Inventar erfassen, ausleihen und verkaufen
So erfasst du Geräte und Artikel des Vereins, verleihst sie mit Kaution und Leihgebühr, buchst Rückgaben und nutzt verkäufliche Artikel in Rechnungen.
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Beamer, Pavillon, Bälle, Trikots, Vereins-T-Shirts – jeder Verein besitzt Dinge, die verliehen, verkauft oder einfach nur wiedergefunden werden müssen. Unter Finanzen → Inventar führst du dafür eine Liste: was es gibt, wo es steht, wer es gerade ausgeliehen hat und bis wann. Verkäufliche Artikel stehen dir außerdem beim Schreiben einer Rechnung als fertige Position zur Verfügung.
Begriffe kurz erklärt
- Artikel: ein Gegenstand oder eine Ware mit Name, Inventarnummer, Standort und Preisen.
- Art eines Artikels: Ausleihbar (wird verliehen, mit Kaution und Leihgebühr), Verkäuflich (wird verkauft, mit Einzelpreis und Mehrwertsteuer) oder Beides.
- Ausleihe: Ein Artikel ist von einem Datum an bei einer Person und kommt bis zur Rückgabe (Soll) zurück.
- Kategorie: frei benannte Gruppe mit Farbe, etwa „Technik“, „Veranstaltung“, „Fanartikel“.
Die Seite Inventar
Die Seite Inventar & Artikel hat drei Reiter: Artikel, Ausleihen und Kategorien. Oben rechts legst du jeweils Neues an.
Die Reiter 1 wechseln die Ansicht, der Knopf 2 legt Artikel, Ausleihe oder Kategorie an. Mit der Suche 3 findest du Artikel nach Name oder Inventarnummer; Archivierte anzeigen blendet ausgemusterte Artikel ein. Die Tabelle 4 zeigt Art, Kategorie, Inventarnummer, Standort, Kaution und Preis.
Schritt 1: Kategorien anlegen
Lege im Reiter Kategorien mit Kategorie anlegen ein paar Gruppen an – Name, Farbe und Sortierung (kleinere Zahl steht weiter oben). Kategorien sind optional, machen lange Listen aber übersichtlich.
Schritt 2: Artikel anlegen
Klicke im Reiter Artikel auf Artikel anlegen.
- Name und optional eine Beschreibung (Zubehör, Zustand).
- Art 1: Ausleihbar, Verkäuflich oder Beides. Je nach Art erscheinen unten andere Felder.
- Kategorie und Abteilung 2: Ordnest du einen Artikel einer Abteilung zu, sehen und verwalten ihn auch deren Leitungen.
- Inventar-Nr. und Standort – etwa „INV-0001“ und „Geräteraum Vereinsheim“. Klebe die Nummer am besten auch auf den Gegenstand.
- Bei ausleihbaren Artikeln 3: Kaution (€), Leihgebühr (€) und die Abrechnung der Gebühr (pro Tag, pro Woche, pro Monat). Diese Werte sind Vorgaben für neue Ausleihen.
- Bei verkäuflichen Artikeln: Einzelpreis (€), MwSt.-Satz (%) und Einheit (Stück, Satz, Paar …).
- Speichern.
Wird ein Gegenstand ausgemustert, setze im Dialog den Haken Archiviert statt ihn zu löschen – so bleibt seine Ausleihgeschichte erhalten.
Schritt 3: Etwas verleihen
Wechsle in den Reiter Ausleihen und klicke auf Ausleihe anlegen.
- Wähle den Artikel und die Person 1: unter Ausleiher-Mitglied eine Person aus der Liste – oder, für Externe wie eine Schule, Freitext-Name und Freitext-E-Mail.
- Ausleih-Datum und Rückgabe (Soll) 2.
- Kaution (€) und Leihgebühr (€) 3 sind aus dem Artikel vorbelegt und lassen sich ändern. Wähle je Betrag die Zahlung: nicht gezahlt, Bar oder Mitgliederkonto.
- Eine Notiz hilft bei Rückfragen („inkl. Heringe und Seitenwände“).
- Speichern.
Bar oder Mitgliederkonto? „Bar“ vermerkt nur, dass das Geld bar kassiert wurde – zahle es in die Kasse ein, etwa über ein Barkonto (siehe Konten und Buchungen verwalten). „Mitgliederkonto“ gibt es nur, wenn die Person aus der Liste gewählt ist: Kaution und Leihgebühr werden dann auf dem Beitragskonto der Person belastet und vom nächsten Beitragslauf mit eingezogen oder per Überweisung beglichen.
Rückgabe und überfällige Ausleihen
Der Reiter Ausleihen zeigt je Ausleihe Artikel, Ausleiher, Datum, Rückgabe-Soll, Kaution und Status 1: Aktiv, Überfällig oder Zurückgegeben.
- Kommt der Gegenstand zurück, klicke auf Rückgabe 2 und bestätige. Wurde die Kaution über das Mitgliederkonto bezahlt, bucht innoverein sie dort wieder gut; eine bar gezahlte Kaution gibst du bar zurück.
- Ist das Rückgabedatum verstrichen, setzt innoverein die Ausleihe einmal am Tag auf Überfällig und schickt der Person eine Erinnerung per E-Mail – bei Freitext-Ausleihen nur die Statusänderung, ohne Mail.
- Ein Klick auf die Zeile öffnet die Ausleihe zum Ändern, etwa um die Rückgabe zu verlängern. Das Papierkorb-Symbol löscht eine falsch angelegte Ausleihe.
Verkäufliche Artikel in Rechnungen
Schreibst du eine Rechnung – etwa für drei Vereins-T-Shirts –, kannst du beim Hinzufügen einer Position einen verkäuflichen Artikel aus dem Inventar wählen. Name, Preis, Mehrwertsteuer und Einheit werden übernommen. Siehe Eine Rechnung erstellen und festschreiben. Einen Lagerbestand führt innoverein nicht; die Liste sagt, was ihr verkauft, nicht wie viel noch da ist.
Woran du erkennst, dass es geklappt hat
- Der Artikel steht im Reiter Artikel mit Art, Kategorie, Inventarnummer, Standort und Preisen.
- Eine Ausleihe steht im Reiter Ausleihen mit Status Aktiv; nach Rückgabe wechselt er auf Zurückgegeben.
- Bei Zahlung über das Mitgliederkonto stehen Kaution und Leihgebühr im Reiter Abrechnung der Person, die Kaution nach der Rückgabe als Gutschrift.
- Beim Hinzufügen einer Rechnungsposition lässt sich ein verkäuflicher Artikel mit Preis und Steuersatz auswählen.
Typische Fragen
- Sehen Mitglieder ihre Ausleihen? Ja, im Mitgliederportal sehen sie, was sie gerade ausgeliehen haben und bis wann.
- Ein Artikel lässt sich nicht verleihen. In der Auswahl der Ausleihe stehen nur Artikel mit der Art Ausleihbar oder Beides, die nicht archiviert sind.
- Wir verleihen an Nichtmitglieder. Nutze Freitext-Name und -E-Mail oder lege die Person als Kontakt an, wenn sie öfter ausleiht.
- Kann ich den Wert unseres Inventars auswerten? Das Inventar ist eine Liste, keine Anlagenbuchhaltung. Abschreibungen gehören in die Buchhaltung eures Steuerbüros.