Rollen und Rechte für Admins und Leitungen verwalten

In der Vereinsverwaltung arbeiten oft mehrere Personen: der Vorstand, die Kassenwartin, Abteilungs- und Kursleitungen. Mit Rollen legst du fest, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf. Es gibt drei vordefinierte Rollen – Vereins-Admin, Abteilungsleiter und Kursleiter – und auf Wunsch eigene Rollen, die du genau zuschneidest. Alles findest du in den Einstellungen im Reiter Rollenverwaltung. Rollen bearbeiten können nur Vereins-Admins.

Die Rollenverwaltung im Überblick

Öffne Einstellungen und wähle den Reiter Rollenverwaltung 1. Links stehen vier Bereiche: Rollen, Admins, Abteilungsleiter und Kursleiter.

Im Bereich Rollen siehst du alle Rollen mit Beschreibung, Typ und der Zahl ihrer Berechtigungen 3:

• Vereins-Admin hat immer vollen Zugriff im eigenen Verein und lässt sich nicht einschränken. Über Rechte ansehen siehst du nur, was die Rolle umfasst.
• Abteilungsleiter und Kursleiter sind für die Leitungen deiner Gruppen gedacht. Sie wirken nur auf die eigenen Abteilungen bzw. Kurse der Person.
• Eigene Rollen legst du mit Neue Rolle 2 an, zum Beispiel für eine Kassenprüfung, die nur Finanzen lesen soll.

Rechte einer Rolle anpassen

Ein Klick auf Berechtigungen neben einer Rolle öffnet die Rechte-Tabelle. Die Rechte sind nach Bereichen gruppiert – Mitglieder, Gäste, Kontakte, Finanzen, Kalender und so weiter.

• Jede Zeile 2 ist ein einzelnes Recht, etwa „Mitglieder ansehen“ oder „Zahlungsdaten bearbeiten“. Mit dem Schalter unter Aktiv schaltest du es ein oder aus.
• Unter Scope 3 legst du fest, wie weit das Recht reicht: Alle (global) für den ganzen Verein, Eigene Abteilungen oder Eigene Kurse. Manche Rechte wirken nur vereinsweit; dann weist die Tabelle darauf hin.
• Nur Abweichungen zeigen 1 blendet alles aus, was der Voreinstellung entspricht. Angepasste Zeilen sind markiert.
• Die Rollen Abteilungsleiter und Kursleiter kannst du für deinen Verein anpassen. Die Änderung gilt nur bei euch, und Standard wiederherstellen 4 setzt jederzeit auf die Voreinstellung von innoverein zurück.

Speichere mit Speichern.

Wer wann welche Rolle geändert hat, siehst du im Audit-Log – siehe Im Audit-Log und im Verlauf nachvollziehen, wer was geändert hat.

Eine eigene Rolle anlegen

Klicke im Bereich Rollen auf Neue Rolle. Der Assistent hat zwei Schritte:

1. Grunddaten: Name, optional eine Beschreibung und eine Vorlage 1. Wählst du zum Beispiel Abteilungsleiter, sind deren Rechte im nächsten Schritt schon vorausgewählt. Mit „Leer (keine Permissions)“ fängst du bei null an. Weiter geht es mit Weiter 2.
2. Berechtigungen: dieselbe Rechte-Tabelle wie oben. Die neue Rolle hat genau die Rechte, die hier aktiv sind – anders als der Vereins-Admin hat sie keinen Vollzugriff. Mit Rolle anlegen speicherst du.

Admins einladen und Rollen zuweisen

Das Einladen, Entfernen und die Übergabe von Zugängen beschreibt ausführlich Admins und Leitungen einladen, ändern und entfernen – hier geht es um die Rechte, die eine Rolle mitbringt.

Im Bereich Admins siehst du alle Konten der Vereinsverwaltung mit ihrer Rolle 2 und ihrem Status.

• Einladen: Klicke auf Admin einladen 1. Zur Sicherheit bestätigst du zuerst dein Passwort. Dann trägst du Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein und klickst auf Einladung senden. Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gültig ist. Wie viele Admin-Konten möglich sind, hängt von deinem Tarif ab.
• Rolle zuweisen: Neue Admins sind zunächst Vereins-Admins. Soll jemand weniger dürfen, klickst du in seiner Zeile auf Rolle & Einzelrechte und weist eine eigene Rolle zu. Dort kannst du der Person außerdem einzelne Rechte zusätzlich geben oder ausdrücklich verbieten. Für dein eigenes Konto gibt es den Knopf nicht, damit du dich nicht versehentlich selbst aussperrst.
• Entfernen: Mit Entfernen nimmst du einer Person den Zugang zur Vereinsverwaltung. Eine noch nicht angenommene Einladung nimmst du mit Einladung widerrufen zurück.

Abteilungs- und Kursleitungen

Leitungen lädst du nicht hier ein, sondern direkt in der Abteilung oder im Kurs, im Reiter Abteilungsleiter bzw. Kursleiter – so ist klar, für welche Gruppe die Person zuständig ist. Die Bereiche Abteilungsleiter und Kursleiter der Rollenverwaltung zeigen dir alle Leitungen und offenen Einladungen des Vereins auf einen Blick. Wie die Einladung funktioniert, beschreibt Abteilungen und Kurse verwalten.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Im Bereich Rollen steht die neue Rolle mit der Zahl ihrer Berechtigungen; angepasste Leiterrollen tragen markierte Zeilen.
• Im Bereich Admins zeigt die Spalte Rolle die zugewiesene Rolle.
• Nach der Neuanmeldung sieht die Person genau die Menüpunkte, die ihre Rolle erlaubt.
• Im Audit-Log stehen „Rolle erstellt“, „Rollen-Berechtigungen aktualisiert“ oder „Rolle zugewiesen“.