Termine, Terminserien und Räume im Kalender verwalten

Im Kalender stehen alle Termine deines Vereins an einem Ort: Versammlungen, Trainingszeiten der Abteilungen und die Termine deiner Kurse. Mitglieder sehen die Termine im Mitgliederportal und in der App – jeweils die des ganzen Vereins und die ihrer eigenen Abteilungen und Kurse. Über die Räume verwaltest du Hallen, Plätze und Vereinsräume; innoverein prüft bei jeder Buchung, ob der Raum frei ist, und zeigt die Belegung im Wochenplan.

Der Kalender im Überblick

Öffne im Menü unter Organisation Kalender. Oben wechselst du zwischen den Ansichten 2 Monat, Woche, Tag und Liste, mit den Pfeilen blätterst du, und Heute springt zurück zum aktuellen Datum.

Jeder Termin 3 trägt eine Marke, zu welcher Ebene er gehört, etwa Kurs oder Abt.. Ein Klick öffnet die Details. Termine von Kursen erscheinen automatisch, sobald du einem Kurs feste Zeiten gibst – du musst sie nicht zusätzlich eintragen. Für einen neuen Termin klickst du auf Neues Ereignis 1.

Einen Termin anlegen

1. Gib einen Titel ein, zum Beispiel „Mitgliederversammlung“, und auf Wunsch eine Beschreibung.
2. Wähle die Sichtbarkeit 1: Vereinsebene sehen alle Mitglieder. Mit Abteilung oder Kurs wählst du eine Gruppe aus; dann sehen den Termin nur deren Mitglieder.
3. Lege Startdatum, Startzeit und Endzeit fest. Für einen Termin über den ganzen Tag setzt du den Haken bei Ganztägig 3, dann gibst du Start- und Enddatum an.
4. Unter Ort trägst du eine Adresse oder Bezeichnung ein, und eine Farbe macht den Termin im Kalender leichter erkennbar.
5. Unter Raumbuchung 4 wählst du einen deiner Räume aus. innoverein prüft sofort, ob er zu dieser Zeit frei ist.

Speichere mit dem Knopf Neues Ereignis unten im Dialog.

Wiederkehrende Termine (Serien)

Für regelmäßige Termine wie ein wöchentliches Training setzt du den Haken bei Wiederholung 2. Dann legst du fest:

• Alle … Tage, Wochen, Monate oder Jahre – zum Beispiel alle 1 Wochen oder alle 2 Wochen.
• An Tagen: die Wochentage, an denen der Termin stattfindet. Unterscheiden sich die Zeiten oder Räume je Wochentag, nutzt du Zeiten je Tag festlegen bzw. Räume je Tag festlegen.
• Bei monatlichen Serien wählst du einen festen Tag des Monats oder etwa den ersten Dienstag.
• Endet: nie, an einem bestimmten Datum oder nach einer Anzahl von Wiederholungen.
• Starttermin wählen: innoverein listet die passenden Daten, du wählst den ersten Termin der Serie.

Änderst oder löschst du später einen Termin aus einer Serie, fragt innoverein, ob die Änderung nur für dieses Ereignis, für dieses und zukünftige oder für alle Ereignisse der Serie gelten soll.

Anwesenheit am Termin erfassen

Jeder Termin hat neben Details den Reiter Anwesenheit 1. Bei Terminen einer Abteilung oder eines Kurses stehen dort alle aktiven Teilnehmenden der Gruppe 3, bei Terminen auf Vereinsebene alle Mitglieder.

Für jede Person wählst du anwesend, abwesend oder entschuldigt; oben zählt innoverein mit, wie viele noch offen sind. Mit Alle anwesend 2 setzt du alle noch offenen Personen auf einmal und korrigierst danach nur die Ausnahmen. Ein zweiter Klick auf denselben Knopf einer Person nimmt die Angabe zurück, und die Suche hilft in langen Listen. Mit Speichern 4 hältst du die Liste fest. Die Anwesenheit dürfen alle erfassen, die Termine bearbeiten oder das Recht für die Anwesenheit haben – zum Beispiel Kursleitungen.

Räume anlegen und Belegung prüfen

Unter Räume legst du mit Neuer Raum deine Räume an. Im ersten Schritt vergibst du Name, Beschreibung, Kapazität und Farbe. Im Schritt Buchung legst du fest:

• Sichtbarkeit: Innerhalb der Organisation (alle Mitglieder sehen die Belegung), Privat (nur Admins) oder Öffentlich. Bei öffentlichen Räumen bekommst du einen Direktlink und einen iframe-Code, mit dem du den Belegungsplan auf deiner Vereinswebseite zeigst.
• Buchungsberechtigung: wer den Raum buchen darf – alle, Abteilungsleitungen, Kursleitungen oder bestimmte Personen.
• Überbuchung zulassen: Nur wenn der Raum mehrfach gleichzeitig gebucht werden darf, etwa ein großer Sportplatz.

Ein Klick auf einen Raum öffnet seinen Belegungsplan als Wochenansicht. Mit den Pfeilen neben Heute 1 wechselst du die Woche, jede Buchung 2 zeigt Termin und Uhrzeit.

Sitzungen mit Tagesordnung und Protokoll legst du nicht als Termin an, sondern unter Sitzungsprotokolle – sie erscheinen dann von selbst im Kalender. Siehe Eine Sitzung planen und das Protokoll führen. Die Kurstermine einer Serie entstehen beim Anlegen des Kurses, siehe Abteilungen und Kurse.

Wer bei einem Termin da war, hältst du direkt am Termin fest – siehe Anwesenheit am Termin erfassen. Aus diesen Einheiten entsteht auch die Abrechnung der Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale abrechnen.

Mit dem Add-on Schlüsselverwaltung öffnen sich die Türen eurer Räume über Nuki-Smartlocks direkt aus innoverein – auch für Personen mit eigener Raumbuchung. Siehe Türen mit der Schlüsselverwaltung (Nuki) öffnen und freigeben.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Der Termin steht im Kalender mit der Marke seiner Ebene; bei einer Serie an jedem gewählten Tag.
• Mitglieder der Zielgruppe sehen ihn im Mitgliederportal und in der App.
• Mit Raumbuchung erscheint der Termin im Belegungsplan des Raums – und es gab keine Meldung Raumkonflikt.
• Nach dem Speichern der Anwesenheit zeigt der Reiter Anwesenheit keine offenen Personen mehr; im Audit-Log steht „Anwesenheit erfasst“.