Mitgliedsbeiträge mit einem Beitragslauf abrechnen

Mit einem Beitragslauf rechnest du die Beiträge aller Mitglieder für einen Zeitraum in einem Rutsch ab – zum Beispiel für ein Quartal oder ein ganzes Jahr. innoverein ermittelt dabei für jede Person, was sie im Zeitraum schuldet: den Monatsbeitrag ihres Mitgliedstyps, die Beiträge ihrer Abteilungen und Kurse und auf Wunsch auch offene Beträge aus früheren Zeiträumen. Bevor etwas gebucht oder eingezogen wird, prüfst du alles in Ruhe in einem Entwurf.

Neuen Beitragslauf starten

Öffne im Menü unter Finanzen die Beitragsabrechnung. Hier siehst du alle bisherigen Läufe mit ihrem Status – Entwurf, Ausgeführt oder Storniert. Klicke oben rechts auf Neuer Beitragslauf 1.

Zeitraum und Umfang festlegen

Im Dialog legst du fest, was abgerechnet wird.

1. Zeitraum 1: Über die Schnellauswahl wählst du mit einem Klick das aktuelle Jahr, Halbjahr, Quartal oder den aktuellen Monat. Alternativ trägst du Beginn und Ende selbst ein. Da Beiträge in innoverein immer als Betrag pro Monat hinterlegt sind, ergibt sich die Summe einfach aus der Zahl der Monate.
2. Mitglieder-Filter 2: Rechne alle Personen ab, nur Mitglieder, nur Gäste – oder nur die Personen einer bestimmten Liste.
3. Was soll abgerechnet werden? 3: Mitgliedsbeiträge, Abteilungsbeiträge, Kursbeiträge, Dauerspenden aus Kampagnen und offene Salden, also Beträge, die aus früheren Läufen noch nicht bezahlt sind. Was nicht dabei sein soll, klickst du ab.

Mit Vorschau erstellen 4 legt innoverein den Lauf als Entwurf an. Noch wird nichts gebucht und niemand angeschrieben.

Den Entwurf prüfen

Der Entwurf zeigt dir oben die Kennzahlen 1: wie viele Personen per SEPA-Lastschrift zahlen, wie viele eine Rechnung bekommen, und die jeweiligen Summen.

Darunter stehen alle Positionen – eine Zeile je zahlender Person. Ein Klick auf den Pfeil neben dem Betrag zeigt, woraus er sich zusammensetzt, etwa Mitgliedsbeitrag plus Abteilungsbeitrag. Über die Suche findest du einzelne Personen, mit den Filtern SEPA und Auf Rechnung grenzt du die Liste ein. Familien erscheinen übrigens nur einmal: Beiträge von Submitgliedern zahlt das Hauptmitglied.

Der Reiter Auswertung 2 fasst den Lauf zusammen, und über Bericht (PDF) lädst du ihn als Dokument herunter – praktisch für den Vorstand oder die Kassenprüfung. Oben rechts steht der Knopf Ausführen 3; was er auslöst, beschreibt der nächste Abschnitt.

Ausführen

Stimmt alles, klickst du auf Ausführen und bestätigst die Rückfrage. Dabei passiert Folgendes:

• Für jede Person wird der Beitrag auf ihrem Beitragskonto als offener Posten gebucht.
• Personen, die per Überweisung zahlen, erhalten eine Zahlungsaufforderung mit Betrag, Verwendungszweck und Bankverbindung des Vereins.
• Für die Personen mit SEPA-Lastschrift erstellt innoverein den Einzug. Du lädst die SEPA-XML-Datei herunter und reichst sie im Online-Banking deines Vereins ein – oder, wenn ein Vereinskonto mit innoverein verbunden ist, ziehst du die Lastschriften direkt aus innoverein ein.

Danach ist der Lauf ausgeführt und lässt sich nicht mehr bearbeiten.

Nach dem Ausführen: Einzug, Zahlungen, Rücklastschriften

Lastschriften einreichen: Du hast zwei Wege, aber nur einen je Lauf. Lädst du die SEPA-XML-Datei herunter, ist der direkte Einzug aus innoverein für diesen Lauf gesperrt – und umgekehrt. So kann derselbe Lauf nicht zweimal bei der Bank landen. Reiche die Datei so früh ein, dass die Bank sie zum Fälligkeitstag ausführen kann.

Was die Mitglieder bekommen: Überweiser erhalten beim Ausführen ihre Zahlungsaufforderung per E-Mail. Mitglieder ohne E-Mail-Adresse stehen im Lauf unter „Ohne E-Mail“; auf Wunsch bekommen sie die Aufforderung per Brief (Einstellung in Buchhaltung → SEPA-Lastschrift, kostenpflichtig). Lastschrift-Zahler bekommen eine Abbuchungsankündigung nur, wenn du die Einstellung „Abrechnungs-E-Mail auch an SEPA-Lastschrift-Zahler“ eingeschaltet hast.

Zahlungen zuordnen: Ist dein Vereinskonto verbunden, erkennt innoverein eingehende Überweisungen an der Mitgliedsnummer im Verwendungszweck und bucht sie auf das Beitragskonto. Den Rest ordnest du in den Buchungen von Hand zu – siehe Konten und Buchungen verwalten.

Rücklastschriften: Kommt eine Lastschrift zurück, wird der Einzug auf dem Beitragskonto zurückgenommen; der Betrag ist wieder offen. Je nach Einstellung stellt innoverein die Zahlweise der Person auf Überweisung um und berechnet eine Gebühr.

Was offen bleibt, übernimmt das Mahnwesen: Nach dem Zahlungsziel gilt ein Beitragskonto als fällig, und die Mahnstufen laufen nacheinander ab – siehe Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Offene Beträge kannst du außerdem im nächsten Lauf über offene Salden erneut einziehen.

Mit Finanzen Enterprise und verbundenem Online-Konto schickst du den Einzug statt als SEPA-Datei direkt an die Bank – siehe Online-Banking verbinden und Zahlungen per Bank-API auslösen. Fällige Dauerspenden zieht der Lauf mit ein; wie sie vorgemerkt werden, steht in Wiederkehrende Spenden und Dauerspenden verwalten.

Automatische Beitragsläufe

In den Einstellungen unter Buchhaltung → SEPA-Lastschrift kannst du die automatische Beitragsabrechnung einschalten. Dann legt innoverein die Läufe im gewählten Rhythmus selbst an und führt sie aus. Den ersten Lauf startest du aber immer von Hand. Drei Tage vor jedem automatischen Lauf bekommen die Admins eine Ankündigung; gibt es noch vorgemerkte Zahlungen, hält innoverein den Lauf an und meldet sich per E-Mail. Für den Anfang empfiehlt es sich, die Läufe von Hand zu starten, bis du den Ablauf kennst.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• In der Liste der Beitragsabrechnung steht der Lauf mit dem Status Ausgeführt.
• Auf dem Beitragskonto jeder abgerechneten Person steht der Beitrag als offener Posten.
• Überweiser haben die Zahlungsaufforderung per E-Mail bekommen; wer keine E-Mail-Adresse hat, steht im Lauf unter „Ohne E-Mail“.
• Die SEPA-XML-Datei lässt sich herunterladen – oder der direkte Einzug ist angestoßen, dann ist der jeweils andere Weg für diesen Lauf gesperrt.

Häufige Fragen

Warum fehlt eine Person im Lauf?

Meist hat sie im Zeitraum keinen Beitrag: Ihr Mitgliedstyp ist beitragsfrei, sie ist erst nach dem Zeitraum eingetreten, schon ausgetreten, oder der Zeitraum ist für sie bereits abgerechnet. Submitglieder erscheinen nicht einzeln, sondern beim Hauptmitglied.

Kann ich einen ausgeführten Lauf zurücknehmen?

Ja. Ein ausgeführter Lauf lässt sich stornieren: innoverein bucht die Beiträge mit Gegenbuchungen zurück und informiert die betroffenen Personen per E-Mail. Hast du die Lastschriften schon bei der Bank eingereicht, nimmt die Stornierung sie dort nicht zurück – das klärst du direkt mit deiner Bank.

Ein Mitglied ist nachträglich eingetreten – muss ich den Lauf wiederholen?

Nein. Lege für den Zeitraum einfach einen weiteren Lauf an. Bereits abgerechnete Monate lässt innoverein bei allen anderen Personen weg; abgerechnet wird nur, was noch fehlt.

Wie oft soll ich abrechnen?

Das entscheidet dein Verein. Viele ziehen jährlich oder halbjährlich ein, weil das weniger Bankgebühren und Rücklastschriften verursacht; monatliche Läufe verteilen die Last für die Mitglieder. Die Beiträge selbst bleiben in jedem Fall Monatsbeträge.

Geschafft

Das war der fünfte und letzte der fünf ersten Schritte. Dein Verein ist eingerichtet, die Mitglieder sind angelegt und abgerechnet. Wie es weitergeht, hängt von deinem Verein ab – zum Beispiel mit Abteilungen und Kursen, dem Mahnwesen oder Online-Anträgen. Zurück zum Anfang der Reihe: Die Vereinsverwaltung kennenlernen.