Abteilungen und Kurse anlegen und verwalten

Abteilungen bilden die Sparten deines Vereins ab, zum Beispiel Fußball, Schwimmen oder Turnen. Kurse sind Angebote mit festen Terminen, etwa „Yoga am Abend“ jeden Dienstag – sie können zu einer Abteilung gehören, müssen es aber nicht. Beide funktionieren ähnlich: Du legst sie mit einem Assistenten an, nimmst Mitglieder auf, lädst Leitungen ein und legst fest, welchen Beitrag die Teilnahme kostet. Kurse sind ein Zusatzmodul; ist es in deinem Verein nicht gebucht, fehlt der Menüpunkt Kurse.

Was ist eine Abteilung, was ist ein Kurs?

Beide sind Gruppen innerhalb deines Vereins, denen Personen angehören. Sie unterscheiden sich in ihrem Zweck:

• Eine Abteilung ist eine dauerhafte Sparte – die Fußballabteilung, die Schwimmabteilung, die Theatergruppe. Man ist in der Regel über Jahre dabei. Eine Abteilung hat Mitglieder, eine Leitung und oft einen eigenen Beitrag zusätzlich zum Vereinsbeitrag.
• Ein Kurs ist ein Angebot mit festen Terminen, meist wöchentlich, oft mit begrenzter Platzzahl – „Yoga am Abend“, „Babyschwimmen“, „Rückenfit“. Kurse haben Termine in einem Raum, eine Höchstzahl an Teilnehmenden mit Warteliste und eine Kursgebühr. Ein Kurs kann zu einer Abteilung gehören.

Wann nimmst du was? Eine einfache Faustregel:

• Geht es um eine Sparte, in der man Mitglied ist, ohne dass es auf einzelne Termine ankommt? → Abteilung.
• Hat das Angebot feste Termine, einen Raum, begrenzte Plätze oder ein Anmeldeverfahren? → Kurs.
• Hat eine Abteilung mehrere Trainingsgruppen mit eigenen Zeiten (etwa „Schwimmen – Anfänger, Di 17 Uhr“)? → eine Abteilung mit mehreren Kursen darunter. Die Abteilungsleitung sieht dann auch alle Kurse ihrer Abteilung.

Beiden gemeinsam ist: Eine Person kann in beliebig vielen Abteilungen und Kursen sein. Jede Mitgliedschaft in einer Gruppe hat ihr eigenes Beitrittsdatum, ihren eigenen Beitrag und kann einzeln gekündigt werden. Gäste – Personen, die nicht Vereinsmitglied sind – können nur über eine Gruppe dabei sein, die Gäste erlaubt (siehe Gäste anlegen und verwalten).

Kurse sind ein Zusatzmodul. Ohne dieses Modul gibt es nur Abteilungen; Trainingszeiten trägst du dann als Termine im Kalender ein.

Eine Abteilung anlegen

Öffne im Menü unter Organisation Abteilungen. Jede Abteilung erscheint als Karte 2 mit der Zahl ihrer Mitglieder und Leitungen und ihrem Beitrag. Ein Klick auf die Karte öffnet die Abteilung. Für eine neue klickst du oben rechts auf Neue Abteilung 1.

Der Assistent hat drei Schritte:

1. Grunddaten: Name (Pflicht), Beschreibung, ein Symbol und eine Farbe. Symbol und Farbe helfen beim Wiederfinden, etwa im Kalender.
2. Teilnahme: wer die Abteilung sieht und wie man hineinkommt – mehr dazu gleich.
3. Beitrag: der Abteilungsbeitrag und die Kündigungsfrist.

Mit Anlegen speicherst du die Abteilung. Alles lässt sich später über Bearbeiten ändern.

Sichtbarkeit, Selbstanmeldung und Datenschutz

Im Schritt Teilnahme stellst du ein, wie Mitglieder mit der Abteilung in Berührung kommen.

• Sichtbarkeit 1: Öffentliche Abteilungen sehen deine Mitglieder im Mitgliederportal und in der App. Private Abteilungen tauchen dort nicht auf.
• Datenschutzmodus 2: Ist er aktiviert, finden Abteilungsleitungen Personen beim Hinzufügen nur über die Mitgliedsnummer, und in den Anfragen sehen sie keine Namen.
• Selbstanmeldung erlaubt 3: Mitglieder können über das Mitgliederportal eine Beitrittsanfrage stellen. Das funktioniert nur bei öffentlichen Abteilungen. Die Anfragen entscheidest du im Reiter Anfragen der Abteilung oder unter Anträge.
• Gäste erlauben 4: Auch Gäste deines Vereins dürfen dann in die Abteilung aufgenommen werden.

Wie du die Anfragen entscheidest und die Warteliste eines vollen Kurses führst, steht in Anfragen an Abteilungen und Kurse bearbeiten und die Warteliste führen.

Beiträge und Kündigungsfrist

Im Schritt Beitrag trägst du den Abteilungsbeitrag in Euro pro Monat ein. Er gilt für alle Mitglieder der Abteilung und wird im Beitragslauf zusätzlich zum Mitgliedsbeitrag abgerechnet. Soll der Beitrag vom Mitgliedstyp abhängen – etwa weniger für Kinder –, schaltest du Abteilungstypen verwenden ein. Dann bekommt die Abteilung einen eigenen Reiter Typen, in dem du Typen mit eigenem Beitrag anlegst und einem Mitgliedstyp zuordnest; Mitglieder erhalten ihren Typ dann automatisch.

Ein Beispiel für Abteilungstypen: Die Tennisabteilung legt die Typen „Tennis Erwachsene“ (6 €) und „Tennis Jugend“ (3 €) an und ordnet sie den Mitgliedstypen „Erwachsene“ und „Kinder und Jugendliche“ zu. Wer in die Abteilung kommt, bekommt den passenden Typ automatisch; ändert sich später sein Mitgliedstyp, zieht der Abteilungstyp mit – solange du ihn nicht von Hand überschrieben hast.

Abteilungs- und Kurstypen können außerdem einen Nachweis verlangen und zeitlich befristet sein, etwa eine ermäßigte Jugendgruppe mit Schülerausweis. Läuft der Nachweis ab, wechselt die Person automatisch in den Typ, den du dafür festgelegt hast – innerhalb derselben Gruppe.

Wechselst du eine Gruppe zwischen festem Beitrag und Typen, entfernt innoverein alle individuellen Beiträge dieser Gruppe; das Formular warnt dich vorher mit der Zahl der betroffenen Personen.

Für einzelne Personen kannst du den Beitrag später im Reiter Mitglieder über den Stift am Beitrag anpassen (Beitrag anpassen). Ein individueller Beitrag ersetzt den Standard nur für diese Person.

Unter Kündigungseinstellungen ist Globale Kündigungseinstellungen übernehmen voreingestellt: Dann gilt dieselbe Frist wie für den Verein. Nimmst du den Haken heraus, legst du für die Abteilung eine eigene Frist, einen Austrittstermin (ab heute, zum Monatsende oder zu Stichtagen) und eine Mindestlaufzeit fest. Ein Rechenbeispiel zeigt sofort, zu welchem Datum eine heutige Kündigung wirken würde.

Wie Beiträge und Kündigungen je Gruppe wirken

• Im Beitragslauf wird jede Gruppe als eigene Zeile abgerechnet: Mitgliedsbeitrag, dazu je Abteilung der Abteilungsbeitrag und je Kurs die Kursgebühr. Im Dialog „Neuer Beitragslauf“ wählst du, ob Abteilungs- und Kursbeiträge mit abgerechnet werden. Gäste zahlen nur die Beiträge ihrer Gruppen. Mehr dazu in Mitgliedsbeiträge mit einem Beitragslauf abrechnen.
• Ab wann? Der Gruppenbeitrag läuft ab dem Beitrittsdatum in der Gruppe und endet mit dem Austritt aus der Gruppe.
• Kündigen: Mitglieder können eine einzelne Abteilung oder einen Kurs kündigen und bleiben trotzdem Vereinsmitglied. Wer ganz aus dem Verein austritt, verlässt dabei auch alle Gruppen. Es gilt jeweils die Frist der Gruppe – oder die des Vereins, wenn die Gruppe sie übernimmt. Wie Kündigungen ablaufen, steht in Kündigungen bearbeiten.

Einen Kurs anlegen

Unter Kurse klickst du auf Neuer Kurs. Der Assistent ähnelt dem der Abteilungen, hat aber zwei Schritte mehr: Termine und Eigene Felder.

Im Schritt Termine ordnest du den Kurs einer Abteilung 1 zu und wählst einen Raum 2. innoverein prüft dabei, ob der Raum zur gewählten Zeit frei ist. Mit Wiederkehrend 3 legst du eine Serie an, zum Beispiel „Alle 1 Wochen“ und unter An Tagen 4 den Dienstag. Unter Endet wählst du, ob die Serie nie, an einem Datum oder nach einer Anzahl Terminen endet. Die Kurstermine erscheinen danach automatisch im Kalender des Kurses und im Vereinskalender.

Im Schritt Teilnahme kommt zu den bekannten Einstellungen Max. Teilnehmer hinzu. Ist der Kurs voll, nimmt innoverein niemanden mehr direkt auf. Sobald du eine Höchstzahl einträgst, erscheint der Bereich Warteliste: Mit Warteliste aktivieren können sich Mitglieder bei vollem Kurs eintragen, und mit Bei freiem Platz automatisch benachrichtigen bekommt die erste Person auf der Warteliste ein Angebot, sobald ein Platz frei wird. Wie lange sie Zeit hat, es anzunehmen, legst du im Schritt Beitrag unter Wartelisten-Annahmefrist fest (sichtbar bei erlaubter Selbstanmeldung). Statt eines Abteilungsbeitrags gibt es eine Kursgebühr pro Monat. Unter Eigene Felder legst du Angaben fest, die Teilnehmende beim Beitritt ausfüllen müssen, etwa eine Notfallnummer.

Teilnehmende und Leitungen

Ein Klick auf eine Abteilung oder einen Kurs öffnet die Detailansicht. Oben stehen Kennzahlen wie Teilnehmerzahl und Beitragseinnahmen, darunter die Reiter 1.

• Teilnehmende aufnehmen: Im Reiter Teilnehmer (bei Abteilungen Mitglieder) klickst du auf Teilnehmer hinzufügen 2 bzw. Mitglied hinzufügen, suchst die Person und wählst sie aus. Jede Zeile 3 zeigt Mitgliedsnummer, Beitrag und Beitrittsdatum. Über Nachricht senden – im Kurs heißt der Knopf Nachricht an alle Teilnehmer – schreibst du allen eine Nachricht.
• Leitung einladen: Im Reiter Abteilungsleiter bzw. Kursleiter klickst du auf Abteilungsleiter einladen oder Kursleiter einladen. Gib die E-Mail-Adresse ein und klicke auf Prüfen. Gibt es die Person schon als Leitung, werden ihre Daten übernommen; sonst trägst du Vor- und Nachname ein. Nach Einladung senden bekommt sie eine E-Mail und richtet ihren Zugang zur Vereinsverwaltung ein. Leitungen sehen danach nur ihre eigenen Gruppen. Eine Person, die in deinem Verein schon Admin ist, kann nicht zusätzlich Leitung sein – sie hat ohnehin vollen Zugriff.
• Anfragen: Hier landen Beitrittsanfragen von Mitgliedern (bei erlaubter Selbstanmeldung) und Gast-Anträge für diese Gruppe. Dieselben Anfragen siehst du zentral unter Anträge – siehe Mitgliedsanträge prüfen und annehmen.
• Kalender und Chat: Der Kalender zeigt alle Termine der Gruppe, im Reiter Chat aktivierst du auf Wunsch einen Gruppen-Chat, in dem alle Mitglieder und Leitungen automatisch Teilnehmende sind.
• Verlauf: Hier steht, wer wann was an der Gruppe geändert hat.

Was Leitungen dürfen

Abteilungs- und Kursleitungen melden sich in der Vereinsverwaltung an, sehen dort aber nur ihren eigenen Bereich:

• die eigenen Gruppen mit ihren Teilnehmenden – Abteilungsleitungen zusätzlich alle Kurse ihrer Abteilung,
• Termine des Vereins und ihrer Gruppen; anlegen und ändern dürfen sie nur Termine ihrer Gruppen,
• Anfragen an ihre Gruppen, die sie annehmen oder ablehnen dürfen,
• die Gruppenordner ihrer Gruppen im Dateispeicher und, je nach Rolle, Neuigkeiten an ihre Gruppen.

Stammdaten von Personen, die Finanzen des Vereins oder die Einstellungen sehen Leitungen standardmäßig nicht. Ist der Datenschutzmodus an, finden sie Personen beim Hinzufügen nur über die Mitgliedsnummer. Was die Leiterrollen genau dürfen, kann ein Admin für den Verein anpassen – siehe Rollen und Rechte verwalten. Ob Abteilungsleitungen auch selbst Kurse anlegen dürfen, schaltest du in den Einstellungen unter System ein.

Eine Person kann mehrere Gruppen leiten. Leitet sie eine Gruppe nicht mehr, entfernst du sie im Reiter der Leitungen; einzelne Konten sperrst oder entfernst du auch in den Einstellungen unter Rollenverwaltung.

Was Mitglieder sehen

Öffentliche Abteilungen und Kurse erscheinen im Mitgliederportal und in der App. Mitglieder sehen dort ihre eigenen Gruppen mit Leitungen, Terminen und Neuigkeiten, und – bei erlaubter Selbstanmeldung – alle öffentlichen Gruppen, denen sie beitreten können. Bei vollen Kursen tragen sie sich auf die Warteliste ein.

Dazu passende Anleitungen: Admins und Leitungen einladen, ändern und entfernen (Leitungen einladen), Anwesenheit am Termin erfassen (wer beim Training da war) und Nachweise einfordern und prüfen (Nachweise, die ein Abteilungs- oder Kurstyp verlangt).

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Abteilung bzw. der Kurs steht als Karte in der Übersicht, mit Mitgliederzahl, Leitungen und Beitrag.
• Die Termine eines Kurses erscheinen im Kalender des Kurses und im Vereinskalender.
• Aufgenommene Personen stehen im Reiter Mitglieder bzw. Teilnehmer mit Beitrag und Beitrittsdatum; der Gruppenbeitrag taucht in der Vorschau des nächsten Beitragslaufs als eigene Zeile auf.
• Eine eingeladene Leitung hat eine E-Mail bekommen und steht im Reiter der Leitungen.
• Im Audit-Log steht „Erstellt“ mit dem Namen der Gruppe.