Belege prüfen, Kontakten zuordnen und mit Buchungen verknüpfen

Belege kommen in einem Verein von vielen Seiten: Die Übungsleiterin lädt die Quittung für neue Bälle hoch, der Kassenwart die Rechnung der Stadtwerke, und aus Rechnungen und Zuwendungsbescheinigungen entstehen Belege von selbst. Damit am Ende jede Ausgabe nachgewiesen ist, braucht es einen festen Ablauf: Belege prüfen, ihnen einen Kontakt zuordnen und sie mit der Kontobuchung verknüpfen, über die das Geld geflossen ist. Dieser Artikel zeigt diesen Ablauf von Anfang bis Ende. Wie du eine Datei hochlädst und die Felder eines Belegs ausfüllst, steht in Belege hochladen und erfassen.

Was „Zu prüfen“ bedeutet

Jeder Beleg, den eine Person hochlädt, trägt zunächst die Marke Zu prüfen. Die Marke verschwindet erst, wenn jemand den Beleg öffnet und auf Speichern klickt – auch dann, wenn innoverein Angaben wie Betrag und Datum schon aus einer X-Rechnung oder ZUGFeRD-Rechnung übernommen hat. So wird kein Beleg als erledigt gezählt, nur weil eine Maschine Felder ausgefüllt hat.

Belege, die innoverein selbst erzeugt – aus einer festgeschriebenen Rechnung, einer Übungsleiter-Abrechnung oder einer Zuwendungsbescheinigung –, gelten sofort als geprüft. Ihre Beträge stammen aus dem Vorgang und lassen sich nicht ändern; Beschreibung und Kategorisierung kannst du trotzdem ergänzen.

Unter Finanzen → Belege findest du über den Reiter Zu prüfen 1 alle offenen Belege; die Zahl daneben zeigt, wie viele es sind. In der Liste erkennst du sie an der gelben Marke 2. Zusätzlich erscheint in der Glocke oben rechts ein Eintrag „Belege zu prüfen“, der dich direkt zu diesem Reiter bringt – solange mindestens ein Beleg wartet.

Die übrigen Reiter helfen beim Aufräumen: Einnahme und Ausgabe filtern nach Belegtyp, Verknüpft mit Buchung und Kein Buchungsbezug zeigen, ob ein Beleg schon einer Kontobuchung zugeordnet ist. Rechts daneben grenzt du die Liste auf eine Abteilung oder einen Kurs ein 3, und über das Suchfeld findest du Belege nach Kontakt, Belegnummer, Beschreibung oder Dateiname.

Einen Beleg prüfen

Klicke auf einen Beleg in der Liste. Die Belegdetails zeigen links die Datei, rechts das Formular. Gehe es von oben nach unten durch:

1. Bezug: Gehört der Beleg zu einer Abteilung oder einem Kurs? Dann wähle sie aus – der Beleg wird damit für die Leitung dieser Gruppe sichtbar.
2. Belegtyp: Einnahme, Ausgabe, Einnahmenminderung, Ausgabenminderung oder Spende. Der Typ entscheidet später, welche Buchungen zum Verknüpfen angeboten werden.
3. Lieferant / Kunde: der Kontakt des Belegs (nächster Abschnitt).
4. Belegnummer, Belegdatum und bei Rechnungen das Fälligkeitsdatum.
5. Bruttobetrag und MwSt-Satz – Netto und Steuer rechnet innoverein aus. Den Steuersatz schlägt innoverein aus Belegtyp und Sphäre vor: Einnahmen, Spenden und Ausgaben im ideellen Bereich mit 0 %, Ausgaben im Zweckbetrieb mit 7 %, in Vermögensverwaltung und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb mit 19 %. Der Vorschlag wird auch beim Öffnen eines schon erfassten Belegs eingesetzt – prüfe ihn deshalb vor dem Speichern und stelle ihn bei Bedarf um.
6. Kategorisierung: Sphäre und Steuerkonto (immer beide zusammen) und bei Bedarf eine eigene Kategorie.
7. Klicke auf Speichern. Der Beleg verschwindet aus dem Reiter „Zu prüfen“.

Den Kontakt zuordnen

Im Feld Lieferant / Kunde tippst du einen Namen ein. innoverein durchsucht dabei Mitglieder, Gäste und Kontakte und bietet passende Personen und Firmen an.

Du hast vier Möglichkeiten 1:

• Eine Person oder Firma wählen: Der Beleg ist dann mit ihrem Profil verknüpft und erscheint dort im Reiter Belege. Über Profil öffnen springst du vom Beleg direkt dorthin.
• Als Sammellieferant übernehmen bzw. Als Sammelkunde übernehmen: für Geschäftspartner, die du nicht einzeln führen willst – etwa den Getränkemarkt, bei dem mal dieser, mal jener einkauft. Der Name steht dann am Beleg, ohne dass ein Kontakt entsteht.
• Als neuen Kontakt anlegen: legt sofort einen Kontakt mit diesem Namen an und verknüpft ihn. Adresse und Bankverbindung ergänzt du später unter Kontakte.
• Nur den Text übernehmen: Drückst du Enter, steht der Name ohne Verknüpfung am Beleg.

Wichtig für die Buchführung: Beim Verknüpfen übernimmt innoverein den Namen einmal aus dem Profil und hält ihn danach fest. Benennt sich die Firma später um oder ändert jemand den Namen im Profil, bleibt der Beleg unverändert – so wie es die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) verlangen. Soll ein anderer Name am Beleg stehen, wählst du die Person neu. Wird eine verknüpfte Person gelöscht, behält der Beleg den Namen und zeigt den Hinweis „Person gelöscht“.

Mit der Kontobuchung verknüpfen

Erst die Verknüpfung zeigt, dass zu einer Buchung auf dem Vereinskonto ein Nachweis existiert – und umgekehrt, dass eine Rechnung bezahlt ist. Klicke im Abschnitt Buchungsverknüpfung auf Mit Buchung verknüpfen.

1. Wähle oben das Konto 1, über das bezahlt wurde – das Girokonto, die Barkasse oder ein anderes Konto.
2. innoverein zeigt nur Buchungen in der passenden Richtung 2: zu einer Ausgabe nur Abbuchungen, zu einer Einnahme nur Eingänge. Deshalb lohnt es sich, den Belegtyp vorher zu setzen.
3. Buchungen, deren Betrag genau zum offenen Betrag des Belegs passt, sind grün hervorgehoben 3. Über das Suchfeld findest du eine Buchung nach Verwendungszweck.
4. Klicke auf die Buchung. Stimmen die Beträge überein, ist die Verknüpfung sofort gespeichert.

Stimmen die Beträge nicht überein, fragt innoverein im Dialog Beträge stimmen nicht überein nach dem Grund: Skonto, Teilabgleich, Währungsumrechnung oder Mahngebühr. Erst mit einem Grund lässt sich die Verknüpfung über Trotzdem verknüpfen speichern. Der Grund steht danach an der Verknüpfung, damit auch die Kassenprüfung die Abweichung nachvollziehen kann.

Teilzahlungen und mehrere Buchungen

Ein Beleg kann mit mehreren Buchungen verknüpft sein – etwa eine Rechnung, die in zwei Raten bezahlt wurde. Nach der ersten Verknüpfung zeigt der Abschnitt den Zugeordnet-Betrag und den Offenen Betrag; der Dialog bietet dann gezielt Buchungen für den Rest an. Ist der Beleg vollständig gedeckt, steht dort Vollständig zugeordnet.

Ein verknüpfter Beleg zeigt den Kontakt mit Profil öffnen 1 und unter Buchungsverknüpfung die zugeordneten Buchungen 2. Fährst du in der Belegliste mit der Maus über das grüne Häkchen, siehst du dieselben Buchungen als Übersicht. Mit Verknüpfung aufheben löst du eine falsche Verknüpfung wieder.

Noch nicht bezahlt? Direkt überweisen

Ist eine Eingangsrechnung noch offen, klickst du oben rechts in den Belegdetails auf Per Überweisung bezahlen. Dafür muss ein Vereinskonto mit Online-Banking verbunden sein (Finanzen Enterprise) und du brauchst das Recht Überweisungen und Lastschriften ausführen. Du entscheidest dann zwischen Sofort ausführen und Einplanen: Eingeplante Überweisungen sammeln sich je Konto in einem Entwurf und werden gemeinsam freigegeben. Sobald die Abbuchung auf dem Konto erscheint, verknüpfst du sie wie oben beschrieben mit dem Beleg.

Der Beleg im Profil des Kontakts

Jeder Kontakt, jedes Mitglied und jeder Gast hat im Profil den Reiter Belege 1. Dort stehen alle Belege, die mit dieser Person verknüpft sind 2 – praktisch, wenn ein Lieferant nach einer Zahlung fragt oder du alle Auslagen einer Übungsleiterin zusammensuchen willst. In der Belegliste kommst du über das Feld Nach Person filtern zum selben Ergebnis.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Der Beleg ist aus dem Reiter Zu prüfen verschwunden; wartet keiner mehr, verschwindet auch der Eintrag „Belege zu prüfen“ aus der Glocke.
• Unter Buchungsverknüpfung steht Vollständig zugeordnet, und in der Belegliste zeigt der Beleg das grüne Häkchen.
• Der Beleg erscheint im Reiter Belege des verknüpften Kontakts, Mitglieds oder Gasts.
• Eine abweichende Verknüpfung trägt den gewählten Grund, etwa Skonto.

Typische Fragen

• Der Beleg erscheint nicht im Verknüpfungsdialog. Prüfe den Belegtyp: Zu einer Ausgabe werden nur Abbuchungen angeboten. Ist die Buchung bereits vollständig mit einem anderen Beleg verknüpft, steht sie ebenfalls nicht mehr zur Wahl.
• Ich kann nichts mehr ändern. Der Beleg ist entweder festgeschrieben (dann gilt das für alle Belege bis zum Festschreibungsdatum) oder er stammt aus einer Rechnung, Übungsleiter-Abrechnung oder Zuwendungsbescheinigung. In beiden Fällen zeigt ein Hinweis mit Schloss den Grund.
• Eine Übungsleiterin soll Belege einreichen, aber nicht alle Finanzen sehen. Gib ihr in den Rollen das Recht Belege hochladen (nur abgeben) für ihre Gruppe. Sie wählt beim Hochladen den Bezug, danach ist der Beleg für sie nicht mehr sichtbar. Siehe Rollen und Rechte.
• Kann ich einen Beleg löschen? Ja, über Beleg löschen – solange er nicht festgeschrieben ist. Systemerzeugte Belege verschwinden dabei nur aus der Liste; Rechnung oder Bescheinigung samt PDF bleiben erhalten.