Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale abrechnen

Trainerinnen, Kursleiter, Platzwarte oder Kassenprüfer bekommen in vielen Vereinen eine kleine Vergütung. Bis zu einer jährlichen Grenze ist sie für die Person steuerfrei: über die Übungsleiterpauschale (Trainer, Übungsleiter, Ausbilder, Betreuer) oder die Ehrenamtspauschale (andere ehrenamtliche Tätigkeiten wie Vorstand, Platzwart, Kassenprüfung). innoverein bildet den ganzen Weg ab: Du vereinbarst je Person und Tätigkeit einen Satz, rechnest regelmäßig ab – die Termine kommen aus dem Kalender –, gibst die Abrechnung frei, erhältst je Person einen Eigenbeleg und zahlst aus. Am Jahresende gibt es eine Jahresbescheinigung.

Wo du die Abrechnung findest

Öffne Finanzen → Belege und wechsle oben in den Reiter Übungsleiter. Einen eigenen Menüpunkt gibt es nicht, weil jede Abrechnung am Ende ein Ausgabebeleg ist. Die Seite hat drei Reiter: Vereinbarungen, Abrechnungen und Jahresübersicht.

• Der Hinweis oben 1 nennt die steuerfreien Freibeträge des laufenden Jahres je Person.
• Die Liste 2 zeigt je Vereinbarung Person, Tätigkeit und Bezug, Pauschale, Satz, Zeitraum und ob für das laufende Jahr eine Freibetragserklärung Liegt vor oder Fehlt.
• Haben Kurs- oder Abteilungsleitungen noch keine Vereinbarung, weist ein Hinweis darauf hin; mit Anzeigen siehst du sie und legst mit Vereinbarung anlegen direkt eine an.
• Über die Reiter Laufend, Beendet und Archiviert filterst du die Liste.

Eine Vereinbarung anlegen

Klicke auf Neue Vereinbarung. Der Assistent hat vier Schritte.

1. Person & Pauschale – Suche das Mitglied oder den Kontakt und wähle die Pauschale 1: Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG) oder Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG). Beide Pauschalen dürfen für dieselbe Tätigkeit nicht kombiniert werden; eine Person kann aber für verschiedene Tätigkeiten je eine Vereinbarung jeder Art haben.
2. Tätigkeit – eine Bezeichnung wie „Trainer U12 Fußball“ (sie steht später auf Eigenbeleg und Jahresbescheinigung) und der Bezug: ein Kurs (dessen Termine werden zur Abrechnung vorgeschlagen), eine Abteilung oder Ohne Bezug für Tätigkeiten für den ganzen Verein.
3. Vergütung – die Abrechnungsart: Je Einheit (fester Betrag je Termin), Je Stunde (nach der Dauer des Termins) oder Monatspauschale (fester Betrag je Monat, unabhängig von Terminen). Dazu Satz (€), Gültig ab und optional Gültig bis.
4. Bankverbindung – ausgezahlt wird auf die IBAN der Person. Unter Abweichende Bankverbindung hinterlegst du bei Bedarf ein anderes Konto.

Mit Anlegen ist die Vereinbarung gespeichert. Öffnest du sie später, kannst du Tätigkeit, Bezug, Ende, Bank und Notiz jederzeit ändern. Person, Pauschale, Satz und Beginn sind fest, sobald es eine freigegebene Abrechnung gibt. Für eine Erhöhung nutzt du Satz ändern: Die alte Vereinbarung endet am Vortag, ab dem Stichtag gilt eine Kopie mit dem neuen Satz – bereits abgerechnete Zeiträume behalten den alten.

Die Freibetragserklärung

Der Freibetrag gilt je Person und Jahr über alle Auftraggeber zusammen. Trainiert jemand auch in einem zweiten Verein, ist ein Teil vielleicht schon verbraucht. Deshalb lässt du dir für jedes Jahr eine Freibetragserklärung geben. Im Abschnitt Freibetragserklärung der Vereinbarung lädst du eine Vorlage als PDF herunter, lässt sie unterschreiben und erfasst dann mit Erklärung erfassen: Jahr, Erklärt am, Anderweitig genutzt (€) und das unterschriebene Dokument. Der anderweitig genutzte Betrag mindert den Freibetrag in jeder Abrechnung. Fehlt die Erklärung, rechnet innoverein trotzdem ab, warnt aber.

Abrechnen: einen Lauf anlegen

Im Reiter Abrechnungen klickst du auf Neue Abrechnung, wählst den Zeitraum – etwa einen Monat oder ein Quartal, höchstens ein Jahr – und klickst auf Entwurf anlegen. innoverein legt für alle Vereinbarungen, die im Zeitraum gelten, sofort einen Entwurf an.

• Oben stehen Personen, Betrag, Steuerfrei und Übersteigend 1, darunter Hinweise wie „Personen ohne Freibetragserklärung“ oder „ohne IBAN“.
• Je Person 2 siehst du den Betrag, den Freibetrag des Jahres, was bereits genutzt ist und was danach verbleibend ist. Darunter stehen die Einheiten: aus dem Kalender bei Kursen und Abteilungen, je Monat bei Monatspauschalen.
• Fiel ein Training aus, schließt du den Termin aus; dauerte es länger, änderst du die Dauer. Mit Einheit hinzufügen 3 trägst du eine Einheit von Hand nach – etwa eine Vertretung: beim einen Trainer ausschließen, beim anderen hinzufügen.
• Mit Nicht abrechnen nimmst du eine Person aus diesem Lauf heraus.
• Haben sich Kalender oder Vereinbarung geändert, klickst du auf Kalender neu einlesen. Neue Termine kommen dazu, abgesagte fallen weg, deine Änderungen bleiben.

Übersteigt eine Vergütung den verbleibenden Freibetrag, wird sie aufgeteilt: Der steuerfreie Teil und der übersteigende Teil stehen getrennt da. Ausgezahlt wird trotzdem der volle Betrag; der übersteigende Teil ist lohnsteuer- bzw. sozialversicherungspflichtig – etwa über einen Minijob – und muss außerhalb von innoverein abgerechnet werden. Hat eine Person zwei Vereinbarungen derselben Art, teilen sie sich einen Freibetrag.

Ein Termin oder Monat wird je Vereinbarung nur einmal abgerechnet. Legst du überlappende Läufe an, nimmt der zweite nichts doppelt.

Freigeben

Ist der Entwurf geprüft, klickst du auf Freigeben.

Im Dialog Abrechnung freigeben wählst du den Geplanten Zahltag 1. Er ist wichtig: Der Freibetrag zählt nach dem Jahr der Auszahlung (Zuflussprinzip). Eine Dezember-Abrechnung, die im Januar bezahlt wird, belastet den Freibetrag des neuen Jahres. Mit der Freigabe werden Beträge und Aufteilung festgeschrieben.

Danach entsteht im Hintergrund je Person ein Eigenbeleg – mit Belegnummer wie UEL-2026-0001 bzw. EA-2026-0001, Zeitraum, Tätigkeit, Einheiten, Satz, steuerfreiem und übersteigendem Teil, Freibetragsstand und Unterschriftszeilen. Er liegt als Ausgabebeleg unter Belege (Steuerkonto 60040 Übungsleiter bzw. 60020 Ehrenamt, ideeller Bereich) und geht in den DATEV-Export ein. Betrag und Empfänger lassen sich dort nicht ändern, Sphäre, Steuerkonto und Kategorie schon.

Auszahlen

In der freigegebenen Abrechnung hat jede Person einen Knopf Auszahlen:

• Per Online-Banking (Finanzen Enterprise mit verbundenem Konto): Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck sind ausgefüllt; du wählst Sofort ausführen oder Einplanen.
• GiroCode: ein QR-Code, den du mit der Banking-App deiner Bank scannst.
• Bar ausgezahlt mit Datum – zurücknehmbar, solange der Beleg mit keiner Buchung verknüpft ist.

Als bezahlt gilt eine Abrechnung, sobald der Eigenbeleg in voller Höhe mit Kontobuchungen verknüpft ist (siehe Belege prüfen, Kontakten zuordnen und mit Buchungen verknüpfen) oder sie bar ausgezahlt wurde.

Jahresübersicht und Jahresbescheinigung

Der Reiter Jahresübersicht zeigt je Person und Pauschale, was im Jahr ausgezahlt und was noch offen ist, den steuerfreien und den übersteigenden Teil, den Freibetrag, den laut Erklärung anderweitig genutzten Betrag und was verbleibt. Gezählt wird nach dem Tag der Auszahlung bzw. – solange offen – nach dem geplanten Zahltag. Über die CSV-Datei gibst du die Zahlen weiter.

Wurde eine Abrechnung in einem anderen Jahr bezahlt als geplant, meldet die Übersicht das; mit Neu aufteilen rechnet innoverein sie gegen den Freibetrag des richtigen Jahres neu.

Für jede Person erzeugst du die Jahresbescheinigung (PDF) mit allen bezahlten Abrechnungen des Jahres oder schickst sie mit Jahresbescheinigung per E-Mail direkt an die Person.

Beenden, archivieren, stornieren

• Ende setzen: Hört jemand auf, trägst du Gültig bis ein. Läufe rechnen bis dahin ab, auch rückwirkend.
• Archivieren: beendet die Vereinbarung zum heutigen Tag und nimmt sie aus der Liste. Was bis dahin geleistet wurde, wird weiter abgerechnet. Wiederherstellen holt sie zurück, das Ende bleibt.
• Löschen: nur für versehentlich angelegte Vereinbarungen ohne freigegebene Abrechnung.
• Stornieren: Eine freigegebene Abrechnung stornierst du ganz oder je Person, solange nicht bezahlt, keine Überweisung eingeplant oder ausgelöst und der Beleg mit keiner Buchung verknüpft ist. Die Termine sind danach wieder frei. Ein festgeschriebener Eigenbeleg bekommt einen Gegenbeleg.

Personen mit Vereinbarung oder Freibetragserklärung lassen sich nicht endgültig löschen – die Unterlagen müssen aufbewahrt werden.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Vereinbarung steht im Reiter Vereinbarungen unter Laufend, mit Liegt vor bei der Freibetragserklärung.
• Nach der Freigabe liegt je Person ein Eigenbeleg mit Nummer wie UEL-2026-0001 unter Belege; im Audit-Log steht „Übungsleiter-Abrechnung freigegeben“.
• Nach dem Verknüpfen mit der Kontobuchung oder „Bar ausgezahlt“ gilt die Abrechnung als bezahlt, und die Jahresübersicht zählt den Betrag als ausgezahlt.