Buchungen zuordnen, aufteilen und mit Regeln automatisieren

Eine Buchung auf dem Vereinskonto ist erst fertig, wenn klar ist, wofür das Geld war. In innoverein gibt es dafür drei Arten von Zuordnung, die sich ergänzen:

• Die direkte Zuordnung sagt, wohin die Buchung in der Buchhaltung gehört: Sphäre, Steuerkonto nach SKR 42 und auf Wunsch eine eigene Kategorie.
• Die Aufteilung verteilt eine Buchung auf mehrere Zwecke – etwa einen Abschlag der Stadtwerke, der Strom für das Vereinsheim und Wasser für die Vereinsgaststätte enthält.
• Die Personen-Zuordnung verbindet einen Zahlungseingang mit einem offenen Beitrag, einer Rechnung oder einer Spende. Erst dadurch gilt der Beitrag einer Person als bezahlt.

Wiederkehrende Fälle – die Hallenmiete, die Kontoführungsgebühr, der Mitgliedsbeitrag per Überweisung – musst du nicht jedes Mal von Hand zuordnen: Das erledigen Transaktions-Regeln. Wie du Konten anlegst und Buchungen erfasst, steht in Konten und Buchungen verwalten.

Die Buchungsliste lesen

Öffne Finanzen → Konten und klicke auf ein Konto. In der Buchungsliste zeigen zwei Spalten den Stand jeder Buchung:

• Beleg 1: eine Zahl für verknüpfte Belege, dazu je ein Symbol für Sphäre und Steuerkonto, für die Kategorie und für eine Aufteilung. Ein gelbes Symbol bedeutet: Das hat eine Regel gesetzt. Ein blaues: Das hat jemand von Hand gesetzt. Fährst du mit der Maus darüber, siehst du die Werte und gegebenenfalls den Namen der Regel.
• Zuordnung 2: das Personen-Symbol, sobald ein Eingang einer Person zugeordnet ist – ebenfalls gelb für automatisch, blau für von Hand – oder die Marke für eine Rücklastschrift.

Mit dem Filter Nicht zugeordnet 3 siehst du nur Buchungen, die weder Steuerkonto, Kategorie noch Aufteilung haben. Arbeite diese Liste regelmäßig ab – spätestens vor dem Festschreiben.

Direkte Zuordnung: Sphäre und Steuerkonto

Klicke auf eine Buchung. In den Buchungsdetails findest du die Karte Direkte Zuordnung:

1. Wähle die Sphäre: 1 – Ideeller Bereich, 2 – Vermögensverwaltung, 3 – Zweckbetrieb, 4 – Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb oder 9 – Sammelposten.
2. Wähle das Steuerkonto aus dem Kontenrahmen SKR 42 – über das Suchfeld oder Durchsuchen. Sphäre und Steuerkonto gehören immer zusammen: Setzt du nur eines davon, weist innoverein dich darauf hin.
3. Optional vergibst du eine Eigene Kategorie für eigene Auswertungen, etwa „Sommerfest 2026“. Die Kategorien legst du unter Einstellungen → Buchhaltung → Belegkategorien an.
4. Klicke auf Zuordnung speichern.

Hatte eine Regel die Buchung zugeordnet und du änderst die Zuordnung von Hand, gilt die Buchung danach als „von Hand“: Die Regel überschreibt sie auch später nicht mehr.

Eine Buchung aufteilen

In der Karte Aufteilung 1 klickst du auf Aufteilen (bei einer schon aufgeteilten Buchung auf Bearbeiten):

1. Wähle oben, ob du in absoluten Beträgen oder prozentual aufteilst.
2. Lege je Zweck eine Zeile an – mindestens zwei – mit Betrag bzw. Prozentsatz, Kategorie sowie Sphäre und Steuerkonto. Jede Zeile braucht eine Kategorie oder ein Steuerkonto. Im Beispiel trägt der Strom für das Vereinsheim den ideellen Bereich, das Wasser für die Vereinsgaststätte den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
3. Unter den Zeilen siehst du laufend die Summe und was noch Nicht zugeordnet ist. Die Summe darf den Buchungsbetrag nicht übersteigen. Bleibt ein Rest, legt innoverein dafür automatisch eine Zeile „Nicht zugeordnet“ an.
4. Speichere und bestätige die Rückfrage.

Die gespeicherte Aufteilung steht als Tabelle mit Kategorie, Sphäre, Steuerkonto und Betrag je Zeile in der Karte 1. Eine aufgeteilte Buchung hat keine einzelne Kategorie mehr – die Karte Direkte Zuordnung 2 bleibt dann leer, die Werte stehen in den Zeilen. Mit Aufteilung aufheben machst du die Buchung wieder zu einer ungeteilten.

Zahlungseingänge Personen zuordnen

Überweist ein Mitglied seinen Beitrag selbst, kommt das Geld als Eingang auf dem Vereinskonto an – aber das Beitragskonto der Person weiß davon erst, wenn du den Eingang dem offenen Posten zuordnest. Dafür hat jeder Eingang in den Buchungsdetails die Karte Personen-Zuordnung mit dem Knopf Beitrag/Kampagne zuordnen.

Im Dialog Kontobuchung zuordnen siehst du oben die Buchung und darunter den Betrag, der noch Ausstehend ist 1.

1. Wähle den Reiter: Beiträge für Mitglieds-, Abteilungs- und Kursbeiträge, Aufnahmegebühren und offene Salden, Kampagnen für Spenden 2.
2. Unter Empfohlen 3 schlägt innoverein passende offene Posten vor. Die grünen Marken sagen, warum: Der Betrag stimmt, der Name des Auftraggebers passt, das Datum liegt nahe. Alle übrigen offenen Posten stehen unter Weitere; über das Suchfeld findest du Personen nach Name, Mitgliedsnummer oder Beschreibung.
3. Hake die passenden Posten an. Reicht der Betrag nicht für einen ganzen Posten, wird er nicht stillschweigend gekürzt – du ordnest einen Teilbetrag nur bewusst über den Knopf am Posten zu.
4. Klicke auf Zuordnen.

Posten von Personen, die per SEPA-Lastschrift zahlen, sind standardmäßig ausgeblendet, weil sie ohnehin eingezogen werden. Mit Auch SEPA-Posten blendest du sie ein – etwa wenn jemand trotz Lastschrift überwiesen hat. Nach einer Rücklastschrift erscheinen die Posten immer.

Ist der Eingang höher als alle offenen Posten, landet der Rest als Guthaben auf dem Beitragskonto und wird mit dem nächsten Beitragslauf verrechnet. Im Reiter Kampagnen kannst du mit Neue Spende erfassen einen Eingang direkt als Spende an eine Kampagne buchen – zum Beispiel die Überweisung „Spende für die Jugendabteilung“.

Was danach passiert:

• Der Posten gilt als bezahlt, der Saldo der Person steigt. Liegt die Person im Mahnwesen und ist ihr Saldo danach ausgeglichen, endet das Mahnverfahren.
• Ist in Einstellungen → Buchhaltung → SEPA-Lastschrift die Eingangsbestätigung per E-Mail eingeschaltet, bekommt die Person eine Bestätigung.
• Spenden, die einer Kampagne zugeordnet werden, zählen für die Zuwendungsbescheinigung.

Eine falsche Zuordnung entfernst du in der Karte Personen-Zuordnung über das ✕ an der Zeile. Ist die Zahlung schon in einer Zuwendungsbescheinigung enthalten, verlangt innoverein dafür zusätzlich dein Passwort.

Transaktions-Regeln anlegen

Eine Regel besteht aus Kriterien (welche Buchungen?) und einer Aktion (was soll mit ihnen passieren?). Öffne Finanzen → Regeln und klicke auf Regel erstellen.

1. Gib der Regel einen Namen, etwa „Hallenmiete Sportamt“.
2. Lege die Kriterien an 1. Jedes Kriterium prüft ein Feld – Konto, Gegenpartei, IBAN, BIC, Betrag oder Verwendungszweck – mit einem Operator wie enthält, ist gleich, größer als oder zwischen. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle; die Gegenpartei prüft Auftraggeber und Empfänger, der Betrag zählt immer ohne Vorzeichen.
3. Kriterien einer Gruppe werden mit UND oder ODER verknüpft 2 – ein Klick auf das Wort zwischen den Zeilen schaltet um. Mit Gruppe hinzufügen legst du eine Alternative an: (Kriterium 1 UND Kriterium 2) ODER Kriterium 3.
4. Wähle die Aktion 3: Kategorie zuweisen, Steuerkonto zuweisen (immer zusammen mit der Sphäre) oder Aufteilen (Split) mit festen Beträgen oder Prozenten.
5. Nur beim Anlegen wählst du den Zeitraum: Für alle vergangenen Transaktionen, Ab bestimmtem Datum oder Nur für zukünftige Transaktionen.
6. Klicke auf Speichern.

Gibt es im gewählten Zeitraum Buchungen, die schon von Hand zugeordnet sind, fragt innoverein nach: Überschreiben ersetzt die Zuordnung von Hand, Überspringen lässt sie stehen.

Wie Regeln arbeiten

• Regeln laufen automatisch für jede neue Buchung: beim Abruf aus dem Online-Banking, beim CSV-Import und bei jeder Buchung von Hand.
• Die Reihenfolge zählt 1: Die erste passende Regel gewinnt, alle weiteren werden für diese Buchung übersprungen. Ziehe speziellere Regeln deshalb nach oben (am Griff links).
• Jede Regel zeigt ihre Kriterien und die Aktion als Satz 2. Über die Knöpfe rechts 3 deaktivierst, aktivierst, archivierst oder löschst du sie, und mit Jetzt anwenden wendest du sie auf alle bisherigen Buchungen an. Das ist nach dem Bearbeiten einer Regel nötig: Änderungen gelten sonst nur für neue Buchungen.
• Beim Löschen entscheidest du, ob die Zuordnungen, die die Regel schon vorgenommen hat, an den Buchungen bleiben (Zuordnungen behalten) oder zurückgenommen werden (Zuordnungen entfernen). Von Hand gesetzte Zuordnungen bleiben in beiden Fällen.
• Regeln setzen nur Sphäre, Steuerkonto, Kategorie und Aufteilung. Personen ordnen sie nicht zu, und festgeschriebene Buchungen fassen sie nicht an.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• In der Buchungsliste zeigt die Spalte Beleg die Symbole für Sphäre, Steuerkonto, Kategorie oder Aufteilung – blau für von Hand, gelb für eine Regel –, und die Buchung fehlt im Filter Nicht zugeordnet.
• Nach einer Personen-Zuordnung steht in der Spalte Zuordnung das Personen-Symbol, und der Posten gilt im Reiter Abrechnung der Person als bezahlt.
• Eine neue Regel steht in der Liste unter Finanzen → Regeln; neue passende Buchungen tragen danach das gelbe Symbol mit ihrem Namen.
• Im Audit-Log stehen Einträge wie „Transaktion zugeordnet“, „Transaktion aufgeteilt“ oder „Tx-Regel erstellt“.

Typische Fragen

• Meine Regel greift nicht. Prüfe, ob eine weiter oben stehende Regel dieselbe Buchung schon erfasst, ob die Regel aktiv ist und ob die Buchung von Hand zugeordnet wurde. Bei UND müssen alle Kriterien einer Gruppe passen.
• Ein Mitglied hat für zwei Quartale auf einmal überwiesen. Hake im Zuordnungsdialog beide Posten an. Bleibt etwas übrig, wird es Guthaben.
• Ein Eingang gehört zu einem Familienmitglied. Ordne ihn dem Posten des Submitglieds zu. Die Familie wird über das Hauptmitglied abgerechnet, die Zahlung zählt für den gemeinsamen Saldo.
• Eine Lastschrift ist zurückgekommen. Das ist keine Personen-Zuordnung, sondern eine Rücklastschrift – siehe Mahnstufen einrichten und offene Beträge mahnen und den Abschnitt zu Rücklastschriften in den Buchungsdetails.