Eine Rechnung erstellen und festschreiben

Ob Bandenwerbung für einen Sponsor, die Miete für den Vereinsraum oder ein Trikot für ein Mitglied: Unter Rechnungen schreibst du Ausgangsrechnungen deines Vereins. Jede Rechnung entsteht zuerst als Entwurf, den du beliebig ändern kannst. Erst beim Festschreiben bekommt sie ihre fortlaufende Rechnungsnummer, ein PDF mit eingebetteter E-Rechnung (ZUGFeRD) und einen Beleg in der Buchhaltung. Danach ist sie unveränderbar – eine falsche Rechnung korrigierst du mit einer Stornorechnung. Rechnungen gehören zum Finanzen-Paket.

Rechnung oder Beitragslauf?

Mitgliedsbeiträge, Abteilungsbeiträge und Kursgebühren schreibst du nicht als einzelne Rechnung. Sie rechnet der Beitragslauf für alle auf einmal ab – siehe Mitgliedsbeiträge mit einem Beitragslauf abrechnen. Eine Rechnung ist für alles andere gedacht:

• Leistungen an Firmen und Sponsoren, etwa Bandenwerbung oder Trikotwerbung,
• Vermietung von Räumen oder Plätzen,
• Einzelverkäufe an Mitglieder oder Gäste, etwa Trikots, Schlüssel oder Fahrtkosten,
• regelmäßig wiederkehrende Beträge außerhalb der Beiträge, etwa eine monatliche Platzmiete (siehe unten).

Die Rechnungsliste

Öffne im Menü unter Finanzen den Punkt Rechnungen. Mit den Filtern 2 grenzt du die Liste auf Entwürfe, Festgeschrieben, Wird abgebucht, Bezahlt oder Storniert ein; daneben wählst du einen Bereich, also eine Abteilung oder einen Kurs. Jede Zeile 3 zeigt Nummer und Status, Datum, Empfänger und die Beträge.

Empfänger und Daten

Klicke auf Rechnung erstellen 1. Der Editor ist in Abschnitte gegliedert.

1. Wähle unter Empfänger 1, an wen die Rechnung geht: ein Mitglied (auch Gäste), einen Kontakt – etwa einen Sponsor oder eine Firma – oder Manuell für eine Anschrift, die nicht in innoverein steht. Bei Mitglied und Kontakt suchst du die Person und übernimmst Name, Anschrift und E-Mail automatisch. Mit dem kleinen × an der Marke wählst du jemand anderen.
2. Unter Bezug 2 ordnest du die Rechnung einer Abteilung oder einem Kurs zu, zum Beispiel für die Auswertung je Sparte. Ohne Bezug (ganzer Verein) ist der Normalfall.
3. Trage Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und auf Wunsch das Lieferdatum ein 3. Das Fälligkeitsdatum ist Pflicht; ab diesem Tag gilt die Rechnung als überfällig und kann gemahnt werden.
4. Optional formulierst du einen Einleitungstext. Leer lässt du ihn, wenn der Standardsatz passt.

Positionen erfassen

Jede Position hat einen Titel, der fett auf der Rechnung steht, und eine optionale Beschreibung. Darunter trägst du Menge, Einheit, Einzelpreis und den MwSt-Satz ein 3. Mit Position hinzufügen 1 kommt eine weitere Zeile dazu; über Artikel aus Inventar wählen… 2 übernimmst du Name, Preis und Steuersatz eines verkäuflichen Artikels aus deinem Inventar.

Für die Buchhaltung kannst du je Position die Sphäre und das Steuerkonto angeben 4. Beides gehört zusammen: Wählst du eine Sphäre, brauchst du auch ein Steuerkonto und umgekehrt. Über Durchsuchen findest du das passende Konto im Kontenrahmen SKR 42.

Unten rechnet die MwSt-Übersicht Netto, Steuer je Satz und Brutto aus. Im Abschnitt Zahlungshinweise legst du die Zahlweise fest – Auf Rechnung (Überweisung) oder SEPA-Lastschrift mit Mandat – und ergänzt bei Bedarf Steuerhinweis und Anmerkungen.

Verkäufliche Artikel aus dem Inventar – etwa Vereins-T-Shirts – übernimmst du mit Preis und Steuersatz als Position, siehe Inventar erfassen, ausleihen und verkaufen. Das Format der Rechnungsnummern stellst du unter Nummernkreise ein, siehe Buchungen festschreiben und an DATEV übergeben.

Prüfen und festschreiben

Mit Entwurf speichern sicherst du den Stand; Vorschau zeigt das PDF, bevor es endgültig wird. Passt alles, klickst du auf Festschreiben.

Bestätige die Rückfrage mit Festschreiben 1. innoverein vergibt jetzt die Rechnungsnummer, erzeugt das PDF mit E-Rechnung und legt unter Belege automatisch einen Einnahme-Beleg an.

Versenden, Zahlung erfassen, stornieren

Eine festgeschriebene Rechnung öffnest du aus der Liste. Dort stehen dir zur Verfügung:

• PDF herunterladen und Drucken.
• Per E-Mail senden: verschickt die Rechnung als PDF an die Adresse des Empfängers.
• Per POST senden: verschickt sie als Brief. Der Versand kostet Porto und wird über die Nutzungsabrechnung berechnet.
• Als bezahlt markieren: erfasst im Dialog Zahlung erfassen einen Zahlungseingang, auch einen Teilbetrag. Kommt das Geld auf einem verbundenen Bankkonto an, ordnest du die Buchung stattdessen unter Konten der Rechnung zu.
• Stornieren: erzeugt automatisch eine Stornorechnung mit eigener Nummer, die den Betrag aufhebt.

Rechnungen mit Zahlweise SEPA-Lastschrift stehen nach dem Festschreiben unter Wird abgebucht, bis der Einzug ausgelöst und die Zahlung erfasst ist. Den Einzug löst du in der Rechnung aus: als SEPA-XML-Datei für dein Online-Banking oder – bei einem mit innoverein verbundenen Konto – direkt. Lastschrift-Rechnungen werden nicht gemahnt. Ist eine solche Rechnung fällig und noch nicht eingezogen, steht sie auf Abbuchung überfällig, und Admins bekommen eine Sammelmail (abschaltbar im Profil unter Benachrichtigungen). Die Zahlweise kannst du auch nach dem Festschreiben noch ändern.

Rechnungen auf Rechnung, die nach dem Fälligkeitsdatum offen sind, übernimmt das Mahnwesen mit den Mahnstufen für Rechnungen.

Angebote und wiederkehrende Rechnungen

Beide Wege haben eigene Anleitungen: Angebote erstellen, versenden und in Rechnungen umwandeln und Wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen.

• Angebote schreibst du unter Finanzen → Angebote genauso wie Rechnungen, mit eigenem Nummernkreis und einer Gültigkeitsdauer. Nimmt der Empfänger an, machst du aus dem Angebot eine Rechnung, ohne die Positionen neu einzugeben.
• Wiederkehrende Rechnungen findest du als zweiten Reiter neben Rechnungen. Dort legst du eine Vorlage mit Empfänger, Positionen und Rhythmus an, etwa „monatlich“. innoverein erzeugt die Rechnungen dann selbst zum jeweiligen Termin.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• In der Rechnungsliste steht die Rechnung mit ihrer Rechnungsnummer und dem Status Festgeschrieben (bei Lastschrift Wird abgebucht).
• Unter Belege gibt es einen neuen Einnahme-Beleg mit dem Empfänger als Geschäftspartner.
• Nach Per E-Mail senden hat der Empfänger das PDF mit eingebetteter E-Rechnung bekommen.
• Im Audit-Log stehen „Rechnung erstellt“ und „Rechnung versendet“; nach einer erfassten Zahlung wechselt der Status auf Bezahlt.

Häufige Fragen

Ich habe mich in einer festgeschriebenen Rechnung vertippt. Storniere sie und schreibe eine neue. Stornorechnung und neue Rechnung bekommen je eine eigene Nummer; beide bleiben sichtbar. Das ist so gewollt und für die Buchhaltung richtig.

Wo finde ich die Rechnung in der Buchhaltung wieder? Unter Belege als Einnahme-Beleg, mit dem Empfänger als Geschäftspartner. Kommt das Geld auf dem verbundenen Konto an, ordnest du die Buchung der Rechnung zu – siehe Konten und Buchungen verwalten.

Muss ich Umsatzsteuer berechnen? Das hängt von eurer steuerlichen Lage und der Art der Leistung ab – frage im Zweifel eure Steuerberatung. innoverein rechnet mit dem Satz, den du je Position wählst.