Projekte mit Boards, Listen und Karten organisieren

Ein Sommerfest, die Jahreshauptversammlung, die neue Saison: Vereinsvorhaben bestehen aus vielen kleinen Aufgaben, die auf mehrere Schultern verteilt sind. Mit Projekte organisiert ihr sie auf Boards – digitalen Pinnwänden mit Spalten (Listen) und Zetteln (Karten). Jede Karte ist eine Aufgabe mit Zuständigen, Fälligkeit, Checkliste, Anhängen und Kommentaren. Karten wandern per Ziehen von „Offen“ über „In Arbeit“ nach „Erledigt“. So sieht jeder auf einen Blick, wo das Vorhaben steht.

Begriffe kurz erklärt

• Board: eine Pinnwand für ein Vorhaben, zum Beispiel „Sommerfest 2027“. Es gehört dem ganzen Verein, einer Abteilung oder einem Kurs.
• Liste: eine Spalte auf dem Board, etwa „Offen“, „In Arbeit“, „Erledigt“ oder Phasen wie „Vorbereitung“, „Am Festtag“.
• Karte: eine Aufgabe. Sie steht in genau einer Liste.
• Label: farbige Marke für Karten, etwa „Dringend“ oder „Einkauf“.
• Teilnehmer: wer das Board sieht und darin arbeitet – mit der Stufe Nur Lesen, Mitarbeiten oder Inhaber.
• Vorlage: ein fertiges Board mit Listen und Karten, aus dem du neue Boards anlegst.

Die Übersicht

Öffne im Menü unter Organisation den Punkt Projekte.

Jede Kachel 3 zeigt ein Board mit Farbe, Bezug (Verein, Abteilung oder Kurs), offenen und überfälligen Karten. Mit Archiv siehst du archivierte Boards und stellst sie wieder her.

Schritt 1: Ein Board anlegen

Leer: Neues Board 1 – Titel, Beschreibung, Farbe und Bezug. Das Board bekommt drei Listen (Offen, In Arbeit, Erledigt) und vier Labels; beides änderst du später.

Aus einer Vorlage: Aus Vorlage 2. Fünf Vorlagen sind dabei: Sommerfest, Jahreshauptversammlung, Mitglieder-Begrüßung, Saisonplanung und Sponsoring – dazu eure eigenen Vorlagen.

Wähle eine Vorlage 1. Viele Vorlagen haben Fristen relativ zu einem Stichtag 2, etwa „Getränke bestellen: 14 Tage vor dem Fest“. Gib den Tag des Festes oder der Versammlung ein; innoverein rechnet daraus die Fälligkeiten. Ohne Stichtag entstehen Karten ohne Fälligkeit. Board anlegen erzeugt das Board.

Schritt 2: Auf dem Board arbeiten

• Filter 1: Karten durchsuchen, nach Label filtern oder nur Karten mit Zuweisung zeigen. Bei aktivem Filter lässt sich nicht zuverlässig umsortieren – setze ihn dafür zurück.
• Listen 2: Ein Klick auf den Namen benennt sie um; am Ende des Boards legst du mit Liste neue an. Eine Liste lässt sich samt Karten archivieren.
• Karten 3: Unter jeder Liste legst du mit Karte eine neue an. Zum Verschieben ziehst du sie auf eine andere Karte (sie nimmt deren Platz ein) oder in eine Liste. Kärtchen zeigen Labels, Fälligkeit (rot, wenn überfällig), Zuständige und den Stand der Checkliste.
• Einstellungen 4: Titel, Farbe und Fälligkeiten im Vereinskalender anzeigen; im Reiter Teilnehmer die Personen, Abteilungen, Kurse oder Rollen mit ihrer Stufe; im Reiter Labels die Labels. Dort sicherst du das Board auch als eigene Vorlage oder archivierst es.

Änderungen anderer erscheinen live, ohne neu zu laden.

Eine Karte bearbeiten

Ein Klick auf eine Karte öffnet sie:

• Titel und Beschreibung (Markdown ist erlaubt);
• Fällig am, Labels und Zugewiesen – zuweisen kannst du jeden, der Zugriff auf das Board hat;
• Checkliste mit Punkten zum Abhaken;
• Anhänge bis 15 MB je Datei;
• Kommentare – mit @Name erwähnst du jemanden;
• unten der Verlauf aller Änderungen an der Karte.

Mit Als erledigt markieren schließt du die Aufgabe ab; Wieder öffnen holt sie zurück. Archivieren nimmt sie vom Board, endgültiges Löschen braucht das Recht Projekte löschen.

Benachrichtigungen: Wer einer Karte zugewiesen oder in einem Kommentar erwähnt wird, bekommt eine E-Mail und eine Benachrichtigung in der Glocke. Zugewiesene erfahren auch von neuen Kommentaren und werden etwa einen Tag vor der Fälligkeit erinnert. Den Auslöser selbst benachrichtigt innoverein nie.

Aufgaben aus der Vorstandssitzung

Im Sitzungsprotokoll hat jeder Tagesordnungspunkt den Knopf Aufgabe erstellen. Im Dialog Aufgabe aus TOP erstellen wählst du Board und Liste; Titel („TOP 3: …“) und Beschreibung (der Beschluss) sind vorbelegt. Mit Aufgabe anlegen entsteht die Karte, und sie öffnet sich gleich, damit du Zuständige und Fälligkeit setzt. Die Karte verweist auf die Sitzung zurück; im Protokoll steht je TOP der Stand der Aufgabe, und das Protokoll-PDF listet sie mit. Mehr in Eine Sitzung planen und das Protokoll führen.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Das Board steht als Kachel in der Projekte-Übersicht mit Bezug und der Zahl offener Karten.
• Aus einer Vorlage mit Stichtag tragen die Karten Fälligkeiten; mit eingeschalteter Option erscheinen sie im Vereinskalender.
• Zugewiesene Personen haben eine E-Mail und einen Eintrag in der Glocke bekommen.
• Eine Aufgabe aus einem Tagesordnungspunkt steht auf dem Board und im Sitzungsprotokoll beim TOP mit ihrem Stand.

Typische Fragen

• Eine Person sieht das Board nicht. Sie braucht ein Projekt-Recht in ihrer Rolle und muss auf der Teilnehmerliste stehen (direkt oder über Abteilung, Kurs oder Rolle) – oder vereinsweit Projekte verwalten haben.
• Fälligkeiten im Kalender – wer sieht sie? Kalendereinträge erben den Bezug des Boards (Verein bzw. Abteilung oder Kurs), nicht die Teilnehmerliste. Sie sind also für mehr Personen sichtbar als das Board selbst – siehe Termine, Terminserien und Räume im Kalender verwalten.
• Wo liegen die Anhänge? Im Dateispeicher in einem geschützten Systemordner je Board. Herunterladen kann sie nur, wer das Board sieht.
• Was übernimmt eine eigene Vorlage? Listen, Labels und Karten – ohne Fälligkeiten, Zuweisungen, Kommentare und Anhänge.