Kontakte und Ansprechpartner verwalten

Nicht jeder, mit dem dein Verein zu tun hat, ist Mitglied oder Gast. Die Stadtwerke schicken Abschlagsrechnungen, die Bäckerei sponsert die Trikots, die Volkshochschule mietet die Halle, und beim Sportamt gibt es eine feste Ansprechpartnerin. Für alle diese Firmen, Einrichtungen und Personen gibt es die Kontakte. Ein Kontakt hat keine Mitgliedsnummer, zahlt keinen Beitrag und hat keinen Zugang zur App – er ist ein Eintrag im Adressbuch des Vereins, den du an vielen Stellen auswählen kannst.

Kontakt, Mitglied oder Gast?

• Mitglied: gehört dem Verein an, zahlt Beiträge, hat eine Mitgliedsnummer.
• Gast: nimmt teil, ohne Mitglied zu sein, etwa im Schnupperkurs, und kann ebenfalls Beiträge zahlen. Siehe Gäste anlegen und verwalten.
• Kontakt: alle anderen – Lieferanten, Sponsoren, Behörden, Kooperationspartner, Spenderinnen und Spender ohne Mitgliedschaft.

Ein Kontakt kann eine Firma oder eine Person sein. Zu einer Firma legst du beliebig viele Ansprechpartner an – etwa die Buchhaltung und die Geschäftsführung.

Die Kontaktverwaltung

Öffne im Menü Kontakte.

• Oben steht, wie viele Kontakte und Ansprechpartner es gibt 1.
• Der Schalter Ansprechpartner 2 blendet die Ansprechpartner direkt unter ihrer Firma ein oder aus. An der Firma zeigt eine Zahl, wie viele es sind.
• Jeder Kontakt hat eine Nr. aus der Kennung; Ansprechpartner tragen die Nummer ihrer Firma mit einem Zusatz wie „.01“ 3.
• Über das Suchfeld findest du Kontakte nach Name oder E-Mail-Adresse, die Spalten Kontakt und Ort lassen sich sortieren.
• Export lädt die Liste als Datei herunter, Import übernimmt Kontakte aus einer CSV-Datei mit den Spalten Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Straße, Hausnr, PLZ, Stadt, Typ und Notiz. Vor dem Import zeigt innoverein eine Vorschau.

Einen Kontakt anlegen

Klicke auf Neuer Kontakt. Ein Assistent führt dich durch drei Schritte. (Über den kleinen Pfeil neben dem Knopf wählst du stattdessen Ansprechpartner anlegen.)

1. Person – Schalte Firmenkontakt 1 ein, wenn es um eine Firma oder Einrichtung geht; dann trägst du den Firmennamen ein und optional Vor- und Nachnamen eines ersten Ansprechpartners. Für eine Einzelperson bleiben Vorname und Nachname Pflicht. Dazu kommen Foto bzw. Logo, E-Mail, Telefon (Festnetz und Mobil getrennt) und die Anschrift 2. Beim Tippen der Anschrift schlägt innoverein Orte und Straßen vor.
2. Bankverbindung – optional, zum Beispiel für Erstattungen oder Lastschriften.
3. Weiteres – ob der Kontakt Newsletter bekommen darf, benutzerdefinierte Felder (falls du welche für Kontakte eingerichtet hast) und eine Interne Notiz.

Mit Anlegen ist der Kontakt gespeichert. Du kannst den Assistenten nach dem ersten Schritt auch früher abschließen, sobald der Name steht.

Ansprechpartner ergänzen

Öffne die Firma und wechsle in den Reiter Ansprechpartner 1. Mit Ansprechpartner hinzufügen 2 legst du eine Person mit Name, Geschlecht, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum und Notiz an. Alternativ wählst du in der Kontaktverwaltung über den Pfeil neben Neuer Kontakt den Eintrag Ansprechpartner anlegen und suchst den Hauptkontakt aus.

Ansprechpartner erscheinen in der Liste unter ihrer Firma, können eigene Zuwendungsbescheinigungen bekommen und tauchen mit Geburtstag in den Jahrestagen auf. Über das Stift- bzw. Papierkorb-Symbol in der Zeile bearbeitest oder löschst du sie; das Löschen eines Ansprechpartners lässt sich nicht rückgängig machen.

Das Profil eines Kontakts

Ein Klick auf einen Kontakt öffnet sein Profil. Links stehen die Stammdaten mit Bearbeiten, rechts die Reiter:

• Profil: Anschrift, Kontaktdaten, Kontakttyp und Bankverbindung.
• Ansprechpartner: siehe oben.
• Notizen: interne Notizen, die nur die Verwaltung sieht.
• Rechnungen: alle Rechnungen an diesen Kontakt (mit Finanzen Basic und dem Recht, Rechnungen zu sehen).
• Belege: alle Belege, bei denen der Kontakt als Lieferant oder Kunde verknüpft ist.
• Zuwendungsbescheinigung: erscheint, wenn dein Verein in den Einstellungen als gemeinnützig eingetragen ist – mit allen Bescheinigungen des Kontakts und seiner Ansprechpartner.
• Dateien: Verträge, Mietvereinbarungen oder Korrespondenz zum Kontakt.
• Verlauf: wer wann was geändert hat.

Wo du Kontakte überall brauchst

Ein sauber gepflegter Kontakt spart später Tipparbeit, denn innoverein übernimmt Name, Anschrift und E-Mail-Adresse automatisch:

• Rechnungen, Angebote und wiederkehrende Rechnungen: Empfänger Kontakt wählen. Siehe Angebote erstellen, versenden und in Rechnungen umwandeln.
• Belege: als Lieferant oder Kunde verknüpfen.
• Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale: Auch Übungsleitungen ohne Mitgliedschaft werden als Kontakt geführt.
• Sitzungen: Kontakte lassen sich als Teilnehmende einladen, etwa ein Vertreter der Stadt.
• Spenden: Zuwendungsbescheinigungen für Spender ohne Mitgliedschaft.
• Newsletter und Listen: Kontakte mit erlaubtem Newsletter-Empfang lassen sich in Listen aufnehmen.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Der Kontakt steht in der Kontaktverwaltung mit eigener Nr.; Ansprechpartner erscheinen eingerückt unter ihrer Firma mit Zusatz wie „.01“.
• Beim Erfassen von Rechnungen, Angeboten oder Belegen lässt sich der Kontakt als Empfänger bzw. Lieferant oder Kunde auswählen.
• Im Audit-Log und im Reiter Verlauf des Kontakts steht der Eintrag „Erstellt“.

Typische Fragen

• Eine Person wird Mitglied – muss ich alles neu eintippen? Ja, ein Kontakt lässt sich nicht in ein Mitglied umwandeln. Lege das Mitglied neu an (siehe Ein neues Mitglied anlegen). Belege und Rechnungen bleiben beim Kontakt.
• Wie lösche ich einen Kontakt? In der Oberfläche gibt es dafür derzeit keinen Knopf. Ansprechpartner lassen sich löschen, Hauptkontakte nicht. Hat ein Kontakt eine Übungsleiter-Vereinbarung oder -Erklärung, darf er ohnehin nicht gelöscht werden, weil diese Unterlagen aufbewahrt werden müssen.
• Der Newsletter soll an einen Kontakt nicht mehr gehen. Öffne den Kontakt, klicke auf Bearbeiten und schalte im Abschnitt Weiteres den Newsletter-Empfang aus.