Die Bestandsmeldung an den Sportverband erstellen

Sportvereine melden ihrem Landessportbund einmal im Jahr, wie viele Mitglieder sie haben – meist zum Stichtag 1. Januar. Aus diesen Zahlen berechnen Landessportbund und Fachverbände Beiträge, Versicherungen und Zuschüsse. Gemeldet werden keine Namen, sondern nur Anzahlen je Geburtsjahrgang und Geschlecht. innoverein zählt diese Zahlen aus euren Mitgliedern zusammen und erzeugt die XML-Datei, die die Meldeportale der Landessportbünde einlesen können.

Begriffe kurz erklärt

• A-Meldung: Zahlen für den Gesamtverein – jedes Mitglied zählt genau einmal, aufgeteilt nach Jahrgang und Geschlecht.
• B-Meldung: Zahlen je Fachverband (Fußball, Turnen, Schwimmen …). Grundlage sind eure Abteilungen: Wer in zwei Abteilungen ist, zählt in beiden Fachverbänden.
• Stichtag: Der Tag, für den gezählt wird. Gemeldet werden Mitglieder, die an diesem Tag schon eingetreten und noch nicht archiviert waren.
• Fachverband-Bezeichnung: der Name, unter dem eine Abteilung in der B-Meldung erscheint. Welche Schreibweise euer Landessportbund erwartet, steht in seinen Unterlagen zur Bestandserhebung.

Schritt 1: Stammdaten und Art der Meldung

Öffne Einstellungen → Verbandsmeldungen.

1. Trage unter Stammdaten 1 die Vereins-/Mitgliedsnummer ein, unter der euer Verein beim Landessportbund geführt wird, dazu die Vereins-Bezeichnung und eine Ansprechperson. Bleibt die Bezeichnung leer, nimmt innoverein den Vereinsnamen.
2. Wähle unter Art der Meldung 2, was du erzeugen willst: A-Meldung (nur Gesamtverein), B-Meldung (nach Fachverband) oder Beide (A und B). Mit „Beide“ entstehen zwei Dateien.
3. Speichere über die Leiste am unteren Rand.

Schritt 2: Abteilungen den Fachverbänden zuordnen

Für die B-Meldung brauchst du die Tabelle Abteilung → Fachverband. Sie listet alle Abteilungen, die nicht archiviert sind.

• Trage in der Spalte Fachverband-Bezeichnung 1 je Abteilung den Namen des Fachverbands ein. Bleibt das Feld leer, steht die Abteilung ohne Fachverband in der Datei.
• Mit dem Haken In Meldung 2 entscheidest du, ob die Abteilung überhaupt gemeldet wird. Im Beispiel ist Schach ausgenommen, weil der Schachbund nicht über den Landessportbund meldet. Mitglieder dieser Abteilung zählen trotzdem in der A-Meldung mit.
• Speichere wieder über die Leiste unten.

Schritt 3: Vorschau prüfen und XML erzeugen

1. Wähle den Stichtag 1. Vorgegeben ist der 1. Januar des laufenden Jahres.
2. Klicke auf Vorschau 2. innoverein zählt, ohne etwas zu speichern, und zeigt 3, wie viele Mitglieder gemeldet werden und wie viele Zeilen die Datei hat. Warnungen nennen Mitglieder ohne Geschlecht (sie werden als „O“ für ohne Angabe gemeldet) oder ohne Geburtsdatum (sie bekommen einen leeren Jahrgang). Ergänze die Daten vorher in den Profilen, wenn dein Landessportbund das verlangt.
3. Klicke auf XML erzeugen. Ist der Knopf grau, hast du Stammdaten oder Zuordnung noch nicht gespeichert.
4. Lade die Datei im Meldeportal deines Landessportbunds hoch – du findest sie in der Historie.

Die Historie listet jede erzeugte Datei mit Zeitpunkt, Art, Stichtag und Anzahl. Ein Klick auf den Dateinamen 1 lädt sie herunter, das Papierkorb-Symbol 2 löscht eine Meldung samt Datei – etwa nach einem Probelauf.

Wer gezählt wird

• Mitglieder mit eingeschaltetem Schalter Verbandmeldung berücksichtigen. Er steht im Profil der Person im Abschnitt Weiteres und ist bei neuen Mitgliedern an. Schalte ihn zum Beispiel für fördernde Mitglieder aus, wenn dein Verband sie nicht gezählt haben will – mehr dazu in Ein neues Mitglied anlegen.
• Eintritt am oder vor dem Stichtag. Mitglieder ohne Eintrittsdatum zählen immer mit.
• Nicht archiviert – oder erst nach dem Stichtag archiviert. Du kannst also auch im Februar noch richtig zum 1. Januar melden, obwohl inzwischen jemand ausgetreten ist.
• In der B-Meldung nur über Abteilungen mit Haken In Meldung. Kurse spielen für die Meldung keine Rolle.

Wo die Dateien liegen

Jede erzeugte Datei liegt zusätzlich im Dateispeicher im Systemordner Verbandsmeldungen – siehe Den Dateispeicher und die Gruppenordner nutzen.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Vorschau nennt die Zahl der gemeldeten Mitglieder und Zeilen, im besten Fall ohne Warnungen.
• In der Historie steht die erzeugte Datei mit Zeitpunkt, Art, Stichtag und Anzahl; bei „Beide“ sind es zwei Dateien.
• Dieselbe Datei liegt im Dateispeicher im Systemordner Verbandsmeldungen.

Typische Fragen

• Die Zahl weicht von der Mitgliederliste ab. Die Liste zählt auch Gäste und zeigt den heutigen Stand. Die Meldung zählt nur Mitglieder mit Schalter Verbandmeldung berücksichtigen zum Stichtag.
• Ein Mitglied steht in zwei Fachverbänden. Das ist so gewollt: In der B-Meldung zählt jede Abteilung, in der A-Meldung die Person einmal.
• Unser Landessportbund will eine Excel-Datei. innoverein erzeugt nur das XML-Format der Bestandserhebung. Frag bei deinem Landessportbund nach dem Import für XML-Dateien aus Vereinsverwaltungen.
• Kann ich eine alte Meldung wiederholen? Ja – wähle den alten Stichtag und erzeuge erneut. Gezählt wird nach dem Stand, den innoverein zu diesem Tag kennt.