Mitgliedsanträge prüfen und annehmen

Mit dem Online-Antragsformular beantragen Interessierte die Mitgliedschaft selbst – über einen Link auf eurer Vereinswebseite, ohne Papier und ohne Abtippen. Jeder Antrag landet unter Anträge in der Vereinsverwaltung. Dort prüfst du die Angaben, korrigierst sie bei Bedarf und nimmst den Antrag an. innoverein legt die Person dann als Mitglied an, vergibt die Mitgliedsnummer, schickt die Bestätigung und auf Wunsch die Einladung zur App. Auf derselben Seite findest du auch Gast-Anträge und Anfragen an Abteilungen und Kurse.

Das Antragsformular einschalten

Das Online-Formular ist zunächst ausgeschaltet. Du schaltest es unter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Mitgliedschaftsanträge ein.

1. Schalte Mitgliedschaftsanträge aktivieren 1 ein.
2. Lege unter Altersgrenzen das Mindestalter Online-Anmeldung 2 fest. Unter diesem Alter stellt ein Erziehungsberechtigter den Antrag: Er wird als Hauptgast und Zahler angelegt, das Kind als Submitglied. Empfohlen sind 18 Jahre.
3. Unter Antragslink und Einbettung 3 findest du die Adresse des Formulars und einen HTML-Schnipsel für eure Webseite.
4. Unter Antragsoptionen und Felder im Antragsformular bestimmst du, ob bestehende Mitglieder beim Antrag erkannt werden, ob gleich Abteilungen und Kurse gewählt werden können und welche Felder Pflicht sind.

Speichere die Einstellungen. Ab jetzt nimmt das Formular Anträge an. Welche Mitgliedstypen im Formular erscheinen, legst du bei den Mitgliedstypen fest.

Was Antragstellende erleben

Das Formular führt Interessierte Schritt für Schritt durch ihre Angaben: persönliche Daten, gewünschter Mitgliedstyp, auf Wunsch Abteilungen und Kurse, Familienmitglieder und die Zahlweise. Bei SEPA-Lastschrift erteilen sie das Lastschriftmandat direkt im Formular. Verlangt der Mitgliedstyp einen Nachweis, laden sie ihn gleich mit hoch.

Nach dem Absenden ist der Antrag ausstehend – noch ist niemand Mitglied, und es wird nichts abgerechnet. Erst deine Entscheidung legt die Person an.

Familien und Kinder: Darf ein Mitgliedstyp Submitglieder haben, tragen Antragstellende ihre Familienmitglieder gleich mit ein. Ist die Person jünger als das Mindestalter, stellt ein Erziehungsberechtigter den Antrag. Er wird dann als Hauptgast und Zahler angelegt, ohne selbst Mitglied zu werden; die Kinder werden Submitglieder unter ihm. Der Antrag zeigt das als eigenen Abschnitt Zahler an.

Die Antragsliste

Öffne im Menü unter Organisation den Punkt Anträge. Der Reiter Beitrittsanfragen zeigt alle Anträge; die Zahl daneben sagt, wie viele noch ausstehen. Den Reiter Kündigungen beschreibt Kündigungen bearbeiten.

• Mit dem ersten Filter 1 wählst du die Art: Mitgliedsanträge, Gast-Anträge oder Anfragen an Abteilungen und Kurse – etwa von Mitgliedern, die über die App einem Kurs beitreten möchten.
• Der zweite Filter 2 zeigt Ausstehend, Genehmigt oder Abgelehnt.
• Ist das Formular ausgeschaltet, erinnert ein Hinweis daran; In den Einstellungen aktivieren 3 führt direkt zum Schalter.

Jeder Antrag 4 steht als Karte mit Name, Art, Status, E-Mail und Mitgliedstyp. Ein Klick öffnet ihn.

Unter derselben Seite stehen auch die Anfragen bestehender Mitglieder an Abteilungen und Kurse – siehe Anfragen an Abteilungen und Kurse bearbeiten und die Warteliste führen.

Einen Antrag prüfen

Oben siehst du Status, Eingangszeit und IP-Adresse des Antrags. Darunter:

• Risikoprüfung 1: Ist sie für deinen Verein eingerichtet, bewertet innoverein beim Eingang jedes Antrags automatisch das Betrugsrisiko und zeigt das Ergebnis hier an. Mit Jetzt prüfen stößt du die Prüfung erneut an; sie kostet je Prüfung eine kleine Gebühr über die Nutzungsabrechnung.
• Bestandsabgleich: Ist die Person im Verein schon erfasst – etwa als ehemaliges Mitglied –, zeigt ein Hinweis den vorhandenen Datensatz mit Nummer, Beitritt und Austritt.
• Persönliche Daten, Mitgliedschaft und Zahlung: Alle Felder lassen sich ändern, zum Beispiel ein Tippfehler im Namen oder ein anderer Mitgliedstyp 2. Nur die E-Mail-Adresse ist fest, weil Bestätigung und App-Zugang an ihr hängen. Mit Änderungen speichern sicherst du Korrekturen, ohne schon zu entscheiden.
• Nachweis: Hat die Person einen Nachweis hochgeladen, öffnest du ihn über Nachweis anzeigen und siehst, bis wann er gültig ist.
• Submitmitglieder bzw. Personen: Bei Familienanträgen steht jede Person mit eigenem Bestandsabgleich darunter; auch ihre Angaben kannst du korrigieren.
• Community App: zeigt, ob die Person die App nutzen möchte.

Annehmen oder ablehnen

Passt alles, klickst du auf Antrag annehmen 3 und bestätigst die Rückfrage mit Ja, genehmigen. innoverein

1. legt die Person als Mitglied an und vergibt die Mitgliedsnummer,
2. schickt ihr eine E-Mail, dass der Antrag genehmigt wurde – bei SEPA-Lastschrift zusätzlich die Bestätigung des Lastschriftmandats,
3. lädt sie zur App ein, wenn sie das gewünscht hat.

Das Eintrittsdatum ist das Gewünschte Eintrittsdatum aus dem Antrag oder, wenn keins angegeben ist, der Tag der Genehmigung.

Willst du den Antrag nicht annehmen, klickst du auf Antrag ablehnen 4. Im Feld Ablehnungsgrund kannst du eine Begründung eintragen; sie geht per E-Mail an die antragstellende Person. Abgelehnte Anträge findest du im Filter Abgelehnt und kannst sie dort mit Antrag löschen endgültig entfernen.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Der Antrag steht im Filter Genehmigt bzw. Abgelehnt statt unter Ausstehend; die Zahl am Reiter sinkt.
• Nach der Annahme steht die Person in der Mitgliederliste mit Mitgliedsnummer und dem Eintrittsdatum aus dem Antrag.
• Die Person hat die Genehmigung per E-Mail bekommen, bei SEPA-Lastschrift mit der Bestätigung des Mandats – und auf Wunsch die Einladung zur App.
• Im Audit-Log steht „Beitrittsantrag genehmigt“ oder „Beitrittsantrag abgelehnt“.

Häufige Fragen

Die Person ist schon Mitglied – was nun? Der Bestandsabgleich zeigt dir den vorhandenen Datensatz. Lehne den Antrag ab und ergänze stattdessen das vorhandene Profil, statt eine zweite Person anzulegen. Ein ehemaliges Mitglied kannst du aus dem Archiv wiederherstellen.

Die Person wartet auf einen Kursplatz. Ist ein gewünschter Kurs voll, kann der Antrag den Status Warteliste tragen. Den Filter dafür findest du in der Antragsliste; Wartelisten und freie Plätze eines Kurses steuerst du in den Einstellungen des Kurses (siehe Abteilungen und Kurse).

Wann wird der erste Beitrag eingezogen? Mit dem nächsten Beitragslauf, ab dem Eintrittsdatum. Eine Aufnahmegebühr des Mitgliedstyps wird dabei einmal mit abgerechnet. Siehe Mitgliedsbeiträge mit einem Beitragslauf abrechnen.

Kann ich einer Person schreiben, bevor ich entscheide? Die Antragsseite hat keinen eigenen Nachrichtenweg. Nutze die E-Mail-Adresse aus dem Antrag und entscheide danach; korrigierte Angaben sicherst du so lange mit Änderungen speichern.