Zuwendungsbescheinigungen ausstellen

Wer einem gemeinnützigen Verein Geld oder Sachen spendet, kann die Zuwendung von der Steuer absetzen – mit einer Zuwendungsbescheinigung (oft „Spendenquittung“ genannt). innoverein erstellt sie nach dem amtlichen Muster mit fortlaufender Nummer, Betrag in Worten, den Angaben zur Gemeinnützigkeit und der Unterschrift des Vorstands, legt dazu einen Beleg an und verschickt sie per E-Mail oder Post. Du kannst viele Bescheinigungen auf einmal in einem Lauf ausstellen – etwa einmal im Jahr für alle Spenden des Vorjahres – oder einzelne von Hand, zum Beispiel für eine Sachspende.

Einmalig: die Gemeinnützigkeit einrichten

Bescheinigungen brauchen Angaben aus zwei Stellen der Einstellungen:

• Allgemeine Einstellungen → Vereinsdaten: das zuständige Finanzamt und die Steuernummer.
• Buchhaltung → Gemeinnützigkeit:

1. Schalte Verein ist als gemeinnützig nach §§ 51–68 Abgabenordnung anerkannt ein 1.
2. Wähle die Begünstigten Zwecke nach § 52 AO 2 – so, wie sie in deiner Satzung und im Bescheid stehen, zum Beispiel „Förderung des Sports“.
3. Anerkennungsart 3: Freistellungsbescheid, Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid oder Feststellungsbescheid nach § 60a AO, dazu das Datum des Bescheids und – bei Freistellungsbescheid und Anlage – den KSt-Veranlagungszeitraum.
4. Unterschrift auf Bescheinigung 4: Name und Funktion der unterschreibenden Person und optional die Unterschrift als Bild (PNG oder JPG, höchstens 1 MB).
5. Was bescheinigt wird: Ob Mitgliedsbeiträge als Spenden gelten dürfen (Mitgliedsbeiträge als Spenden verwenden) und ob Abteilungsbeiträge, Kursbeiträge und Aufnahmegebühren dazugehören. Lass diese Schalter aus, wenn Beiträge bei euch nicht abziehbar sind.
6. Vorbelegung für manuelle Bescheinigungen: die Häkchen zu Aufwandsverzicht und Mitgliedsbeitrag, die bei jeder Bescheinigung von Hand vorbelegt werden.

Speichere mit der Leiste am unteren Rand. Fehlt später eine Pflichtangabe, zeigt die Seite Spenden ein Band mit den fehlenden Feldern und einem Knopf Zu den Einstellungen.

Was bescheinigt wird

innoverein bescheinigt nur Geld, das tatsächlich geflossen und einem Posten zugeordnet ist:

• Spenden an Kampagnen: per Stripe gezahlte Spenden automatisch; Überweisungen und Lastschriften, sobald sie der Spende zugeordnet sind.
• Mitgliedsbeiträge nur, wenn du sie in den Einstellungen als Spenden zugelassen hast – und dann nur die zugeordneten Zahlungen auf diese Beiträge.
• Überzahlungen, nicht zugeordnete Eingänge und Rücklastschriften zählen nicht. Wie du Eingänge zuordnest, steht in Buchungen zuordnen, aufteilen und mit Regeln automatisieren.
• Bescheinigungen für Submitglieder gehen an das Hauptmitglied der Familie, mit dem Vermerk „für …“ in der Anlage.
• Eine Bescheinigung deckt Zahlungen nur bis zum Tag der Ausstellung ab. Was danach kommt, gehört in die nächste.

Spenden kommen meist über Spendenkampagnen herein – siehe Eine Spendenkampagne einrichten und betreiben und Wiederkehrende Spenden und Dauerspenden verwalten.

Viele Bescheinigungen in einem Lauf

Öffne Finanzen → Spenden und klicke auf Neuer Lauf.

1. Zeitraum von / bis 1: meist das abgelaufene Kalenderjahr.
2. Versandart 2: E-Mail, E-POST (Brief) oder E-POST + E-Mail.
3. Personenkreis 3: Alle, nur Mitglieder oder nur Gäste, optional eingegrenzt auf Mitgliedstypen und Abteilungen. Kontakte und Ansprechpartner sind im Lauf nicht enthalten; für sie stellst du Bescheinigungen einzeln aus (siehe unten).
4. Klicke auf Vorschau erstellen.

Die Vorschau ist ein Entwurf: Noch ist nichts nummeriert und nichts verschickt. Je Person siehst du den Betrag, den Zeitraum und den Status. Personen ohne E-Mail-Adresse bzw. ohne vollständige Anschrift für die gewählte Versandart sind übersprungen. Wer für den Zeitraum schon ganz bescheinigt ist, erscheint unter Bereits bescheinigte Zeiträume und wird nicht noch einmal bescheinigt; teilweise abgedeckte Zeiträume zeigen, was bereits und was offen ist.

Stimmt alles, klickst du auf Absenden und bestätigst die Rückfrage Bescheinigungen ausstellen?. Jetzt:

• bekommt jede Bescheinigung eine fortlaufende Nummer und ein PDF;
• wird sie je nach Versandart per E-Mail verschickt bzw. als Brief an E-POST übergeben;
• entsteht je Bescheinigung ein Beleg vom Typ Spende, der unter Belege steht und sich nicht ändern lässt.

Den Fortschritt siehst du am Status des Laufs (Wird ausgeführt, Ausgeführt oder Teilweise fehlgeschlagen). Bei einem Fehler – etwa einer unzustellbaren Adresse – stellst du die betroffene Bescheinigung nach der Korrektur mit Erneut ausstellen noch einmal aus. Einen Entwurf, den du nicht brauchst, löschst du mit Abbrechen.

Eine einzelne Bescheinigung von Hand

Für eine Spende ohne Kampagne, eine Sachspende oder einen Aufwandsverzicht öffnest du das Profil der Person (Mitglied, Gast oder Kontakt), wechselst in den Reiter Zuwendungsbescheinigungen und klickst auf Neue Bescheinigung.

1. Art der Zuwendung 1: Geldspende oder Sachzuwendung.
2. Betrag (EUR) und Datum der Zuwendung 2.
3. Bei einer Sachzuwendung beschreibst du die Sache und wählst die Herkunft der Sachzuwendung – aus dem Betriebsvermögen, aus dem Privatvermögen oder „trotz Aufforderung keine Angaben“ – und bestätigst, ob geeignete Unterlagen zur Wertermittlung vorliegen. Diese Angaben druckt innoverein wortgleich nach dem amtlichen Muster.
4. Die beiden Häkchen zum Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen und zum Mitgliedsbeitrag 3 sind aus den Einstellungen vorbelegt; passe sie für diesen Fall an.
5. Wähle die Versandart und speichere.

Die Bescheinigung wird sofort nummeriert, erzeugt und verschickt. Gibt es für denselben Zeitpunkt schon eine, warnt innoverein im Dialog Bereits bescheinigt vor einer doppelten Bescheinigung; erst mit Trotzdem erstellen geht es weiter. Von Hand ausgestellte Bescheinigungen findest du auf der Seite Spenden im Reiter Manuelle Bescheinigungen.

Berichtigen, Rücklastschrift und Selbst-Service

• Berichtigen: War eine Bescheinigung falsch, klickst du an ihr auf Berichtigen. Die neue Bescheinigung trägt den Vermerk, dass die bisherige mit ihrer Nummer ungültig ist; die alte bekommt in den Listen die Marke Berichtigt.
• Rücklastschrift: Geht eine bereits bescheinigte Zahlung zurück – zum Beispiel eine per Beitragslauf eingezogene Spende –, wird die Spende storniert und die Bescheinigung ersetzt. Bescheinigungen mit Handlungsbedarf tragen die Marke Zu korrigieren. Siehe Eine Rücklastschrift erkennen und verbuchen.
• Zuordnungen nachträglich ändern: Entfernst du eine Zahlungszuordnung, die schon bescheinigt ist, verlangt innoverein dein Passwort, weil die Bescheinigung danach nicht mehr stimmt.
• Selbst-Service: Mitglieder finden ihre Bescheinigungen als PDF im Mitgliederportal und in der App und bekommen beim Ausstellen eine Benachrichtigung.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Der Lauf steht auf Ausgeführt; jede Bescheinigung hat eine fortlaufende Nummer und ein PDF.
• Unter Belege gibt es je Bescheinigung einen Beleg vom Typ Spende.
• Die Personen haben die Bescheinigung per E-Mail bzw. Brief bekommen; Mitglieder finden sie zusätzlich im Mitgliederportal und in der App.
• Im Audit-Log stehen „Bescheinigungslauf ausgeführt“ bzw. „Zuwendungsbescheinigung erstellt“.

Typische Fragen

• Der Menüpunkt „Spenden“ fehlt. Die Gemeinnützigkeit ist in den Einstellungen nicht eingeschaltet oder dir fehlt das Recht, Zuwendungsbescheinigungen zu sehen.
• Eine Person fehlt in der Vorschau. Ihre Zahlungen sind keinem Spendenposten zugeordnet, sie liegen außerhalb des Zeitraums, oder sie ist für den Zeitraum schon bescheinigt.
• Kann ich eine Bescheinigung für einen Kontakt ausstellen? Ja – einzeln über den Reiter Zuwendungsbescheinigung im Kontaktprofil, auch für Ansprechpartner. Siehe Kontakte und Ansprechpartner verwalten.