Konten und Buchungen verwalten

Unter Konten führst du das Geld deines Vereins: das Girokonto bei der Bank, ein PayPal-Konto oder die Barkasse im Vereinsheim. Zu jedem Konto gehören seine Buchungen – also jede Einnahme und jede Ausgabe. Du ordnest Buchungen der richtigen Sphäre und dem passenden Steuerkonto zu, verknüpfst die Belege dazu und erkennst so auf einen Blick, was noch offen ist. Am Ende schreibst du einen Zeitraum fest und übergibst ihn per DATEV-Export an die Steuerberatung. Konten gehören zum Finanzen-Paket.

Die Kontenübersicht

Öffne im Menü unter Finanzen den Punkt Konten. Jedes Konto steht als Karte 3 mit Name, Art und Saldo in der Liste.

Es gibt zwei Arten von Konten:

• Online-Konto 1: Über Bankkonto / PayPal verbinden suchst du deine Bank, meldest dich mit deinen Online-Banking-Zugangsdaten an und bestätigst mit einer TAN. Danach wählst du die Konten aus, die du übernehmen möchtest. innoverein ruft die Umsätze dann regelmäßig selbst ab; mit Aktualisieren holst du sie sofort. Online-Konten sind schreibgeschützt – du kannst Buchungen zuordnen, aber nicht ändern. Für den automatischen Abruf brauchst du das Zusatzmodul Finanzen Enterprise.
• Manuelles Konto 2: Mit Barkonto hinzufügen legst du ein Konto an, dessen Buchungen du selbst erfasst – typisch für die Barkasse, aber auch für ein Bankkonto ohne Online-Anbindung.

Rechts oben findest du außerdem Festschreiben und DATEV-Export 4 (siehe unten).

Ein Barkonto anlegen

Im Dialog Barkonto hinzufügen trägst du einen Kontonamen ein, etwa „Barkasse Vereinsheim“. IBAN, BIC und Bank sind nur nötig, wenn es sich um ein Bankkonto handelt. Unter Bezug ordnest du das Konto bei Bedarf einer Abteilung oder einem Kurs zu – zum Beispiel die Kasse der Tennisabteilung. Unter Sachkonto (DATEV) wählst du für eine Kasse ein Konto aus dem Bereich 16000 Kasse, für ein Bankkonto eines aus dem Bereich Bank. Das Sachkonto braucht der DATEV-Export.

Buchungen erfassen

Ein Klick auf das Konto öffnet seine Buchungen. Oben siehst du den Saldo 2 und die Zahl der Buchungen, darunter Filter 3 für Einnahmen, Ausgaben, Ausgeblendet und Nicht zugeordnet sowie einen Zeitraum und eine Suche.

Bei einem manuellen Konto erfasst du neue Buchungen mit Buchung hinzufügen 1:

1. Trage Datum und Betrag ein.
2. Wähle + Einnahme oder − Ausgabe 1.
3. Beschreibe die Buchung im Verwendungszweck 2, zum Beispiel „Getränkeverkauf Heimspiel“, und trage bei Bedarf Auftraggeber bzw. Empfänger ein.
4. Klicke auf Buchung hinzufügen.

Viele Buchungen auf einmal übernimmst du mit CSV importieren: Du lädst den Kontoauszug als CSV-Datei hoch, ordnest die Spalten zu und importierst. Buchungen, die es schon gibt, überspringt innoverein.

Buchungen zuordnen

Ein Klick auf eine Buchung 4 öffnet die Buchungsdetails.

• Direkte Zuordnung 1: Wähle die Sphäre – ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb – und das passende Steuerkonto; beides gehört zusammen. Zusätzlich kannst du eine Eigene Kategorie vergeben. Sichere mit Zuordnung speichern.
• Aufteilen 2: Betrifft eine Buchung mehrere Zwecke – etwa ein Einkauf für Getränkeverkauf und Jugendarbeit –, teilst du sie auf mehrere Zeilen mit eigener Sphäre und eigenem Steuerkonto auf.
• Verknüpfte Belege: Mit Vorhandenen Beleg verknüpfen 3 wählst du einen schon hochgeladenen Beleg, mit Neuen Beleg hochladen 4 lädst du die Quittung direkt hier hoch.
• Personen-Zuordnung: Eingänge von Mitgliedern ordnest du ihrem Beitragskonto oder einer offenen Rechnung zu. Eine geplatzte Lastschrift markierst du hier mit Als Rücklastschrift markieren – den ganzen Ablauf zeigt Eine Rücklastschrift erkennen und verbuchen.

Was die Sphären bedeuten

Gemeinnützige Vereine trennen ihre Einnahmen und Ausgaben steuerlich in vier Bereiche. Vereinfacht:

• Ideeller Bereich – der eigentliche Vereinszweck: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse, Kosten für Training und Jugendarbeit.
• Vermögensverwaltung – Erträge aus dem Vereinsvermögen, etwa Zinsen oder die langfristige Vermietung eines Raums.
• Zweckbetrieb – Einnahmen aus Tätigkeiten, die dem Vereinszweck dienen, etwa Kursgebühren von Nichtmitgliedern.
• Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb – alles, was ein Unternehmen genauso anbieten könnte: Getränkeverkauf, Bandenwerbung, Vereinsfest.

Welche Buchung in welche Sphäre gehört, ist eine steuerliche Frage. Kläre Zweifelsfälle mit eurer Steuerberatung – innoverein merkt sich die Zuordnung und gibt sie im DATEV-Export weiter.

In der Buchungsliste kannst du außerdem mehrere Buchungen anhaken und ihnen gemeinsam Sphäre, Steuerkonto, Kategorie oder einen Beleg zuweisen. Mit dem Zusatzmodul Finanzen Enterprise erledigen Regeln wiederkehrende Zuordnungen automatisch – siehe Buchungen zuordnen, aufteilen und mit Regeln automatisieren.

Zahlungen von Mitgliedern

Jedes Mitglied hat in innoverein ein Beitragskonto: Der Beitragslauf bucht dort die Beiträge als offene Posten, Zahlungen gleichen sie aus. Damit ein Zahlungseingang auf dem Beitragskonto ankommt, muss die Buchung auf dem Bankkonto der Person zugeordnet sein.

• Automatisch: Mit Finanzen Enterprise und eingeschalteter automatischer Zuordnung (Einstellungen → Buchhaltung → SEPA-Lastschrift) erkennt innoverein die Mitgliedsnummer im Verwendungszweck und bucht die Zahlung selbst. Solche Buchungen tragen die Marke „Automatisch zugeordnet“.
• Von Hand: In den Buchungsdetails unter Personen-Zuordnung wählst du die Person und die Posten, die bezahlt werden. Mehrere Buchungen ordnest du über die Häkchen in der Liste auf einmal zu.
• Gutschrift aus einem Beitragslauf: Ziehst du einen Lauf per Lastschrift ein, schreibt die Bank meist eine Sammelgutschrift über alle Mitglieder. Wie du sie zuordnest, hängt davon ab, ob du den Lauf als SEPA-XML-Datei oder direkt aus innoverein eingezogen hast; beim direkten Einzug bucht innoverein die Zahlungen selbst.

Kommt eine Lastschrift zurück, erkennt innoverein die Rücklastschrift bei verbundenen Konten in der Regel selbst; sonst markierst du sie in den Buchungsdetails. Der Beitrag ist danach wieder offen und geht ins Mahnwesen.

Überweisungen und Lastschriften aus innoverein

Mit Finanzen Enterprise und einem verbundenen Bankkonto kannst du Geld auch direkt aus innoverein bewegen – etwa eine Auslage erstatten, einen Beleg bezahlen oder einen offenen Beitrag per Lastschrift nachziehen. An jeder dieser Stellen fragt innoverein:

• Sofort ausführen – der Auftrag geht direkt an die Bank, du gibst ihn dort mit einer TAN frei.
• Einplanen – der Auftrag kommt beim Konto in einen Entwurf unter Überweisungen bzw. SEPA-Lastschriften. Alle eingeplanten Aufträge eines Kontos gibst du später gemeinsam in einem Vorgang frei; bis dahin geht nichts an die Bank.

Eingeplante Aufträge mit Bezug zum Beitragskonto halten den nächsten Beitragslauf an, bis sie erledigt sind – so wird nichts doppelt eingezogen.

Schritt für Schritt – vom Verbinden des Kontos bis zum Ausführen eingeplanter Zahlungen: Online-Banking verbinden und Zahlungen per Bank-API auslösen.

Festschreiben und an die Steuerberatung geben

Ist ein Zeitraum geprüft – zum Beispiel ein Quartal –, klickst du in der Kontenübersicht auf Festschreiben und wählst das Datum, bis zu dem alles festgeschrieben werden soll. Manuelle Buchungen, Zuordnungen und Belegverknüpfungen bis zu diesem Tag lassen sich danach nicht mehr ändern.

Über DATEV-Export erzeugst du anschließend einen Buchungsstapel, den deine Steuerberatung direkt in DATEV einlesen kann. Beim ersten Mal trägst du dort Berater- und Mandantennummer ein.

Wie Festschreibung, DATEV-Export, Sachkonten und Nummernkreise im Einzelnen funktionieren, steht in Buchungen festschreiben und an DATEV übergeben.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Das Konto steht als Karte in der Kontenübersicht mit Name, Art und Saldo.
• Eine erfasste oder importierte Buchung steht in der Liste des Kontos, und der Saldo hat sich um ihren Betrag verändert.
• Zugeordnete Buchungen fehlen im Filter Nicht zugeordnet; eine Zahlung von Mitgliedern steht als Zahlung im Reiter Abrechnung der Person.
• Im Audit-Log stehen Einträge wie „Konto erstellt“, „Transaktion erfasst“ oder „Transaktion zugeordnet“.

Häufige Fragen

Das Online-Konto holt keine Umsätze mehr. Banken verlangen die Zustimmung zum Kontoabruf regelmäßig neu. Steht an der Karte „Bankzugang abgelaufen“, klickst du auf Zugang erneuern und bestätigst mit einer TAN; die Buchungen bleiben erhalten.

Der Saldo stimmt nicht mit dem Kontoauszug überein. Bei Online-Konten zeigt innoverein den Saldo der Bank. Bei manuellen Konten fehlt meist eine Buchung oder eine wurde doppelt erfasst – vergleiche die Liste mit dem Auszug über den Zeitraumfilter.

Eine Abteilung führt ihre eigene Kasse. Lege dafür ein eigenes Barkonto mit Bezug auf die Abteilung an. Die Abteilungsleitung sieht dann – mit den passenden Rechten – genau dieses Konto, aber nicht die übrigen Konten des Vereins.