Anfragen an Abteilungen und Kurse bearbeiten und die Warteliste führen

Mitglieder müssen nicht anrufen oder eine Mail schreiben, wenn sie zum Schwimmen oder in den Yogakurs wollen: In der innoverein-App und im Mitgliederportal sehen sie alle öffentlichen Abteilungen und Kurse und stellen mit einem Tipp eine Beitrittsanfrage. Bei euch landet die Anfrage zur Entscheidung – bei der Leitung der Gruppe und zentral unter Anträge. Ist ein Kurs voll, kommen Interessierte auf eine Warteliste und rücken nach, sobald ein Platz frei wird. Dieser Artikel erklärt beides.

Begriffe kurz erklärt

• Abteilungsanfrage / Kursanfrage: Ein Mitglied (oder das Hauptmitglied für ein Kind) möchte einer Gruppe beitreten. Gäste können ebenfalls anfragen; externe Personen stellen statt dessen einen Gast-Antrag – siehe Gäste anlegen und verwalten.
• Selbstanmeldung: Einstellung je Abteilung bzw. Kurs. Nur dann können Mitglieder überhaupt anfragen.
• Warteliste: gibt es bei Kursen mit Max. Teilnehmer. Wer bei vollem Kurs angenommen wird, steht dort mit seinem Platz in der Reihenfolge.
• Platzangebot: E-Mail mit den Knöpfen Platz annehmen und Ablehnen an die Person auf der Warteliste, mit einer Annahmefrist.

Wo die Anfragen ankommen

Es gibt zwei Wege zu denselben Anfragen:

• Anträge im Menü unter Organisation, Reiter Beitrittsanfragen: Oben wählst du die Art – Abteilungen und Kurse stehen neben Mitgliedsanträge und Gast-Anträge –, darunter den Status (Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt, Alle; Warteliste, sobald jemand wartet). Die Zahl an der Art nennt die offenen Anfragen.
• Der Reiter Anfragen in der jeweiligen Abteilung bzw. im Kurs.

Die Art 2 und der Status 1 filtern die Liste. Jede Zeile 3 nennt Person, Art der Anfrage, Gruppe, Mitgliedsnummer und Datum; Bearbeiten öffnet sie. Die rote Zahl am Menüpunkt Anträge zeigt, wie viele Anträge und Anfragen insgesamt offen sind.

Eine Anfrage entscheiden

Klicke auf die Anfrage oder auf Bearbeiten. Der Dialog zeigt oben, um welche Gruppe es geht, darunter Status, Datum, Name, Mitgliedsnummer, wer die Anfrage gestellt hat und die Angaben aus den Eigenen Feldern der Gruppe (etwa eine Notfallnummer).

Genehmigen 3:

1. Klicke auf Genehmigen.
2. Wähle den Typ der Abteilung bzw. des Kurses – er bestimmt den Beitrag. innoverein schlägt einen Typ vor, der zum Mitgliedstyp der Person passt, und zeigt den Beitrag. Gibt es keinen passenden Typ, setzt du mit Individuellen Beitrag definieren einen Betrag in Euro je Monat.
3. Bestätige mit Genehmigen.

Die Person ist jetzt Teil der Gruppe, sieht sie in der App, kommt in den Gruppenchat und bekommt eine Bestätigung per E-Mail. Den Beitrag zieht der nächste Beitragslauf ein. Ist der Kurs voll und die Warteliste aktiv, landet die Person stattdessen auf der Warteliste – mehr dazu unten.

Ablehnen: Klicke auf Ablehnen und gib optional eine Begründung an. Sie geht per E-Mail an die Person. Ohne Begründung erfährt sie nur, dass die Anfrage abgelehnt wurde.

Die Warteliste eines Kurses

Öffne den Kurs und wähle den Reiter Warteliste.

• Die Liste 1 zeigt alle Wartenden mit Platznummer und Datum der Eintragung. Externe Personen tragen die Marke Extern.
• Die Reihenfolge 2 änderst du per Ziehen oder mit den Pfeilen Nach oben und Nach unten. Platz 1 bekommt das nächste Angebot.
• Je Eintrag gibt es drei Aktionen 3: In Kurs aufnehmen (sofort, ohne Angebot), Platzangebot per E-Mail senden und Von Warteliste entfernen.
• Mit Hinzufügen trägst du selbst jemanden ein, etwa nach einem Anruf.

Wie Nachrücken funktioniert

• Automatisch: Ist im Kurs Bei freiem Platz automatisch benachrichtigen eingeschaltet, bekommt Platz 1 ein Angebot, sobald jemand den Kurs verlässt – durch eine Kündigung zum Austrittstag oder weil du eine Person entfernst.
• Von Hand: Mit Platzangebot per E-Mail senden wählst du die Person selbst und legst die Annahmefrist fest (Tage, Wochen oder Monate).

Die Person bekommt die E-Mail „Platz frei“ mit Beitrag, Frist und den Knöpfen Platz annehmen und Ablehnen, dazu einen Push in der App. In der Warteliste steht bei ihr „Platz-Angebot am … versendet – Frist bis …“.

• Angenommen: Sie wird Teilnehmerin des Kurses.
• Abgelehnt oder Frist abgelaufen: Das Angebot verfällt. Bei automatischem Nachrücken geht das nächste Angebot an den nächsten Platz – innoverein prüft abgelaufene Angebote regelmäßig von selbst.

Die vorgegebene Annahmefrist stellst du im Kurs-Assistenten im Schritt Beitrag unter Wartelisten-Annahmefrist ein (vorgegeben sieben Tage).

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Anfrage steht unter Anträge im Status Genehmigt bzw. Abgelehnt, und die Zahl am Menüpunkt sinkt.
• Nach dem Genehmigen steht die Person im Reiter Mitglieder bzw. Teilnehmer der Gruppe mit dem gewählten Typ und Beitrag – oder, bei vollem Kurs, im Reiter Warteliste.
• Die Person hat eine Bestätigung bzw. die Ablehnung per E-Mail bekommen.
• Nach einem Platzangebot steht in der Warteliste „Platz-Angebot am … versendet – Frist bis …“.

Typische Fragen

• Ein Mitglied findet den Kurs in der App nicht. Prüfe, ob der Kurs öffentlich ist und Selbstanmeldung erlaubt ist. Mitglieder unter dem App-Mindestalter haben keinen eigenen Zugang; für sie fragt das Hauptmitglied an – siehe Zugänge zur Mitglieder-App und zum Mitgliederportal verwalten.
• Ich will jemanden ohne Anfrage aufnehmen. Das geht direkt in der Gruppe im Reiter mit den Mitgliedern bzw. Teilnehmenden – siehe Abteilungen und Kurse.
• Wie tritt jemand wieder aus? Über eine Kündigung der Abteilung bzw. des Kurses – siehe Kündigungen einrichten, erfassen und bearbeiten.
• Wo entscheide ich Mitgliedsanträge neuer Personen? Ebenfalls unter Anträge – siehe Mitgliedsanträge prüfen und annehmen.