Listen anlegen und nutzen

Eine Liste ist eine gespeicherte Auswahl von Personen – zum Beispiel „alle Jugendlichen der Schwimmabteilung“, „alle Überweiser“ oder „Vorstand und Kassenprüfer“. Einmal angelegt, nutzt du sie immer wieder: Du schreibst allen eine E-Mail oder SMS, verschickst einen Newsletter, exportierst die Adressen oder rechnest einen Beitragslauf nur für diese Personen ab. Bei einer dynamischen Liste rechnet innoverein bei jedem Aufruf neu aus, wer dazugehört – sie ist also immer auf dem aktuellen Stand.

Die Seite Listen

Du findest die Listen im Menü unter Kommunikation → Listen. Jede Liste steht als Karte 2 mit ihrem Namen, der Art und der aktuellen Zahl der Personen.

Mit den Knöpfen 3 einer Karte arbeitest du mit der Liste:

• Anzeigen zeigt alle Personen der Liste.
• Nachricht öffnet einen Dialog, mit dem du allen Personen eine E-Mail oder SMS schreibst (siehe unten).
• Newsletter startet einen Newsletter, der an diese Liste geht. Den Knopf siehst du nur mit dem Recht, Newsletter zu schreiben.
• Export lädt die Personen als CSV-Datei herunter, zum Beispiel für eine Tabellenkalkulation oder einen Serienbrief.
• Über die beiden kleinen Knöpfe daneben bearbeitest oder löschst du die Liste. Das Löschen entfernt nur die Liste, keine Personen.

Eine Liste anlegen

Klicke auf Neue Liste 1. Im Dialog Neue Liste gehst du so vor:

1. Wähle unter Liste erstellen für 1, ob die Liste Mitglieder oder Kontakte enthält. Eine Kontaktliste umfasst automatisch alle aktiven Kontakte.
2. Trage einen Listennamen ein, an dem du die Liste später wiedererkennst.
3. Wähle die Art 2: Manuell oder Dynamisch.
4. Bei Manuell suchst du die Personen nach Name, E-Mail oder Mitgliedsnummer und klickst sie an. Die Auswahl erscheint als kleine Marken über der Suche.
5. Bei Dynamisch legst du unter Dynamische Filter 3 fest, wer dazugehört (siehe nächster Abschnitt). Unten zeigt ein Hinweis 4, wie viele Personen den Filterkriterien gerade entsprechen.
6. Klicke auf Erstellen.

Die Filter einer dynamischen Liste

Alle Filter, die du ausfüllst, gelten gemeinsam: Eine Person kommt nur auf die Liste, wenn sie jede Bedingung erfüllt. Ein Filter auf Alle zählt nicht. Zur Auswahl stehen:

• Abteilung und Kurs – nur Personen in dieser Gruppe.
• Mitgliedstyp – etwa nur Fördermitglieder.
• Mitgliedsstatus – Aktiv, Kündigung beantragt oder Gekündigt.
• Geschlecht und App-Status (registriert, eingeladen oder nicht registriert).
• Zahlungsart – SEPA-Lastschrift oder Überweisung.
• Zahlungsstatus – zum Beispiel Ausstehend, eine bestimmte Mahnstufe oder Mahnverfahren ausgeschöpft.
• Alter von und Alter bis – gerechnet am heutigen Tag.
• Eintritt von und Eintritt bis – praktisch für Jubilare, etwa alle, die vor 25 Jahren eingetreten sind.

Weil die Liste bei jedem Aufruf neu berechnet wird, kommen neue Mitglieder automatisch dazu, und wer zum Beispiel 18 wird oder kündigt, fällt von selbst heraus.

Allen auf der Liste schreiben

Klicke in der Karte auf Nachricht. Der Dialog Nachricht an Liste zeigt zuerst den Kanal 1: E-Mail ist kostenlos, SMS kostet je Nachricht und wird über die Nutzungsabrechnung berechnet.

Darunter siehst du, wie viele Empfänger 2 eine E-Mail-Adresse bzw. eine Telefonnummer haben – Personen ohne werden übersprungen. Trage Betreff und Nachricht ein und hänge bei Bedarf mit Datei hinzufügen 3 bis zu fünf Dateien an. Der Knopf zum Senden nennt die Zahl der Empfänger, bei SMS auch die Kosten.

Wo du Listen sonst noch nutzt

• Newsletter: Jeder Newsletter geht an eine Liste. Mehr dazu in Einen Newsletter gestalten und versenden.
• Neuigkeiten: Ein Beitrag kann statt für den ganzen Verein nur für eine Liste erscheinen.
• Beitragsabrechnung: Im Dialog Neuer Beitragslauf kannst du den Lauf auf eine Liste beschränken, etwa für eine Nachberechnung.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Liste steht als Karte auf der Seite Listen mit Art und aktueller Personenzahl; Anzeigen zeigt genau die erwarteten Personen.
• Bei einer dynamischen Liste ändert sich die Zahl von selbst, wenn neue Personen die Filter erfüllen oder herausfallen.
• Nach dem Senden haben alle Empfänger mit E-Mail-Adresse bzw. Mobilnummer die Nachricht bekommen; die übrigen nannte der Dialog vorher.
• Die Liste lässt sich im Dialog Neuer Beitragslauf, beim Newsletter und bei Neuigkeiten als Zielgruppe auswählen.

Häufige Fragen

Wohin gehen Antworten auf eine Nachricht? An die E-Mail-Adresse des Vereins aus den Einstellungen unter Vereinsdaten – nicht an dein persönliches Postfach. Prüfe sie, bevor du die erste Rundmail verschickst (siehe Vereinsdaten und Grundeinstellungen prüfen).

Brauchen die Empfänger eine Newsletter-Einwilligung? Für den Newsletter ja – er geht nur an Personen, die zugestimmt haben. Eine Nachricht über die Liste ist eine Vereinsmitteilung, etwa eine Einladung oder eine Terminänderung. Nutze sie nicht für Werbung.

Warum kommt meine Nachricht nicht an? Prüfe, ob die Person eine E-Mail-Adresse hat (der Dialog zählt nur Empfänger mit Adresse). Ist in den Einstellungen im Gefahrenbereich der Postausgang an Personen gesperrt, hält innoverein E-Mails an Mitglieder und Gäste zurück – das ist für die Übernahme eines Datenbestands gedacht.

Wie mahne ich alle Säumigen auf einmal an? Eine dynamische Liste mit dem Filter Zahlungsstatus zeigt dir, wer im Rückstand ist. Die eigentlichen Mahnungen verschickt aber das Mahnwesen mit seinen Stufen und Fristen – siehe Zahlungserinnerungen und Mahnungen.

Darf ich den Export weitergeben? Die CSV-Datei enthält personenbezogene Daten. Gib sie nur an Personen im Verein weiter, die sie für ihre Aufgabe brauchen, und lösche sie, wenn sie nicht mehr gebraucht wird.