Briefe schreiben, drucken und per Post versenden

Nicht alle Mitglieder lesen E-Mails, und manche Schreiben gehören auf Papier: die Einladung zur Mitgliederversammlung laut Satzung, eine Mahnung, eine Kündigungsbestätigung. Unter Kommunikation → Briefe schreibst du solche Briefe auf dem Briefpapier deines Vereins. Danach hast du zwei Wege: Du lädst das PDF herunter und druckst selbst – oder innoverein lässt den Brief über E-POST von der Deutschen Post drucken, kuvertieren und zustellen. Du siehst vorher, was es kostet, und danach, wo der Brief gerade ist.

Die Briefliste

Oben rechts beginnst du mit Neuer Brief 1. Die Kacheln zählen alle Briefe, reine PDFs, Post-Sendungen und Entwürfe; die Reiter 2 filtern nach Alle, Versendet und Entwürfe. Jede Zeile 3 zeigt Betreff, Empfänger, Datum und den Status:

• Entwurf – noch nicht fertig, mit Bearbeiten weiterschreiben;
• PDF – erstellt, noch nicht verschickt;
• Post ausstehend – an die Post übergeben; danach zeigt die Marke den Stand der Sendung, etwa Verarbeitung der Sendung;
• Versendet, Zugestellt – unterwegs bzw. angekommen;
• Fehler, Storniert – nicht zugestellt.

Die Knöpfe rechts 4: Vorschau, PDF herunterladen, Drucken (öffnet den Druckdialog des Browsers), Per Post (verschickt einen fertigen PDF-Brief nachträglich) und Verlauf für Post-Sendungen.

Schritt 1: Empfänger wählen

Klicke auf Neuer Brief. Der Assistent hat drei Schritte.

• Personen 1: Wähle Mitglieder oder Kontakte, suche nach Name, E-Mail oder Mitgliedsnummer 2 und hake die Empfänger an 3. Du kannst mehrere wählen.
• Empfängerliste: Nimm eine eurer Listen, etwa „Alle Mitglieder über 18“ – siehe Listen anlegen und nutzen. innoverein zeigt, wie viele Personen eine Anschrift haben und wie viele übersprungen werden.

Klicke auf Weiter.

Schritt 2: Brief verfassen

Trage Betreff, Datum und den Brieftext ein. Briefkopf mit Logo und Anschrift, Empfängeradresse im Sichtfenster (nach DIN 5008), Signatur und Fußzeile mit den Vereinsdaten setzt innoverein selbst. Der Text gilt für alle Empfänger gleich – schreibe also eine Anrede, die für alle passt.

Mit Als Entwurf speichern hörst du auf und machst später weiter; mit Weiter geht es zum Versand.

Schritt 3: Versandoption wählen

Nur PDF erstellen 1: innoverein erzeugt das PDF und legt es im Dateispeicher ab. Du druckst und verschickst selbst. Das kostet nichts.

Per Deutsche Post versenden 2: Unter Versandoptionen 3 wählst du:

• Farbdruck – sonst schwarz-weiß;
• Beidseitig – spart Blätter bei längeren Briefen;
• Einschreiben-Option – Einwurf Einschreiben, Einschreiben oder Einschreiben Rückschein, jeweils mit dem Zuschlag in Klammern;
• Terminierter Versand (optional) – der Brief geht erst an diesem Tag an die Post.

Klicke dann auf PDF erstellen & Preis berechnen. innoverein erstellt das PDF und zeigt Seitenzahl, Blattzahl und den Preis: Briefversand (netto), die Umsatzsteuer und Gesamt (brutto) – ein einseitiger Standardbrief in Schwarz-Weiß kostet zum Beispiel 0,80 € netto. Bei einer Empfängerliste steht der Preis je Brief und für alle Empfänger.

Prüfe das PDF in der Vorschau und klicke auf Jetzt per Post versenden – bei einer Liste auf Kampagne starten mit der Anzahl der Empfänger. Bei Listen erzeugt innoverein die Briefe im Hintergrund; der Status erscheint nach und nach in der Briefliste.

Nach dem Versand

• Verlauf: Verlauf zeigt die Stationen der Sendung – Hochgeladen, Verarbeitet, An Druckzentrum übertragen, Druckzentrum-Eingang bestätigt – und bei Einschreiben die Zustellung mit Sendungsnr.. Der Stand wird alle paar Minuten aktualisiert.
• Terminierte Briefe tragen bis zum Versandtag die Knöpfe Sofort (jetzt verschicken) und Stornieren.
• Kosten: Jeder Brief erscheint mit Datum, Empfänger und Optionen in der Nutzungsabrechnung von innoverein mit 19 % Umsatzsteuer; die Rechnung kommt mit einem Einzelnachweis. Ist die Kreditlinie ausgeschöpft, lehnt innoverein den Versand mit „Kreditlinie ausgeschöpft“ ab – den Rahmen siehst du unter Einstellungen → Vertrag.
• Löschen: Briefe, die an die Post übergeben wurden, sind gesperrt – nur Entwürfe, PDFs, stornierte und fehlerhafte Briefe lassen sich löschen. Eine Ausnahme schaltest du im Gefahrenbereich frei; denk an Aufbewahrungspflichten.

Briefe, die innoverein selbst verschickt

Einige Schreiben verschickt innoverein auf Wunsch automatisch per Brief:

• Mahnungen: Je Mahnstufe wählst du den Kanal Brief (PDF) – die Mahnungen landen dann als Druckliste zum Selbstdrucken – oder Brief (E-POST) für den automatischen Versand. Siehe Mahnstufen einrichten und offene Beträge mahnen.
• Kündigungsbestätigungen, wenn ihr in den Kündigungseinstellungen die Bestätigung per Post gewählt habt – siehe Kündigungen einrichten, erfassen und bearbeiten.
• Automatische Glückwünsche über den Kanal Post (E-POST), wenn eingeschaltet.

Auch diese Briefe laufen gegen die Kreditlinie.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Der Brief steht in der Briefliste mit Status PDF bzw. Post ausstehend, später Versendet oder Zugestellt.
• Verlauf zeigt die Stationen der Sendung, bei Einschreiben mit Sendungsnr..
• Im Profil der Person steht der Brief im Reiter Briefe; der Post-Brief erscheint in der Nutzungsabrechnung.
• Im Audit-Log steht „E-POST-Brief beauftragt“.

Typische Fragen

• Die Person fehlt in der Suche. Gesucht wird in Mitgliedern oder Kontakten – je nach Umschalter. Gib mindestens zwei Zeichen ein.
• Kann ich Briefe mit Platzhaltern (Name, Beitrag) schreiben? Nein, der Text ist für alle gleich. Für persönliche Schreiben an wenige Personen verschickst du mehrere Briefe einzeln.
• „E-POST Warnung“ steht neben dem Titel. Dann ist der Postversand gerade gestört; der Hinweis darunter nennt den Grund. PDFs kannst du weiter erstellen.
• Wo finde ich alte Briefe einer Person? Im Profil der Person im Reiter Briefe.