Den Dateispeicher und die Gruppenordner nutzen

Satzung, Beitragsordnung, Vorstandsprotokolle, Hallenpläne: Im Dateispeicher liegen die Dokumente deines Vereins an einem Ort – geschützt, für alle Berechtigten erreichbar und unabhängig davon, wer gerade im Vorstand ist. Du legst eigene Ordner an, lädst Dateien jeder Größe hoch und packst oder entpackst ZIP-Archive direkt im Browser. Für jede Abteilung und jeden Kurs gibt es außerdem einen Gruppenordner, in dem die Leitungen ihre eigenen Unterlagen ablegen. Der Dateispeicher gehört zur Grundausstattung.

Die Übersicht

Öffne im Menü unter System den Punkt Dateispeicher. Oben siehst du die Speichernutzung 3: wie viel Platz belegt ist und wie viel dein Tarif bietet. Darunter stehen die Ordner und Dateien des aktuellen Ordners.

In der Wurzel gibt es zwei besondere Ordner:

• Gruppen enthält je einen Ordner für jede Abteilung und – mit dem Zusatzmodul Kurse – jeden Kurs (siehe unten).
• System enthält, was innoverein selbst ablegt: Belege, Briefe, Rechnungen, Zuwendungsbescheinigungen, Mitgliederfotos und Ähnliches. Diese Ordner werden automatisch verwaltet; Dateien darin löschst du nur über den jeweiligen Bereich, zum Beispiel unter Belege. Manche Systemordner zeigen ihren Inhalt aus Datenschutzgründen gar nicht an.

Daneben legst du eigene Ordner an, etwa „Vorstand“ oder „Satzung und Ordnungen“. Ein Klick auf einen Ordner öffnet ihn; über die Pfadleiste oberhalb der Liste springst du zurück.

Hochladen und Ordner anlegen

1. Öffne den Ordner, in den die Dateien sollen.
2. Klicke auf Hochladen 1 und wähle eine oder mehrere Dateien aus. Alternativ ziehst du die Dateien einfach aus dem Explorer oder Finder in das Browserfenster.
3. Gibt es im Ordner schon eine Datei mit demselben Namen, fragt innoverein nach: Ersetzen überschreibt sie, Umbenennen lädt die neue Datei unter einem anderen Namen hoch.

Mit Neuer Ordner 2 legst du im aktuellen Ordner einen Unterordner an.

Mit Dateien arbeiten

Rechts in jeder Zeile 4 stehen die Aktionen: herunterladen, Umbenennen, Kopieren / Verschieben und Löschen. Ein Klick auf den Namen einer PDF-Datei oder eines Bildes öffnet eine Vorschau, ohne die Datei herunterzuladen.

Willst du mehrere Dateien auf einmal bearbeiten, setzt du die Häkchen vor den Zeilen. Unten erscheint dann eine Leiste:

Die Leiste 1 nennt die Zahl der ausgewählten Einträge und bietet:

• Kopieren / Verschieben 2 öffnet die Auswahl eines Zielordners. Dort kannst du auch gleich einen neuen Ordner anlegen.
• Als ZIP packen 3 legt aus der Auswahl ein neues ZIP-Archiv im selben Ordner an – praktisch, um mehrere Dokumente auf einmal weiterzugeben. Ordner kommen mit ihrem ganzen Inhalt hinein.
• Löschen entfernt alle ausgewählten Einträge nach einer Rückfrage.

Ein ZIP-Archiv kannst du ansehen, ohne es herunterzuladen: Ein Klick zeigt die enthaltenen Dateien. Mit Entpacken legt innoverein den Inhalt in einem neuen Ordner daneben ab. Verschlüsselte oder verdächtige Einträge überspringt es dabei und sagt dir, welche.

Gruppenordner für Abteilungen und Kurse

Unter Gruppen → Abteilungen bzw. Kurse findest du für jede Gruppe einen eigenen Ordner. Er ist von Anfang an da, auch wenn noch nichts darin liegt, und behält seinen Inhalt, wenn du die Gruppe umbenennst.

Die Pfadleiste 1 zeigt, wo du bist. In den Gruppenordner 2 gehören Unterlagen, die nur diese Gruppe betreffen: Trainingspläne, Hallenzeiten, Meldelisten.

Der Clou liegt bei den Rechten: Abteilungs- und Kursleitungen mit Dateirechten sehen im Dateispeicher nur die Ordner ihrer eigenen Gruppen. Dort können sie hochladen, umbenennen und löschen, ohne an den übrigen Speicher heranzukommen. Den ganzen Dateispeicher sieht nur, wer die Dateirechte vereinsweit hat. Wie du Rechte vergibst, steht in Rollen und Rechte.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Datei steht im gewählten Ordner, und die Speichernutzung oben ist um ihre Größe gewachsen.
• Ein Klick auf eine PDF-Datei oder ein Bild öffnet die Vorschau.
• Nach Entpacken liegt der Inhalt in einem neuen Ordner neben dem Archiv; nach Als ZIP packen steht das neue Archiv im selben Ordner.
• Im Audit-Log stehen Einträge wie „Datei hochgeladen“, „Archiv entpackt“ oder „Datei gelöscht“.

Häufige Fragen

Sehen Mitglieder den Dateispeicher? Nein. Der Dateispeicher gehört zur Vereinsverwaltung. Willst du Mitgliedern ein Dokument geben, etwa die neue Beitragsordnung, hängst du es an eine Nachricht an eine Liste oder Gruppe – siehe Listen anlegen und nutzen.

Der Speicher ist voll. Die Speichernutzung oben zeigt, wie viel dein Tarif bietet. Lösche nicht mehr gebrauchte Dateien – große Videos und doppelte Fotos sind die üblichen Platzfresser – oder sieh dir in den Einstellungen unter Vertrag an, welcher Tarif mehr Speicher bietet. Belege, Rechnungen und Briefe im Ordner System zählen mit; sie musst du aus Aufbewahrungsgründen behalten.

Wohin mit Sitzungsprotokollen und Belegen? Nicht von Hand in den Dateispeicher. Protokolle führst du unter Sitzungsprotokolle (siehe Eine Sitzung planen und das Protokoll führen), Belege unter Belege (siehe Belege hochladen und erfassen). Dort sind sie mit Sitzung bzw. Buchung verknüpft und landen automatisch im Ordner System.

Eine Leitung findet ihren Gruppenordner nicht. Prüfe, ob ihre Rolle die Dateirechte hat und ob sie wirklich als Leitung der Gruppe eingetragen ist. Ohne Dateirecht fehlt der Menüpunkt ganz.