Den Chat nutzen, einrichten und moderieren

Der Chat ist der vereinsinterne Messenger von innoverein: Mitglieder, Trainerinnen und die Vereinsverwaltung schreiben sich direkt oder in Gruppen – im Browser, im Mitgliederportal und in den Apps. Anders als bei privaten Messengern bleibt alles im Verein: Abteilungen und Kurse bekommen auf Wunsch eine eigene Gruppe, deren Teilnehmende sich von selbst aktuell halten, und der Verein legt fest, wer wem schreiben darf. Gemeldete Nachrichten prüft die Verwaltung in der Chat-Moderation.

Für Nachrichten an viele, die nicht antworten sollen, eignen sich Neuigkeiten oder der Newsletter besser.

Den Chat für den Verein einrichten

Admins legen die Regeln unter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Chat fest. Alle Änderungen wirken sofort.

• Chat aktivieren 1: Ist er aus, kann kein Mitglied Chats öffnen oder Nachrichten senden.
• Mitglied ↔ Mitglied 2: Erlaubt Mitgliedern, sich gegenseitig zu schreiben. Ist der Schalter aus, können Mitglieder nur der Verwaltung und ihren Leitungen schreiben – Admins und Leitungen sind davon nicht betroffen.
• „Zuletzt online“ anzeigen: zeigt, wann jemand zuletzt im Chat war. Jede Person kann das für sich abschalten; dann sieht sie den Status der anderen auch nicht mehr.
• Gruppen erstellen 3: ob jeder Gruppen anlegen darf oder nur Admins – und ob Abteilungs- bzw. Kursleitungen Gruppen erstellen und für ihre Gruppe einen Gruppen-Chat aktivieren dürfen.
• Nachrichten: ob Mitglieder eigene Nachrichten bearbeiten und löschen dürfen und ob @-Erwähnungen erlaubt sind (die Erwähnten bekommen einen Push).
• Aufbewahrung & Mindestalter: nach wie vielen Tagen Nachrichten gelöscht werden und ab welchem Alter Mitglieder den Chat nutzen können.

Gruppen-Chats für Abteilungen und Kurse

Jede Abteilung und jeder Kurs kann einen eigenen Gruppen-Chat bekommen. Öffne die Abteilung bzw. den Kurs, wechsle in den Reiter Chat und klicke auf Gruppen-Chat aktivieren.

Alle Mitglieder und Leitungen der Gruppe sind dann automatisch Teilnehmende – wer neu dazukommt, ist sofort dabei, wer die Gruppe verlässt, fällt heraus. Name und Beschreibung kommen aus der Abteilung bzw. dem Kurs; ein eigenes Profilbild kannst du im Reiter hochladen. Solche Gruppen tragen in der Chat-Liste die Marke Abteilung bzw. Kurs und lassen sich nicht verlassen.

Mit Gruppen-Chat deaktivieren entfernst du die Gruppe wieder. Das löscht alle Nachrichten, Anhänge und das Profilbild unwiderruflich und verlangt dein Passwort.

Schreiben

Öffne im Menü Chat. Links stehen deine Gespräche, rechts das geöffnete Gespräch.

• Mit Neuer Chat startest du ein Gespräch. Im Reiter Direkt 1 wählst du eine Person, im Reiter Gruppe gibst du einen Gruppennamen ein, wählst mindestens zwei weitere Personen und klickst auf Gruppe erstellen. Über Kontakt suchen… 2 findest du Personen; die Marke neben dem Namen zeigt, in welcher Beziehung ihr steht (Admin, Abteilungsleitung, Kursleitung, Abteilung, Kurs, Elternteil).
• Senden mit Enter, eine neue Zeile mit Umschalt+Enter. Über die Büroklammer hängst du Bilder, PDFs, Audio und Videos bis 5 MB an – oder ziehst sie in das Gespräch.
• Fährst du über eine Nachricht, kannst du Antworten, eigene Nachrichten Bearbeiten oder Löschen (für alle nur innerhalb einer Stunde, sonst nur für dich ausblenden) und fremde Nachrichten Melden.
• Haken unter deinen Nachrichten zeigen, ob und von wem sie gelesen wurden.
• Im Kopf eines Gesprächs schaltest du es stumm, löschst es für dich oder öffnest die Gruppeninfos mit Teilnehmenden, Medien, Links und Dateien. In eigenen Gruppen fügst du Teilnehmende hinzu – auf Wunsch mit dem bisherigen Verlauf –, entfernst sie oder machst sie zu Gruppen-Admins.
• Eine Person blockieren heißt: Ihr könnt euch keine Direktnachrichten mehr schreiben, und in Gruppen siehst du ihre Nachrichten nicht mehr.
• Export (DSGVO) lädt alle eigenen Chat-Daten als Datei herunter.

Gemeldete Nachrichten moderieren

Meldet jemand eine Nachricht, erscheint sie unter Chat → Moderation – mit einer Zahl am Reiter und einem Eintrag „Chat-Meldung zu prüfen“ in der Glocke.

1. Die Reiter Offen, Bearbeitet und Alle 1 filtern die Meldungen.
2. Ein Klick auf eine Meldung zeigt, wer sie wann und mit welchem Grund gemeldet hat, die gemeldete Nachricht mit Absender und Zeitpunkt.
3. Entscheide: Verwerfen (die Meldung war unbegründet), Nutzer verwarnen oder Nachricht löschen. Optional hältst du eine interne Notiz fest.

Jede Entscheidung steht mit Name und Zeitpunkt im Audit-Log. Unter Bearbeitet findest du das Ergebnis jeder Meldung wieder.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Ein neues Gespräch steht links in deiner Chat-Liste; Haken unter deinen Nachrichten zeigen, wer sie gelesen hat.
• Ein aktivierter Gruppen-Chat trägt in der Chat-Liste die Marke Abteilung bzw. Kurs, und alle Mitglieder und Leitungen der Gruppe sind Teilnehmende.
• Eine entschiedene Meldung wandert unter Chat → Moderation von Offen nach Bearbeitet, und der Eintrag „Chat-Meldung zu prüfen“ verschwindet aus der Glocke.
• Jede Moderationsentscheidung steht mit Name und Zeitpunkt im Audit-Log.

Typische Fragen

• Ein Mitglied findet mich nicht als Kontakt. Prüfe, ob der Chat aktiviert ist, ob die Person das Mindestalter erreicht hat und ob sie einen Zugang zum Portal oder zur App hat. Bei ausgeschaltetem Mitglied ↔ Mitglied sehen Mitglieder nur Admins und ihre Leitungen.
• Ich möchte etwas an alle schicken, ohne dass alle antworten. Nimm dafür Neuigkeiten oder den Newsletter.
• Kann ich den Chat einer Person einsehen? Nein. Nur gemeldete Nachrichten sind für die Moderation sichtbar.
• Wer darf eine Abteilung in den Chat holen? Admins immer; Abteilungs- und Kursleitungen, wenn das in den Chat-Einstellungen erlaubt ist. Rechte vergibst du unter Rollen und Rechte.