Eine Sitzung planen und das Protokoll führen

Vorstandssitzungen, Abteilungsversammlungen oder das Treffen der Übungsleitungen: Unter Sitzungsprotokolle planst du jede Sitzung mit Termin, Ort und Teilnehmenden, legst die Tagesordnung an und schreibst das Protokoll direkt zu jedem Tagesordnungspunkt (TOP) mit. Beschlüsse und Abstimmungen werden festgehalten, und am Ende erzeugt innoverein ein Protokoll-PDF mit Prüfsumme, das du freigibst und an alle Teilnehmenden verschickst. Mitglieder, die eingeladen sind, sehen das freigegebene Protokoll auch in der App.

Der Ablauf auf einen Blick

Eine Sitzung durchläuft in innoverein vier Stände:

1. Geplant – du legst Termin, Ort, Teilnehmende und Tagesordnung an und verschickst die Einladungen.
2. Laufend – während der Sitzung hakst du die Anwesenden an, schreibst zu jedem TOP mit und stimmst ab.
3. Abgeschlossen – alles ist gesperrt; du erzeugst das Protokoll-PDF und prüfst es.
4. Freigegeben – die geprüfte Fassung geht an die Teilnehmenden und ist endgültig.

Fällt eine Sitzung aus, setzt du sie auf Abgesagt; sie bleibt mit ihren Daten in der Liste.

Eine Sitzung anlegen

Öffne im Menü unter Organisation den Punkt Sitzungsprotokolle. Die Liste 3 zeigt Beginn, Titel, Ort, Teilnehmende, Zahl der TOPs und Status; die Filter 2 grenzen nach Geplant, Laufend, Abgeschlossen oder Abgesagt ein.

Klicke auf Neue Sitzung 1. Ein Assistent fragt in drei Schritten:

1. Grunddaten: Titel und optional eine Beschreibung.
2. Termin & Ort: Beginn und Ende sowie ein Ort als Freitext oder ein gebuchter Raum. Die Sitzung erscheint automatisch im Kalender, ein gewählter Raum im Belegungsplan.
3. Zugriff: Wer die Sitzung sehen und bearbeiten darf – Vorstand (nur Admins), Alle Abteilungsleiter, Alle Kursleiter oder einzelne Abteilungen und Kurse. Mehrere Angaben sind möglich. Admins sehen jede Sitzung, Leitungen nur die ihnen zugeordneten.

Mit Anlegen ist die Sitzung im Status Geplant gespeichert.

Teilnehmende und Einladungen

Ein Klick auf die Sitzung öffnet ihre Seite.

• Über Teilnehmer hinzufügen 4 wählst du Mitglieder, Gäste, Kontakte oder Konten der Vereinsverwaltung aus; Externe trägst du mit Name und E-Mail ein.
• Einladungen versenden 1 schickt allen Teilnehmenden mit E-Mail-Adresse eine Einladung mit Kalendereintrag. Externe können über einen Link in der Mail zu- oder absagen; die Rückmeldung steht dann in der Liste. Du kannst sie auch selbst eintragen.
• Die Zuordnung unter Zugriff 3 änderst du jederzeit mit Ändern, Titel, Zeit und Ort mit Bearbeiten.
• Im Bereich Erinnerungen weiter unten planst du auf Wunsch eine Erinnerung per E-Mail, SMS oder Glocke, etwa einen Tag vorher.

Den Status 2 stellst du im Auswahlfeld oben um. Zu Beginn der Sitzung setzt du ihn auf Laufend und hakst bei den Teilnehmenden Anwesend an.

Tagesordnung und Protokoll

Mit TOP anlegen baust du die Tagesordnung auf. Jeder TOP hat eine eigene Karte:

• Im Protokoll-Text 1 schreibst du mit, was besprochen wurde – mit derselben einfachen Formatierung wie bei den Neuigkeiten. innoverein speichert während des Schreibens von selbst; oben rechts steht dann Gespeichert.
• Beschluss-Text und Beschluss-Status 2 halten fest, was entschieden wurde: angenommen, abgelehnt, vertagt oder offen.
• Abstimmung anlegen 3 startet eine Abstimmung zu diesem TOP. Abgestimmt wird je anwesender Person mit Ja, Nein oder Enthaltung; das geht nur, solange die Sitzung Laufend ist. Die Abstimmung ist nicht geheim – für geheime Wahlen nutzt du Online-Wahlen.
• Unter Kommentare sammelst du Anmerkungen zu einem TOP.

Mit dem Add-on Projekte machst du aus einem Tagesordnungspunkt mit Aufgabe erstellen direkt eine Karte auf einem Board – siehe Projekte mit Boards, Listen und Karten organisieren.

Abschließen und Protokoll freigeben

Ist die Sitzung vorbei, setzt du den Status auf Abgeschlossen und bestätigst die Rückfrage mit Abschließen. Ab jetzt sind Tagesordnung, Protokoll-Text, Beschlüsse, Teilnehmende und Abstimmungen gesperrt.

1. Klicke unter Protokoll-Versionen auf Neue Version erzeugen 1. innoverein erstellt das PDF mit allen TOPs, Beschlüssen, Abstimmungsergebnissen und einer Prüfsumme in der Fußzeile. Mit Ansehen prüfst du es.
2. Passt alles, klickst du an der Version auf Freigeben. Die Rückfrage nennt die Zahl der Empfänger: Die freigegebene Fassung geht als PDF per E-Mail an alle Teilnehmenden und steht eingeladenen Mitgliedern in der App zur Verfügung.
3. Fällt dir vor der Freigabe ein Fehler auf, öffnest du die Sitzung mit Wieder öffnen und deinem Passwort, korrigierst, schließt erneut ab und erzeugst eine neue Version.

Die Erinnerungen darunter legst du mit Erinnerung anlegen 2 vor der Sitzung an – nach dem Abschließen sind sie gesperrt.

Nach der Freigabe

• Später noch verschicken: Kommt jemand dazu, der das Protokoll braucht, trägst du die Person als Teilnehmende ein und schickst ihr die freigegebene Fassung in der Teilnehmerliste über die Spalte Protokoll mit Senden. Mit Protokoll an alle senden geht sie noch einmal an alle mit E-Mail-Adresse.
• Wer sieht es? Eingeladene Mitglieder sehen in der App immer nur die neueste freigegebene Version. Entwürfe und Versionen, die nicht freigegeben sind, sieht niemand außerhalb der Vereinsverwaltung.
• Ablage: Das PDF bleibt bei der Sitzung gespeichert. Du musst es nicht zusätzlich in den Dateispeicher legen; brauchst du eine Sammlung aller Protokolle eines Jahres, lade die Versionen herunter.
• Aus einer Versammlung mit Wahl: Für eine geheime Wahl auf der Mitgliederversammlung nutzt du eine Online-Wahl und vermerkst das Ergebnis im passenden TOP; das Wahlprotokoll legst du dem Sitzungsprotokoll bei.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Sitzung steht in der Liste mit ihrem Status und erscheint im Kalender, ein gewählter Raum im Belegungsplan.
• Nach Einladungen versenden zeigt die Teilnehmerliste die Rückmeldung derer, die zu- oder abgesagt haben.
• Unter Protokoll-Versionen steht eine freigegebene Version; die Teilnehmenden haben das PDF per E-Mail bekommen, eingeladene Mitglieder sehen es in der App.
• Im Audit-Log steht „Sitzungsprotokoll veröffentlicht“.

Häufige Fragen

Wer darf Sitzungen anlegen? Admins und alle, deren Rolle das Recht für Sitzungsprotokolle hat. Leitungen sehen und bearbeiten nur Sitzungen, die ihnen unter Zugriff zugeordnet sind – eine Vorstandssitzung mit Zugriff „Vorstand (nur Admins)“ bleibt für sie unsichtbar. Siehe Rollen und Rechte verwalten.

Bekommen Teilnehmende ohne E-Mail-Adresse etwas? Nein, weder Einladung noch Protokoll. Trage die Adresse im Profil nach oder gib ihnen das PDF auf anderem Weg.