Buchungen festschreiben und an DATEV übergeben

Buchhaltung im Verein heißt nicht nur, Zahlungen zuzuordnen. Irgendwann ist ein Monat oder ein Jahr abgeschlossen: Dann sollen die Zahlen nicht mehr verändert werden können, und das Steuerbüro braucht sie in seinem Programm. innoverein bietet dafür zwei Werkzeuge auf der Seite Finanzen → Konten: die Festschreibung und den DATEV-Export. Dazu gehören zwei Grundlagen, die du einmal einrichtest: die Sachkonten nach dem Kontenrahmen SKR 42 und die Nummernkreise für Rechnungen und Angebote.

Begriffe kurz erklärt

• Festschreiben: Buchungen und Belege bis zu einem Stichtag endgültig sperren. Danach lassen sie sich nicht mehr ändern, löschen, neu zuordnen oder aufteilen. Das verlangen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD): Was abgeschlossen ist, darf nicht unbemerkt geändert werden.
• SKR 42: der Standard-Kontenrahmen für Vereine und Stiftungen. Jede Buchung und jeder Beleg bekommt darin ein Sachkonto (bei innoverein auch Steuerkonto genannt), etwa „Mitgliedsbeiträge“ oder „Hallenmiete“, und eine Sphäre (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb).
• DATEV-Buchungsstapel: eine Datei im Format EXTF, die DATEV und viele andere Buchhaltungsprogramme direkt einlesen.
• Nummernkreis: die fortlaufende Nummerierung von Rechnungen, Stornorechnungen und Angeboten.

Nicht zu verwechseln: Das Festschreiben einer einzelnen Rechnung vergibt ihre Rechnungsnummer und macht sie unveränderlich – siehe Eine Rechnung erstellen und festschreiben. Die Festschreibung hier gilt für alle Buchungen und Belege bis zu einem Datum.

Sachkonten nach SKR 42

Den Kontenrahmen musst du nicht selbst anlegen – innoverein bringt den SKR 42 mit. Du wählst das passende Konto an drei Stellen über die Kontoauswahl mit Suche:

• am Finanzkonto selbst (Sachkonto (DATEV), etwa 16000 für eine Barkasse) – das ist im DATEV-Export die Gegenseite jeder Buchung;
• an jeder Buchung (oder je Teil einer aufgeteilten Buchung) zusammen mit der Sphäre;
• an jedem Beleg.

Regeln setzen Sachkonto und Sphäre bei wiederkehrenden Buchungen von selbst. Welches Konto für was gilt, klärst du am besten einmal mit eurem Steuerbüro.

Nummernkreise einrichten

Öffne Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungseinstellungen.

• Rechnungsnummernformat mit Platzhaltern: {nr} = laufende Nummer, {YEAR} = Jahr vierstellig, {YY} = zweistellig – zum Beispiel RE-{YEAR}-{nr} ergibt RE-2026-0001.
• Mindeststellenzahl: wie viele Stellen die Nummer mindestens hat (mit führenden Nullen).
• Nummernkreis jährlich zurücksetzen: Am Jahresanfang beginnt die Nummer wieder bei 1. Dann gehört das Jahr ins Format, sonst gäbe es Nummern doppelt.
• Dasselbe gibt es für das Stornonummernformat und unter Angebotseinstellungen für Angebote.

Mit dem roten Knopf …-Nummernkreis zurücksetzen startet die nächste Nummer sofort wieder bei 1. Das ist nur sinnvoll, wenn noch keine echten Rechnungen geschrieben wurden (etwa nach Testrechnungen) – Rechnungsnummern müssen eindeutig sein.

Daten festschreiben

Öffne Finanzen → Konten. Unter der Überschrift steht, bis wann zuletzt festgeschrieben wurde („Letzte Festschreibung: …“).

1. Klicke auf Festschreiben 1. Der Stand 3 zeigt, ob und bis wann schon festgeschrieben wurde.
2. Wähle im Dialog Festschreiben bis einschließlich – meist den letzten Tag eines Monats, Quartals oder Jahres.
3. Klicke auf Unwiderruflich festschreiben.

Was passiert: Alle Buchungen aller Konten und alle Belege bis zu diesem Tag tragen danach die Marke Festgeschrieben. Ändern, Löschen, neu Zuordnen, Aufteilen oder als Rücklastschrift markieren lehnt innoverein mit „Nicht möglich: Die Buchung ist festgeschrieben.“ ab. Neue Buchungen mit einem früheren Datum, etwa aus einem späten Kontoabruf, lassen sich weiterhin zuordnen, bis du erneut festschreibst.

Fehlerkorrekturen nach der Festschreibung machst du wie in der Buchhaltung üblich mit einer Gegenbuchung im laufenden Zeitraum.

Der DATEV-Export

Klicke auf DATEV-Export 2.

1. DATEV-Stammdaten 1: Beraternummer und Mandantennummer bekommst du vom Steuerbüro (Pflicht). Ebenso Geschäftsjahrbeginn (MM-TT, meist 01-01) und Sachkontenlänge – die Stellenzahl eurer Sachkonten in DATEV. Vorgegeben ist 4; die Konten des SKR 42 sind fünfstellig, frag deshalb das Steuerbüro, welcher Wert bei euch eingestellt ist.
2. SKR42-Konten 2: Konten für Sonderfälle – Klärungskonto (Geldtransit) (vorgegeben 13720), gewährte und erhaltene Skonti, Bankgebühren, Kursdifferenzen. Die Vorgaben passen in den meisten Fällen.
3. Optionen 3: Buchungen als festgeschrieben kennzeichnen lässt DATEV den Stapel gesperrt übernehmen – nur nach Absprache. BU-Schlüssel (Steuerschlüssel) aus Steuersatz ableiten aktivierst du nur, wenn die Gegenkonten keine Automatikkonten sind, sonst meldet DATEV einen Konflikt. Ob ihr Kleinunternehmer seid oder regelbesteuert, kommt aus den Vereinseinstellungen.
4. Zeitraum & Inhalt 4: Von und Bis; mit Nur festgeschriebene Buchungen (vorgewählt) exportierst du ausschließlich abgeschlossene Zeiträume – empfohlen, damit sich nichts mehr ändert, nachdem das Steuerbüro importiert hat.
5. Vorschau zeigt die Zahl der Buchungen, die Summen Soll und Haben und die Zahl der Belege.
6. Herunterladen (ZIP) erzeugt eine ZIP-Datei mit dem Buchungsstapel (EXTF_Buchungsstapel….csv) und den zugeordneten Belegen als Dateien. Gib sie dem Steuerbüro.

Exportiert werden alle Zahlungen der Bank- und Kassenkonten als Buchungssätze (reine Zahlungsbasis über das Klärungskonto). Die Einstellungen des Dialogs merkt sich innoverein für den nächsten Export; jede Änderung steht im Audit-Log.

Empfohlener Ablauf zum Monats- oder Jahresende

1. Kontoabruf aktualisieren, alle Buchungen zuordnen, Sachkonto und Sphäre prüfen.
2. Belege ohne Buchung und Buchungen ohne Beleg klären.
3. DATEV-Export ohne „Nur festgeschriebene“ ziehen und vom Steuerbüro prüfen lassen.
4. Nach der Freigabe bis zum Monatsende festschreiben.
5. Ab jetzt nur noch mit Nur festgeschriebene Buchungen exportieren.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Unter der Überschrift der Kontenseite steht „Letzte Festschreibung:“ mit deinem Stichtag.
• Buchungen und Belege bis zu diesem Tag tragen die Marke Festgeschrieben; Ändern lehnt innoverein mit „Nicht möglich: Die Buchung ist festgeschrieben.“ ab.
• Die Vorschau des DATEV-Exports nennt Buchungen, Summen Soll und Haben und Belege; die ZIP-Datei enthält den EXTF_Buchungsstapel….csv und die Belege.
• Im Audit-Log steht der Eintrag „DATEV-Export“.

Typische Fragen

• Der Export meldet „Bitte Berater- und Mandantennummer ausfüllen“. Ohne beide Nummern erzeugt innoverein keinen Stapel.
• Brauchen wir DATEV, wenn das Steuerbüro ein anderes Programm nutzt? Das EXTF-Format lesen auch Lexware, Addison, Agenda und viele andere. Frag nach dem Import für „DATEV-Buchungsstapel“.
• Wir haben aus Versehen zu weit festgeschrieben. Rückgängig geht es nicht. Korrigiere betroffene Buchungen mit Gegenbuchungen und besprich das mit dem Steuerbüro.
• Werden Beitragsläufe und Rechnungen mit exportiert? Exportiert werden die Zahlungen auf den Konten. Rechnungen und Beitragskonten sind offene Posten; im Stapel erscheinen sie, sobald das Geld eingegangen und zugeordnet ist.