Admins und Leitungen einladen, ändern und entfernen

Die Vereinsverwaltung ist nicht für eine Person allein gedacht: Vorstand, Kassenwartin, Schriftführer und die Leitungen der Abteilungen und Kurse arbeiten mit. Jede dieser Personen bekommt ein eigenes Konto – niemals teilt ihr euch ein Passwort. Dieser Artikel zeigt, wie du Personen einlädst, was sie dabei erleben, wie du ihnen eine passende Rolle gibst und wie du bei einem Wechsel im Vorstand den Zugang sauber übergibst. Welche Rechte eine Rolle genau umfasst und wie du eigene Rollen baust, steht in Rollen und Rechte für Admins und Leitungen verwalten.

Drei Arten von Verwaltungskonten

• Vereins-Admin: voller Zugriff im eigenen Verein. Admins lädst du in den Einstellungen ein.
• Admin mit eigener Rolle: ebenfalls in den Einstellungen eingeladen, danach auf eine eigene Rolle eingeschränkt – zum Beispiel „Kassenprüfung“, die Finanzen nur lesen darf.
• Abteilungs- bzw. Kursleitung: sieht und bearbeitet nur, was ihre Rolle erlaubt, und das nur für die eigenen Gruppen. Leitungen lädst du direkt in der Abteilung bzw. im Kurs ein.

Ein Verwaltungskonto ist getrennt vom Mitgliedskonto: Wer zugleich Mitglied ist, hat für das Mitgliederportal und die App ein eigenes Konto – auch mit derselben E-Mail-Adresse. Die Anmeldung in der Vereinsverwaltung (mein.innoverein.de) nutzt das Verwaltungskonto. Eine Person, die schon für einen anderen Verein ein Verwaltungskonto hat, bekommt deinen Verein einfach dazu und wechselt nach der Anmeldung zwischen den Vereinen.

Einen Admin einladen

Öffne Einstellungen → Rollenverwaltung → Admins.

1. Klicke auf Admin einladen 1.
2. Bestätige im Dialog Identität bestätigen dein aktuelles Passwort – bei eingerichtetem zweiten Faktor zusätzlich den Code bzw. die Freigabe in der App.
3. Trage im Dialog Admin einladen den Vollständigen Namen und die E-Mail-Adresse ein und klicke auf Einladung senden.

Die Person steht danach mit dem Status Eingeladen in der Liste 2 und bekommt eine E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gültig ist. Mit Einladung widerrufen nimmst du eine noch nicht angenommene Einladung zurück; der Link funktioniert dann nicht mehr. Ist der Link abgelaufen, widerrufst du die Einladung und lädst neu ein.

Was die eingeladene Person erlebt

• Neu in der Vereinsverwaltung: Der Link führt auf Konto einrichten. Die Person sieht ihre Login-E-Mail, wählt ein Passwort (mindestens 8 Zeichen) und klickt auf Konto erstellen & anmelden.
• Hat schon ein Verwaltungskonto (für einen anderen Verein): Sie sieht Einladung zur Vereinsverwaltung und klickt auf Einladung annehmen. Dein Verein wird ihrem Konto hinzugefügt, sie meldet sich mit ihren bisherigen Zugangsdaten an.
• Verlangt dein Verein einen zweiten Faktor für Verwaltungskonten, richtet die Person ihn bei der ersten Anmeldung ein, bevor sie arbeiten kann. Siehe Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten.

Nach der Annahme wechselt der Status auf Aktiv.

Eine Rolle zuweisen

Neue Admins sind zunächst Vereins-Admins mit vollem Zugriff. Soll jemand weniger dürfen, klickst du in seiner Zeile auf Rolle & Einzelrechte:

• Wähle eine Rolle – eine eigene Rolle wie „Kassenprüfung“ oder „Schriftführung“.
• Darunter kannst du der Person einzelne Rechte zusätzlich geben oder ausdrücklich verbieten, ohne dafür eine eigene Rolle anzulegen.
• Speichere. Die Person muss sich danach neu anmelden, damit die neuen Rechte gelten.

Für dein eigenes Konto gibt es diesen Knopf nicht – so sperrst du dich nicht versehentlich selbst aus.

Abteilungs- und Kursleitungen einladen

Leitungen lädst du dort ein, wo sie zuständig sind: Öffne die Abteilung bzw. den Kurs, wechsle in den Reiter Abteilungsleiter bzw. Kursleiter und klicke auf Abteilungsleiter einladen bzw. Kursleiter einladen.

1. Gib die E-Mail-Adresse ein und klicke auf Prüfen 1. Gibt es schon ein Leitungskonto mit dieser Adresse, steht „Bereits als Leiter registriert“ – dann wird die Gruppe diesem Konto einfach hinzugefügt.
2. Sonst ergänzt du Vorname und Nachname und klickst auf Einladung senden 2.
3. Offene Einladungen stehen danach im Reiter unter Ausstehende Einladungen mit dem Datum, an dem sie ablaufen; mit Widerrufen nimmst du eine zurück.

Die Person bekommt wie ein Admin eine E-Mail, richtet ihr Konto ein oder nimmt die zusätzliche Gruppe an. Danach sieht sie in der Vereinsverwaltung genau das, was die Rolle Abteilungsleiter bzw. Kursleiter erlaubt – für ihre Gruppen. Eine Adresse, die in eurem Verein schon einem Vereins-Admin gehört, lässt sich nicht zusätzlich als Leitung einladen: Ein Admin hat ohnehin vollen Zugriff.

Alle Leitungen des Vereins siehst du gesammelt unter Einstellungen → Rollenverwaltung → Abteilungsleiter bzw. Kursleiter. Dort kannst du ein Leitungskonto sperren (die Person kann sich nicht mehr anmelden, behält aber ihre Gruppen), wieder entsperren oder löschen.

Zugang entfernen und Übergabe beim Vorstandswechsel

• Admin entfernen: In der Admin-Liste klickst du in der Zeile auf Entfernen und bestätigst. Die Person verliert den Zugang zu deinem Verein. Ein Konto, das sie für andere Vereine nutzt, bleibt bestehen.
• Leitung entfernen: Im Reiter Abteilungsleiter bzw. Kursleiter der Gruppe klickst du auf Entfernen. Leitet die Person noch andere Gruppen, behält sie diese.
• Dich selbst kannst du nicht entfernen.

Bei einem Vorstandswechsel gehst du deshalb so vor:

1. Der bisherige Vorstand lädt die neue Person als Admin ein.
2. Die neue Person nimmt die Einladung an und richtet bei Bedarf ihren zweiten Faktor ein.
3. Die neue Person prüft, dass sie alles sieht, und entfernt danach den bisherigen Vorstand – oder schränkt ihn auf eine Rolle ein, wenn er weiter mitarbeitet.
4. Prüft gemeinsam die Vereinsdaten (Vorstand, Ansprechpartner, Unterschrift auf Zuwendungsbescheinigungen) und gebt Passwörter nie weiter.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Person steht in der Admin-Liste bzw. unter Ausstehende Einladungen mit dem Status Eingeladen, nach der Annahme mit Aktiv.
• Eine Leitung erscheint im Reiter Abteilungsleiter bzw. Kursleiter der Gruppe und unter Einstellungen → Rollenverwaltung.
• Im Audit-Log stehen „Admin eingeladen“ und „Admin-Einladung angenommen“, bei Leitungen „Abteilungsleiter eingeladen“ bzw. „Kursleiter eingeladen“, beim Entfernen „Admin entfernt“.

Typische Fragen

• Die Einladungs-Mail kommt nicht an. Prüfe die Adresse und den Spam-Ordner. Widerrufe die Einladung bei einem Tippfehler und lade neu ein.
• Eine Leitung sieht ein Menü nicht. Ihre Rolle enthält das Recht nicht oder nur für andere Gruppen. Passe die Rolle an – siehe Rollen und Rechte für Admins und Leitungen verwalten.
• Ein Mitglied soll auch Admin werden. Lade es als Admin ein. Es bekommt ein zweites, eigenes Verwaltungskonto; sein Mitgliedskonto bleibt unverändert.
• Jemand hat sein Passwort vergessen. Über Passwort vergessen? auf der Anmeldeseite setzt die Person es selbst zurück. Zu Sicherheit, Passkeys und Sitzungen siehe Passkeys, Sitzungen und Wiederherstellung.