Türen mit der Schlüsselverwaltung (Nuki) öffnen und freigeben

Wer hat den Schlüssel zur Halle, wer zum Geräteraum? Mit der Schlüsselverwaltung ersetzt ihr Schlüsselbund und Übergabelisten durch Nuki-Smartlocks. Die Schlösser hängen an euren Räumen in innoverein, und die Tür öffnet sich per Knopfdruck in der Verwaltung, im Mitgliederportal oder in der App – aber nur für Personen, die gerade dürfen: eine Abteilungsleitung, wer den Raum gebucht hat, oder jemand mit einer befristeten Freigabe. Jede Öffnung steht im Protokoll.

Wichtig: Türen öffnen sich nur über innoverein. Es gibt keine Zahlencodes und keine Einladungen in die Nuki-App für Mitglieder; innoverein prüft jedes Mal selbst, ob die Person darf.

Schritt 1: Das Nuki-Konto verbinden

Öffne Organisation → Räume und wähle den Reiter Schlüssel.

1. Erstelle in Nuki Web unter Konto → API einen API-Token mit den Berechtigungen „Smartlocks ansehen und bedienen“ und „Aktivitätsprotokoll ansehen“.
2. Füge ihn im Reiter Schlüssel 1 unter API-Token 2 ein.
3. Empfohlen: Trage in Nuki Web unter „Nuki Advanced API Integration“ die angezeigte Webhook-URL ein, wähle die Ereignisse „DEVICE_STATUS“ und „DEVICE_LOGS“ und kopiere das dort angezeigte OAuth2 API Secret in das Feld darunter 3. Dann meldet Nuki jede Änderung sofort – Auf- und Zusperren, Akkustand, Protokoll. Ohne Secret fragt innoverein den Stand nur regelmäßig ab (bis zu 15 Minuten Verzug).
4. Klicke auf Verbinden.

Der Token wird verschlüsselt gespeichert. Die Karte zeigt danach Verbunden und den Stand des Echtzeit-Status (Webhook): Aktiv, Wartet auf das erste Ereignis oder Inaktiv (Polling). Meldet Nuki den Token als ungültig, steht dort Fehler – erzeuge dann einen neuen Token.

Schritt 2: Schlösser den Räumen zuordnen

Unter Smartlocks erscheinen alle Schlösser aus eurem Nuki-Konto mit Online/Offline und Batteriestand. Neue Schlösser holst du mit Von Nuki aktualisieren. Wähle für jedes Schloss den Zugeordneten Raum. Ein Schloss ohne Raum wird nicht verwendet.

Schritt 3: Festlegen, wer die Tür öffnen darf

Klicke in Räume an der Raumkarte auf Bearbeiten und wähle links den Bereich Zutritt.

Wer darf die Tür öffnen? 1 – Admins dürfen immer. Dazu eine der Regeln:

• Nur Admins (Vorgabe für neue Räume);
• Alle – jedes Mitglied mit Zugang;
• Abteilungsleiter bzw. Kursleiter – alle Leitungen;
• Bestimmte Personen (über Freigaben) – nur wer unten freigegeben ist.

Zutritt bei eigener Raumbuchung 2: Wer den Raum gebucht hat, kommt im Zeitraum der Buchung hinein, mit einem Puffer von standardmäßig 15 Minuten davor und danach. Das gilt auch für wiederkehrende Buchungen.

Zutrittsfreigaben 3: Mit Freigabe gibst du einer Person Zutritt – unbegrenzt oder zeitlich befristet mit Gültig ab/Gültig bis, Wochentagen und Uhrzeit von/bis. Beispiel: die Reinigungskraft montags und donnerstags 7 bis 9 Uhr. Freigaben gelten unabhängig von der Regel oben, auch bei „Nur Admins“. Mit Freigabe entziehen beendest du sie sofort. Die Person wird über neue Freigaben benachrichtigt.

Speichere den Raum.

Eine Tür öffnen

In der Verwaltung: Im Reiter Schlüssel öffnet Bedienen neben einem Schloss die Fernbedienung. Der Schieber sperrt auf und zu; Tür öffnen zieht die Falle zurück, sodass die Tür aufgedrückt werden kann – zur Sicherheit erst mit einem zweiten Klick innerhalb von fünf Sekunden. Der Status aktualisiert sich danach von selbst. Ist ein Schloss Offline, lässt es sich nicht bedienen.

Mitglieder und Leitungen sehen im Mitgliederportal und in der App unter Zutritt genau die Türen, die sie in diesem Moment öffnen dürfen, mit derselben Bedienung.

Das Zutrittsprotokoll

Unter den Schlössern steht das Zutrittsprotokoll – filterbar nach Raum. Jede Zeile nennt Zeitpunkt, Person, Raum, Aktion (Aufgesperrt, Zugesperrt, Tür geöffnet, Lock ’n’ Go, Türsensor), Quelle („innoverein“ oder „Extern (Nuki)“ für die Nuki-App, Auto-Lock, Taster oder Bedienung am Schloss), Berechtigung (Admin, Alle, Abteilungsleiter, Kursleiter, Zutrittsfreigabe, Raumbuchung) und Ergebnis (Erfolgreich, Fehlgeschlagen, Abgelehnt). Türaktionen über innoverein stehen zusätzlich im Audit-Log.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Karte im Reiter Schlüssel zeigt Verbunden, beim Echtzeit-Status im besten Fall Aktiv.
• Unter Smartlocks steht jedes Schloss Online mit Batteriestand und dem zugeordneten Raum.
• Nach Tür öffnen steht im Zutrittsprotokoll eine Zeile mit Quelle „innoverein“ und Ergebnis Erfolgreich; die Türaktion steht auch im Audit-Log.
• Eine berechtigte Person sieht die Tür im Mitgliederportal und in der App unter Zutritt.

Typische Fragen

• „Aktion fehlgeschlagen. Ist das Schloss online?“ Prüfe Bridge bzw. WLAN und Batterie. Ein Schloss offline lässt sich nicht aus der Ferne bedienen.
• Ein Mitglied sieht die Tür nicht. Es braucht einen App-Zugang (Zugänge zur Mitglieder-App verwalten) und muss gerade berechtigt sein – bei einer Buchung erst im Zeitfenster mit Puffer.
• Was kostet es? Das Add-on hat eine monatliche Grundgebühr; das Öffnen selbst kostet nichts.
• Verbindung entfernen? Verbindung entfernen löst die Verbindung zu Nuki. Alle Schloss-Zuordnungen gehen verloren, das Zutrittsprotokoll bleibt erhalten.