gewohnt fest. Erst die festgeschriebene Rechnung zählt in der Buchhaltung; ein Angebot erzeugt keinen Beleg und keine Buchung.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Das Angebot steht im Reiter Versendet mit Angebotsnummer, und auf der Detailseite lädst du das PDF herunter.
• Nach Per E-Mail senden hat der Empfänger das PDF bekommen; im Audit-Log steht „Angebot versendet“.
• Nach In Rechnung umwandeln steht das Angebot auf Angenommen mit dem Hinweis „Dieses Angebot wurde in eine Rechnung umgewandelt.“, und unter Rechnungen wartet der Entwurf.

Typische Fragen

• Ich habe nach dem Versenden einen Fehler entdeckt. Ein versendetes Angebot lässt sich nicht mehr ändern. Setze es auf Abgelehnt und erstelle ein neues Angebot mit den richtigen Angaben – die Nummernfolge bleibt so lückenlos nachvollziehbar.
• Der Knopf „Versenden“ fehlt. Dir fehlt das Recht Angebote versenden. Du kannst den Entwurf speichern; festschreiben muss jemand mit diesem Recht.
• Wo finde ich das PDF später? Auf der Detailseite über PDF herunterladen.
• Das Angebot ist abgelaufen, aber der Empfänger sagt trotzdem zu. Du kannst es weiterhin auf Angenommen setzen und umwandeln. Willst du den Preis anpassen, erstelle ein neues Angebot.