Belege hochladen und erfassen

Ob Rechnung vom Sportgeschäft, Quittung für Getränke oder die Abrechnung der Hallenmiete: Jeder Beleg gehört in die Buchhaltung deines Vereins. In innoverein lädst du Belege unter Belege hoch, erfasst die wichtigsten Angaben und verknüpfst sie mit der passenden Buchung auf dem Vereinskonto. So findest du zu jeder Ausgabe den Nachweis – und die Kassenprüfung wird deutlich entspannter.

Beleg hochladen

Öffne im Menü unter Finanzen den Punkt Belege. Du hast zwei Wege, eine Datei hochzuladen:

1. Ziehe die Datei einfach in das gestrichelte Feld 1 – oder klicke hinein und wähle sie aus.
2. Alternativ klickst du oben rechts auf Beleg hochladen 2.

Erlaubt sind PDF, JPG und PNG sowie elektronische Rechnungen im Format X-Rechnung oder ZUGFeRD (XML) bis jeweils 10 MB. Du kannst auch mehrere Dateien auf einmal hochladen.

Jeder neue Beleg erscheint in der Liste mit der Marke Zu prüfen. Über den gleichnamigen Reiter siehst du alle Belege, die noch niemand bearbeitet hat – praktisch, wenn mehrere Personen Belege abgeben und eine Person sie anschließend erfasst. Wie du diese Belege prüfst und mit der passenden Kontobuchung verknüpfst, steht in Belege prüfen, Kontakten zuordnen und mit Buchungen verknüpfen.

Angaben erfassen

Ein Klick auf den Beleg öffnet die Belegdetails. Links siehst du die Vorschau der Datei, rechts erfasst du die Angaben – du kannst also direkt vom Beleg abschreiben.

• Bezug 1: Gehört der Beleg zu einer bestimmten Abteilung oder einem Kurs, wählst du sie hier aus. Abteilungs- und Kursleitungen mit Finanzrechten sehen dann genau die Belege ihrer Gruppe. Ohne Auswahl gilt der Beleg für den ganzen Verein.
• Belegtyp 2: Einnahme, Ausgabe, Einnahmen- oder Ausgabenminderung (zum Beispiel eine Gutschrift) oder Spende.
• Lieferant / Kunde 3: Tippe den Namen ein. innoverein schlägt passende Mitglieder, Gäste und Kontakte vor. Wählst du eine Person aus, ist der Beleg mit ihrem Profil verknüpft und erscheint dort im Reiter Belege. Der Name wird dabei festgehalten und nicht nachträglich geändert, damit der Beleg auch später noch nachvollziehbar bleibt.
• Belegnummer, Belegdatum und bei Rechnungen das Fälligkeitsdatum.
• Bruttobetrag 4 und MwSt-Satz (0, 7 oder 19 %): Netto- und Steuerbetrag rechnet innoverein selbst aus.
• Optional eine Beschreibung, etwa „Bälle für die E-Jugend“.

Kategorisieren nach SKR 42

Damit Einnahmen und Ausgaben in den Auswertungen und beim Export an die Steuerberatung richtig landen, ordnest du den Beleg im Abschnitt Kategorisierung zu.

• Sphäre 1: Gemeinnützige Vereine trennen ihre Mittel in vier Bereiche – ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Der Getränkeverkauf beim Vereinsfest gehört zum Beispiel in den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, Trainingsmaterial in den ideellen Bereich.
• Steuerkonto 2: Das passende Konto aus dem Kontenrahmen SKR 42 für Vereine. Über Durchsuchen blätterst du durch die Kategorien, oder du suchst direkt nach einem Stichwort.
• Eigene Kategorie: Eine frei wählbare Bezeichnung für eigene Auswertungen, zum Beispiel „Sommerfest 2026“.

Sphäre und Steuerkonto gehören zusammen: Sobald du eines davon wählst, verlangt innoverein auch das andere. Darunter, unter Buchungsverknüpfung, findest du den Knopf Mit Buchung verknüpfen 3 – mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Mit einer Buchung verknüpfen

Wurde die Rechnung bereits bezahlt, verknüpfst du den Beleg mit der Buchung auf dem Vereinskonto. Klicke auf Mit Buchung verknüpfen und wähle die passende Buchung aus. innoverein zeigt dir dabei nur Buchungen in der richtigen Richtung an – zu einer Ausgabe also Abbuchungen.

Stimmen die Beträge nicht genau überein, fragt innoverein nach dem Grund, zum Beispiel Skonto oder ein Teilabgleich, wenn eine Rechnung in mehreren Raten bezahlt wurde. Ein Beleg kann auch mit mehreren Buchungen verknüpft sein, bis sein Betrag vollständig gedeckt ist.

Ist die Rechnung noch offen, kannst du sie über Per Überweisung bezahlen oben rechts direkt anweisen – sofort oder eingeplant für einen späteren Sammelauftrag. Dafür muss ein Vereinskonto mit Online-Banking verbunden sein.

Speichern und Festschreibung

Mit Speichern sicherst du deine Angaben. Damit verschwindet auch die Marke „Zu prüfen“. Solange die Buchhaltung nicht festgeschrieben ist, kannst du einen Beleg jederzeit wieder öffnen und ändern. Nach der Festschreibung eines Zeitraums sind die Belege darin unveränderbar – so wie es die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verlangen.

Löschen kannst du einen Beleg über Beleg löschen. Systemerzeugte Belege, etwa zu einer Rechnung oder Zuwendungsbescheinigung, verschwinden dabei nur aus der Liste; die Rechnung und ihr PDF bleiben erhalten.

Wie du Buchungen auf dem Vereinskonto zuordnest und einen Zeitraum festschreibst, steht in Konten und Buchungen verwalten. Belege zu Ausgangsrechnungen musst du nicht hochladen – sie entstehen beim Festschreiben einer Rechnung von selbst.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Der Beleg steht in der Belegliste – frisch hochgeladen mit der Marke Zu prüfen, nach Speichern ohne sie.
• Hast du eine Person als Lieferant oder Kunde gewählt, erscheint der Beleg in ihrem Profil im Reiter Belege.
• Nach dem Verknüpfen zeigt die Buchung auf dem Konto den Beleg, und sie fällt aus dem Filter Nicht zugeordnet.
• Im Audit-Log steht „Beleg hochgeladen“.