Im Audit-Log und im Verlauf nachvollziehen, wer was geändert hat

In einem Verein arbeiten oft mehrere Personen in derselben Verwaltung: Vorstand, Kassenwart, Abteilungsleitungen. Wer hat die Adresse geändert? Wann wurde die Kündigung freigegeben? Wer hat den Beitragslauf ausgeführt? innoverein schreibt dazu bei fast jeder Änderung einen Eintrag ins Audit-Log. Du findest die Einträge an zwei Stellen:

• im Audit-Log unter System → Audit-Log – alle Einträge des Vereins an einem Ort, mit Suche und Filtern;
• im Reiter Verlauf einer Person, eines Kontakts, einer Abteilung, eines Kurses oder einer Rechnung – nur die Einträge zu diesem Datensatz.

Was ein Eintrag enthält

Jeder Eintrag hat einen Aktionstyp (farbige Marke, etwa „Mitglied bearbeitet“ oder „Kündigung freigegeben“), den Datensatz mit Namen, den Zeitpunkt und den Akteur – die Person, die gehandelt hat. War es das Mitglied selbst im Mitgliederportal oder in der App, steht dort sein Name; Abläufe, die innoverein selbst ausführt (etwa der nächtliche Mahnlauf), tragen einen Systemnamen.

Darunter steht, was geändert wurde – aber bewusst nur mit Bezeichnungen, nicht mit Werten: „Geändert: Anschrift, E-Mail-Adresse“ statt der alten und neuen Adresse. So landen keine Bankdaten oder Geburtsdaten im Protokoll, und das Audit-Log darf von mehr Personen gelesen werden als die Daten selbst.

Das Audit-Log durchsuchen

Öffne im Menü unter System den Punkt Audit-Log.

Die Filterleiste 1 hat sechs Felder, die du beliebig kombinierst:

• Volltextsuche – sucht in Name, Beschreibung und Akteur, während du tippst.
• Von und Bis – der Zeitraum.
• Akteur – nur Änderungen einer bestimmten Person, etwa des Kassenwarts.
• Aktionstyp – zum Beispiel nur „Mitglied archiviert“.
• Entity-Typ – nur Einträge zu einer Art von Datensatz, etwa Rechnungen oder Abteilungen.

Gesetzte Filter erscheinen als Marken unter der Leiste; mit dem × nimmst du einen einzeln weg, mit Filter zurücksetzen alle. Die Einträge 3 stehen von neu nach alt, unten blätterst du und stellst ein, wie viele Einträge eine Seite zeigt.

Mit CSV exportieren 2 lädst du die Einträge als Tabelle herunter. Sind Filter gesetzt, heißt der Knopf Gefilterte CSV exportieren und exportiert nur die Treffer – praktisch für die Kassenprüfung oder eine Auskunft nach der DSGVO.

Den Verlauf einer Person lesen

Öffne die Person und wähle den Reiter Verlauf.

Der Verlauf 1 zeigt alles, was diese Person betrifft 2 – nicht nur Änderungen an ihren Stammdaten, sondern auch:

• Rechnungen, Angebote und Buchungen auf ihrem Beitragskonto, Rücklastschriften, Ratenvereinbarungen und Mahnpausen;
• Beitritte zu Abteilungen und Kursen, Kündigungen und ihre Freigabe, Nachweise, Wartelisten-Plätze;
• Übungsleiter-Vereinbarungen und Dauerspenden;
• sicherheitsrelevante Ereignisse ihres Zugangs: Passwort geändert, zweiter Faktor eingerichtet oder zurückgesetzt, Passkey hinzugefügt, E-Mail-Adresse gewechselt. Einzelne Anmeldungen stehen bewusst nicht darin.

Abteilungen, Kurse, Kontakte und Rechnungen haben ihren eigenen Reiter Verlauf mit demselben Aufbau.

Wie lange Einträge aufbewahrt werden

Einträge im Audit-Log sind personenbezogene Daten – sie werden deshalb nicht ewig gespeichert. Die Dauer stellst du unter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → System im Abschnitt Aufbewahrung des Audit-Logs ein.

• Aufbewahrungsdauer 1: 1 Monat, 3 Monate (Standard) oder 6 Monate. Ältere Einträge löscht innoverein jede Nacht endgültig – im Audit-Log, im Verlauf der Personen und im Aktivitätsprotokoll der Spendenkampagnen.
• Ausnahme Buchhaltung 2: Einträge zu Rechnungen, Angeboten, Buchungen, Belegen, Konten und Beitragskonten, Rücklastschriften, Ratenvereinbarungen, Mahnungen, Übungsleiter-Abrechnungen, Zuwendungsbestätigungen, SEPA-Mandaten, Spenden und zu den Einstellungen der Beitragsabrechnung, des DATEV-Exports und des Mahnwesens bleiben 10 Jahre bis zum Jahresende erhalten. Ein Eintrag aus 2026 fällt also am 1. Januar 2037. So bleibt nachvollziehbar, wer eine Buchung geändert hat – wie es die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) verlangen.

Speichere über die Leiste am unteren Rand. Kürzt du die Dauer, verschwinden die älteren Einträge in der nächsten Nacht.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die gesetzten Filter erscheinen als Marken unter der Leiste, und die Liste zeigt nur die passenden Einträge.
• Gefilterte CSV exportieren lädt eine Datei mit genau diesen Treffern herunter.
• Nach dem Speichern der Aufbewahrungsdauer sind am nächsten Morgen keine älteren Einträge mehr zu sehen – außer den buchhaltungsrelevanten.

Typische Fragen

• Ich finde eine Änderung nicht. Prüfe den Zeitraum (ältere Einträge sind nach der Aufbewahrungsdauer gelöscht) und ob sie zu einem anderen Datensatz gehört – ein Abteilungsbeitritt steht etwa im Verlauf der Person und im Verlauf der Abteilung.
• Kann ich Einträge löschen oder ändern? Nein. Das Protokoll ist nur lesbar; es leert sich ausschließlich über die Aufbewahrungsdauer.
• Warum steht da nicht der alte Wert? Absicht: Werte wie Bankverbindung oder Geburtsdatum sollen nicht in einem Protokoll liegen, das mehr Menschen lesen dürfen. Den aktuellen Stand siehst du in der Person selbst.
• Sieht ein Mitglied sein eigenes Protokoll? Nein, der Verlauf ist nur in der Verwaltung sichtbar. Für eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO kannst du den Verlauf über die gefilterte CSV exportieren (Volltextsuche nach dem Namen).
• Wo sehe ich, wer sich wann angemeldet hat? Nicht im Audit-Log. Die eigenen Sitzungen siehst du unter Passkeys, Sitzungen und Wiederherstellung.