Eine Rücklastschrift erkennen und verbuchen

Eine Rücklastschrift entsteht, wenn die Bank einer Person einen Beitragseinzug zurückgibt – weil das Konto nicht gedeckt war, das Konto aufgelöst wurde oder die Person der Lastschrift widersprochen hat. Auf dem Vereinskonto erscheint dann eine Belastung: Der eingezogene Betrag geht zurück, oft zusammen mit einer Gebühr der Bank. Für den Verein heißt das: Der Beitrag ist doch nicht bezahlt, die Person muss es erfahren, und das Geld muss auf anderem Weg kommen.

innoverein erledigt das in einem Schritt: Die Rücklastschrift wird auf dem Beitragskonto der Person verbucht, eine Gebühr kann dazukommen, das Mahnwesen beginnt ab dem Tag der Feststellung, und die Person bekommt eine E-Mail mit allen Einzelheiten. Meist erkennt innoverein Rücklastschriften selbst. Dieser Artikel erklärt, wann das klappt, wie du es von Hand machst und wie es danach weitergeht.

Einstellungen vorab

Unter Einstellungen → Buchhaltung → SEPA-Lastschrift findest du den Bereich Rücklastschriften:

• Auto-Umstellung nach Rücklastschrift 1: Ist sie an, stellt innoverein die Zahlweise der Person nach einer Rücklastschrift auf Überweisung um. Sie wird dann nicht mehr eingezogen, sondern bekommt eine Zahlungsaufforderung.
• Rücklastschriften automatisch erkennen 2: Standardmäßig an. Jede neue Belastung wird beim Import geprüft (Details im nächsten Abschnitt).
• Zusätzliche Stichwörter (optional): Nur nötig, wenn deine Bank Rücklastschriften anders nennt als mit den gängigen Begriffen.
• Rücklastschriftgebühr (€) 3: Ein fester Betrag, den der Verein für eine Rücklastschrift berechnet – meist so hoch wie die Gebühr der eigenen Bank. 0 bedeutet keine Gebühr.

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Wie die automatische Erkennung arbeitet

innoverein prüft jede neue Belastung auf einem Vereinskonto in zwei Schritten.

Ist es eine Rücklastschrift? Ja, wenn die Bank die Buchung als zurückgegebene Lastschrift kennzeichnet (nur bei Konten mit Online-Banking) oder der Verwendungszweck einen der Begriffe Rücklastschrift, Rückbuchung, Retoure, R-Transaktion oder eines deiner eigenen Stichwörter enthält.

Wer ist die Person? innoverein sucht in dieser Reihenfolge:

1. über die Kennung der zurückgegebenen Lastschrift (End-to-End-ID, nur bei Online-Banking) – das trifft genau die Position im Beitragslauf;
2. über die Mandatsreferenz;
3. über die Mitgliedsnummer im Verwendungszweck. Sie steht dort, weil jeder Beitragseinzug sie im Verwendungszweck trägt und die meisten Banken ihn übernehmen.

Findet innoverein genau eine Person, wird die Rücklastschrift sofort verbucht. Enthält eine Buchung mehrere Mitgliedsnummern (eine Sammel-Retoure) oder gar keine, bleibt sie unverbucht – dann markierst du sie von Hand.

Eine Rücklastschrift von Hand markieren

Öffne Finanzen → Konten, wähle das Konto und suche die Belastung. Du hast zwei Wege: das Menü am Ende der Zeile in der Buchungsliste oder die Buchungsdetails.

Klicke auf die Buchung. In den Buchungsdetails siehst du den Verwendungszweck 1 – hier mit dem Stichwort und der Mitgliedsnummer – und in der Karte Personen-Zuordnung den Knopf Als Rücklastschrift markieren 2. Denselben Eintrag findest du im Menü am Ende der Zeile in der Buchungsliste. Er erscheint nur bei Belastungen, nicht bei Eingängen.

Im Dialog Rücklastschrift siehst du oben die Buchung. Darunter:

1. Verursachendes Mitglied 1: Hat innoverein die Person erkannt, steht sie schon da – mit dem Hinweis, woher die Zuordnung stammt, etwa aus Verwendungszweck. Sonst suchst du nach Name oder Mitgliedsnummer. Mit Ändern wählst du eine andere Person.
2. Beim Buchen passiert Folgendes 2: Die Liste nennt alles, was gleich geschieht – die Belastung auf dem Beitragskonto, die Gebühr, die Aufnahme ins Mahnwesen, die E-Mail und gegebenenfalls die Umstellung der Zahlweise. Hat die Person keine E-Mail-Adresse, steht das hier, bevor du buchst.
3. Rücklastschriftgebühr nicht berechnen 3: Für einen Härtefall erlässt du die Gebühr nur für diese Rücklastschrift. Die Einstellung des Vereins bleibt unverändert.
4. Klicke auf Als Rücklastschrift buchen.

Was nach dem Verbuchen passiert

• Beitragskonto: Der ursprüngliche Einzug steht als Belastung „Rücklastschrift“ im Reiter Abrechnung der Person, dazu gegebenenfalls die Gebühr. Der Saldo geht ins Minus. Die ursprüngliche Zahlung bleibt stehen – maßgeblich ist allein der Saldo.
• Mahnwesen: Die Person ist ab dem Tag der Feststellung im Rückstand – auch wenn sie per Lastschrift zahlt, denn ohne Rücklastschrift werden Lastschriftzahler nie gemahnt. Die erste Mahnstufe kommt nach der Frist, die du in den Mahnstufen eingestellt hast. Im Mahnwesen ist der Grund als „Rücklastschrift“ vermerkt.
• E-Mail an die Person mit Betrag, Datum, Verwendungszweck, Gebühr und neuem Saldo.
• E-Mail an die Verwaltung: nur, wenn du sie abonniert hast – unter Profil → Benachrichtigungen, Schalter Rücklastschriften.
• Spenden: Enthielt der zurückgegebene Einzug eine Spende an eine Kampagne, wird sie storniert. Eine bereits ausgestellte Zuwendungsbescheinigung wird ersetzt.
• In der Buchungsliste trägt die Belastung jetzt die Marke der Rücklastschrift in der Spalte Zuordnung.

Wie das Geld wieder hereinkommt

Du hast drei Wege, je nach Fall:

• Erneut einziehen: Lässt du die Person bei SEPA-Lastschrift, zieht der nächste Beitragslauf mit der Kategorie Offene Salden den Rückstand mit ein. Kläre vorher, ob das Konto wieder gedeckt ist – eine zweite Rücklastschrift kostet erneut.
• Überweisen lassen: Ist die Auto-Umstellung an oder stellst du die Zahlweise im Profil selbst um, bekommt die Person künftig Zahlungsaufforderungen. Ihre Überweisung ordnest du wie in Buchungen zuordnen, aufteilen und mit Regeln automatisieren beschrieben dem offenen Posten zu.
• In Raten: Kann die Person nicht auf einmal zahlen, vereinbarst du im Reiter Abrechnung eine Ratenvereinbarung. Solange sie läuft, wird nicht gemahnt.

Ist der Saldo wieder ausgeglichen, endet das Mahnverfahren von selbst. Wie die Mahnstufen ablaufen, steht in Mahnstufen einrichten und offene Beträge mahnen.

Eine Rücklastschrift zurücknehmen

Hast du die falsche Buchung oder die falsche Person erwischt, öffnest du den Dialog erneut – im Zeilenmenü heißt der Eintrag jetzt Rücklastschrift ansehen. Der Dialog zeigt, wer belastet wurde, mit welchem Betrag und ob innoverein sie automatisch erkannt hat oder sie manuell markiert wurde. Mit Rücklastschrift zurücknehmen und der Bestätigung werden Belastung und Gebühr vom Beitragskonto entfernt. Bereits verschickte E-Mails lassen sich nicht zurückholen.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Belastung trägt in der Buchungsliste die Marke der Rücklastschrift in der Spalte Zuordnung; im Zeilenmenü heißt der Eintrag jetzt Rücklastschrift ansehen.
• Im Reiter Abrechnung der Person steht die Belastung „Rücklastschrift“, gegebenenfalls mit Gebühr, und der Saldo ist im Minus.
• Im Mahnwesen steht die Person mit dem Grund „Rücklastschrift“; sie hat eine E-Mail mit Betrag, Gebühr und neuem Saldo bekommen.
• Im Audit-Log steht „Rücklastschrift verbucht“.

Typische Fragen

• Die Buchung ist schon festgeschrieben. Dann lässt sie sich weder markieren noch zurücknehmen. Erfasse den Rückstand in diesem Fall im Reiter Abrechnung der Person über Buchung erfassen als Belastung. Gebühr, Mahnbeginn und E-Mail kommen dabei nicht automatisch.
• Eine Sammel-Retoure enthält mehrere Personen. Markiere sie nicht als eine Rücklastschrift. Verbuche stattdessen den Rückstand jeder Person einzeln oder bitte die Bank um Einzelbuchungen.
• Ältere Rücklastschriften wurden nicht erkannt, weil die Erkennung aus war. In Finanzen → Beitragsabrechnung prüft Rücklastschriften scannen die Belastungen der letzten 90 Tage nachträglich. Jeder Treffer wird wie oben verbucht – mit E-Mail an die Person.