Ratenvereinbarung und Mahnpause für eine Person

Nicht jeder Rückstand ist böser Wille. Manchmal kann eine Familie den Jahresbeitrag nicht auf einmal zahlen, manchmal klärt jemand gerade eine Rücklastschrift mit seiner Bank, oder die Zahlung ist schon eingegangen, aber noch nicht zugeordnet. Für solche Fälle hat innoverein zwei Werkzeuge im Reiter Abrechnung jeder Person:

• Die Ratenvereinbarung teilt einen Beitragsrückstand in monatliche Raten. Bis zur letzten Rate mahnt innoverein nicht, und der Beitragslauf zieht nur die bereits fälligen Raten nach statt des ganzen Rückstands.
• Die Mahnpause friert den Mahnstand ein – ohne Raten, mit einer Begründung und auf Wunsch mit einem Enddatum. Sie gilt für Beiträge und Rechnungen.

Beide ändern nichts am Rückstand selbst: Was offen ist, bleibt offen, und es wird auch nichts gebucht. Sie verhindern nur, dass Mahnungen hinausgehen, die der Absprache widersprechen würden.

Familien: alles läuft über das Hauptmitglied

Beiträge einer Familie werden gemeinsam über das Hauptmitglied abgerechnet und gemahnt. Deshalb gelten Ratenvereinbarung und Mahnpause immer für die ganze Familie: Öffnest du den Reiter Abrechnung eines Submitglieds, steht dort „Gilt für die Familie über …“ mit dem Namen des Hauptmitglieds, und die Vereinbarung wird am Hauptmitglied gespeichert. Zahlende Person ist das Hauptmitglied.

Wechselt jemand die Familie – wird also umgehängt, herab- oder hochgestuft –, enden laufende Ratenvereinbarungen und Mahnpausen der betroffenen Familien automatisch, weil die Grundlage nicht mehr stimmt. Lege sie danach bei Bedarf neu an. Mehr zu Familien in Familien mit Submitgliedern verwalten.

Eine Ratenvereinbarung anlegen

Öffne die Person (Mitglieder oder Gäste), wechsle in den Reiter Abrechnung und scrolle zum Abschnitt Ratenvereinbarung. Dort steht der offene Rückstand. Klicke auf Ratenvereinbarung anlegen.

1. Betrag (€) 1: der Teil des Rückstands, der in Raten gezahlt wird. Darunter steht der aktuelle Rückstand; mehr als das geht nicht. Meist trägst du den ganzen Rückstand ein.
2. Anzahl Raten 2: 2 bis 36. Die Raten sind monatlich und gleich hoch; ein Rundungsrest landet in der letzten Rate.
3. Erste Rate fällig am: nicht in der Vergangenheit.
4. Mahnpause bis 3: Leer gelassen, rechnet innoverein selbst – Fälligkeit der letzten Rate plus das Zahlungsziel für Überweiser. Du kannst ein späteres Datum eintragen, aber keines vor der letzten Rate.
5. Der Ratenplan 4 zeigt sofort, welche Rate wann mit welchem Betrag fällig ist.
6. Unter Notiz hältst du fest, wie es zur Vereinbarung kam, etwa „telefonisch vereinbart am …“.
7. Lass den Schalter für die Bestätigung an, wenn die Person eine E-Mail bekommen soll: Sie enthält den Ratenplan, das Ende der Mahnpause und – bei Überweisern – die Bankverbindung des Vereins mit dem Verwendungszweck.
8. Klicke auf Ratenvereinbarung anlegen.

Eine laufende Vereinbarung lesen

Im Abschnitt Ratenvereinbarung siehst du:

• Vereinbart, Mahnpause bis, Getilgt und Noch offen 1. „Getilgt“ ergibt sich aus dem Saldo des Beitragskontos. Kommen neue Beiträge dazu und werden nicht bezahlt, zählen sie gegen die Tilgung.
• den Ratenplan 2 mit dem Stand jeder Rate: offen, heute fällig, überfällig, teilweise oder ganz bezahlt. Lastschriften, die schon an die Bank gegangen, aber noch nicht als bezahlt markiert sind, stehen als „Davon per SEPA unterwegs“ dabei.
• wer die Vereinbarung wann angelegt hat und die Notiz.

Solange die Vereinbarung läuft, gilt:

• Mahnwesen: Der automatische Mahnlauf überspringt die Person. Im Mahnwesen trägt sie die Marke Ratenvereinbarung · Pause bis …; der Filter Mahnpause zeigt sie zusammen mit allen anderen pausierten Personen. Eine Mahnung von Hand ist weiter möglich, innoverein warnt dann aber, dass sie der Vereinbarung widerspricht.
• Beitragslauf: Mit der Kategorie Offene Salden zieht der Lauf vom Rückstand nur die Raten nach, die bis zum Ende des Abrechnungszeitraums fällig sind. In Mail und Brief heißt die Zeile „Fällige Raten laut Ratenvereinbarung“. Wer eine Rate auslässt, bekommt beim nächsten Lauf zwei Raten auf einmal.
• Neue Beiträge werden ganz normal abgerechnet – die Vereinbarung betrifft nur den Rückstand.

Wie eine Ratenvereinbarung endet

• Erfüllt: Ist der Saldo ausgeglichen, endet die Vereinbarung von selbst und erscheint unter Frühere Vereinbarungen als „erfüllt“.
• Vorzeitig beendet: Mit Vereinbarung beenden und der Bestätigung endet die Pause sofort. Das Mahnwesen geht dort weiter, wo es stand, und der nächste Beitragslauf mit „Offene Salden“ zieht wieder den ganzen Rückstand nach.
• Abgelaufen: Ist das Datum der Mahnpause vorbei und noch etwas offen, mahnt innoverein ab dem nächsten Lauf weiter. Weil die Fristen der Mahnstufen dann meist verstrichen sind, geht die nächste Stufe sofort raus. Willst du verlängern, lege eine neue Vereinbarung an – die abgelaufene wird dabei geschlossen.

Eine Mahnpause starten

Die Mahnpause ist das einfachere Werkzeug: kein Ratenplan, nur „bitte vorerst nicht mahnen“. Typische Anlässe sind ein Härtefall, eine Klärung mit der Bank oder eine Zahlung, die angekündigt, aber noch nicht da ist. Klicke im Reiter Abrechnung im Abschnitt Mahnpause auf Mahnpause starten.

1. Begründung 1: Pflicht, mindestens drei Zeichen. Sie erscheint im Verlauf der Person, im Audit-Log und als Hinweis im Mahnwesen.
2. Bis einschließlich 2: Leer gelassen, läuft die Pause unbefristet, bis jemand sie beendet.
3. Der Hinweis darüber nennt den Mahnstand, der eingefroren wird, etwa „noch nicht gemahnt“ oder „1. Mahnung“.
4. Klicke auf Mahnpause starten.

Während der Pause steht im Abschnitt Mahnpause, bis wann sie läuft, der eingefrorene Mahnstand und die Begründung 1. In den Personenlisten zeigt die Pille „Zahlung“ den Zusatz „· Mahnpause“.

Was die Mahnpause bewirkt – und was nicht:

• Für das Beitragskonto der Familie und für Rechnungen an jede Person der Familie geht keine weitere Mahnstufe hinaus, und es fallen keine Mahngebühren an.
• Beitragsläufe laufen normal weiter, auch der Nacheinzug über „Offene Salden“. Willst du auch den Einzug begrenzen, nimm stattdessen eine Ratenvereinbarung.
• Anders als die Ratenvereinbarung endet die Mahnpause nicht von selbst, wenn der Saldo ausgeglichen ist – sondern zum Enddatum, mit Mahnpause beenden oder bei einem Familienwechsel.
• Nach dem Ende geht es dort weiter, wo es stand. Ist die Frist der nächsten Stufe schon verstrichen, geht sie beim nächsten Lauf sofort raus.

Im Mahnwesen den Überblick behalten

Unter Finanzen → Mahnwesen, Reiter Beiträge, zeigt der Filter Mahnpause 1 alle Personen, für die gerade nicht gemahnt wird – mit Mahnpause oder laufender Ratenvereinbarung. Die Marke in der Zeile 2 nennt das Ende; fährst du darüber, siehst du die Begründung. Prüfe diese Liste ab und zu: Eine unbefristete Mahnpause, die niemand mehr im Blick hat, ist ein vergessener Rückstand.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Im Reiter Abrechnung steht die Vereinbarung mit Mahnpause bis, Getilgt, Noch offen und dem Ratenplan – bzw. die Mahnpause mit eingefrorenem Mahnstand und Begründung.
• Im Mahnwesen trägt die Person die Marke Ratenvereinbarung · Pause bis … und erscheint im Filter Mahnpause; in den Personenlisten zeigt die Pille „Zahlung“ den Zusatz „· Mahnpause“.
• Mit eingeschalteter Bestätigung hat die Person eine E-Mail mit dem Ratenplan bekommen.
• Im Audit-Log steht „Ratenvereinbarung angelegt“ bzw. „Mahnpause gestartet“, später „… beendet“.

Typische Fragen

• Ich kann keine Ratenvereinbarung anlegen. Der Knopf erscheint nur bei einem Rückstand und wenn noch keine Vereinbarung läuft. Liegt der Rückstand bei einem Submitglied, öffne das Hauptmitglied.
• Die Person hat eine Rate überwiesen, aber „Getilgt“ zeigt 0 €. Die Überweisung ist noch keinem Posten zugeordnet. Ordne sie in den Buchungsdetails zu – siehe Buchungen zuordnen, aufteilen und mit Regeln automatisieren.
• Gilt die Mahnpause auch für Rechnungen? Ja, für alle Rechnungen an Personen der Familie. Die Ratenvereinbarung dagegen betrifft nur Beiträge.
• Wie mahne ich überhaupt? Mahnstufen, Fristen und Kanäle stehen in Mahnstufen einrichten und offene Beträge mahnen.