Nachweise einfordern und prüfen

Viele Vereine gewähren Ermäßigungen nur gegen Beleg: Schülerinnen und Studierende zahlen weniger, wenn sie eine aktuelle Bescheinigung vorlegen; für den Reha-Kurs braucht es eine Verordnung. In innoverein heißt so ein Beleg Nachweis. Du legst am Mitgliedstyp, Abteilungstyp oder Kurstyp fest, dass ein Nachweis nötig ist. Die Person lädt ihn dann selbst im Mitgliederportal oder in der App hoch, du prüfst ihn und genehmigst oder lehnst ab. Läuft ein Nachweis ab, erinnert innoverein rechtzeitig und kann den Typ automatisch wechseln.

Festlegen, wer einen Nachweis braucht

Einen Nachweis verlangst du an einem Typ – nicht an der einzelnen Person. So gilt die Regel automatisch für alle, die diesen Typ haben:

• Mitgliedstyp: unter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Mitgliedstypen, etwa „Ermäßigt (Schüler/Studierende)“. Wie du Typen anlegst, steht in Mitgliedstypen und Beiträge einrichten.
• Abteilungstyp und Kurstyp: im Reiter Typen der Abteilung bzw. des Kurses, etwa „Jugend ermäßigt“ in der Schwimmabteilung. Siehe Abteilungen und Kurse.

Öffne den Typ zum Bearbeiten und setze:

1. Nachweis erforderlich 1 – die Person muss einen Nachweis hochladen.
2. Welcher Nachweis wird benötigt? 2 – ein kurzer Text wie „Schul- oder Studienbescheinigung für das laufende Schuljahr“. Die Person sieht ihn beim Hochladen.
3. Zeitlich befristet? 3 – der Nachweis hat ein Ablaufdatum. Dann fragt das Hochladen nach Gültig bis.
4. Bei Ablauf automatisch ändern zu 4 – der Typ, den die Person bekommt, wenn ihr Nachweis abläuft und kein neuer genehmigt ist – meist der reguläre Beitrag. Mit Kein automatischer Wechsel bleibt alles, wie es ist.
5. Speichere.

Ob eine Person einen Nachweis braucht, entscheidet innoverein anhand aller ihrer laufenden Typen: Mitgliedstyp, Abteilungstypen und Kurstypen. Archivierte Abteilungen und Kurse zählen nicht mehr.

Wie ein Nachweis hereinkommt

• Selbst-Service: Im Mitgliederportal und in der App sieht die Person, dass – und wofür – ein Nachweis verlangt wird. Sie lädt eine Datei hoch (Foto oder PDF) und gibt bei befristeten Nachweisen das Ende der Gültigkeit an. Ohne Anforderung lehnt innoverein einen Upload ab.
• Mit dem Antrag: Verlangt der gewählte Mitgliedstyp einen Nachweis, lädt die Person ihn schon im Mitgliedsantrag hoch. Du siehst ihn beim Prüfen des Antrags unter Nachweis. Ebenso bei einer Anfrage zum Beitritt in eine Abteilung oder einen Kurs. Siehe Mitgliedsanträge prüfen und annehmen.

Jeder neue Nachweis erscheint in der Glocke oben rechts als „Nachweis zur Prüfung“ mit dem Namen der Person. Ein Klick darauf öffnet ihr Profil im Reiter Nachweise.

Einen Nachweis prüfen

Im Profil der Person zeigt der Reiter Nachweise 1 alle hochgeladenen Nachweise mit Status, Datum des Hochladens und Gültig bis 2.

1. Öffne mit Datei 3 das hochgeladene Dokument und prüfe: Ist es die richtige Person, das richtige Dokument, ist es lesbar und noch gültig – stimmt das angegebene „Gültig bis“?
2. Passt alles, klickst du auf Genehmigen. Der Status wechselt auf Genehmigt.
3. Passt etwas nicht, klickst du auf Ablehnen und gibst im Dialog Nachweis ablehnen einen Ablehnungsgrund an, etwa „Dokument unleserlich oder abgelaufen“. Der Grund ist Pflicht; die Person sieht ihn und kann einen neuen Nachweis hochladen.

In beiden Fällen bekommt die Person eine Benachrichtigung in der App bzw. im Portal und eine E-Mail. Die Entscheidung steht außerdem im Verlauf der Person und im Audit-Log.

Wenn ein Nachweis abläuft

Bei genehmigten, befristeten Nachweisen achtet innoverein auf das Ablaufdatum:

• Die Person wird 14, 7 und 1 Tag vor dem Ablauf erinnert, einen neuen Nachweis hochzuladen.
• Die Verwaltung sieht in der Glocke „Nachweis läuft bald ab“.
• Ist der Nachweis abgelaufen und kein neuer genehmigt, wechselt innoverein den Typ der Person auf den Typ aus Bei Ablauf automatisch ändern zu – ab dann gilt der neue Beitrag im nächsten Beitragslauf.

Lädt die Person rechtzeitig einen neuen Nachweis hoch und du genehmigst ihn, bleibt der ermäßigte Typ bestehen.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Im Reiter Nachweise der Person steht der Status Genehmigt bzw. Abgelehnt mit dem Datum Gültig bis.
• Die Meldung „Nachweis zur Prüfung“ verschwindet aus deiner Glocke.
• Die Person hat eine E-Mail und eine Benachrichtigung in App bzw. Portal bekommen, bei einer Ablehnung mit dem Grund.
• Im Verlauf der Person und im Audit-Log steht „Nachweis freigegeben“ bzw. „Nachweis abgelehnt“.

Typische Fragen

• Die Person sagt, sie könne nichts hochladen. Dann verlangt keiner ihrer Typen einen Nachweis – prüfe Mitgliedstyp, Abteilungen und Kurse. Oder sie hat noch keinen Zugang zum Portal bzw. zur App.
• Ich möchte einen Nachweis selbst ablegen, den die Person per Post geschickt hat. Lade ihn im Reiter Dateien der Person hoch. Der Reiter Nachweise zeigt nur, was die Person selbst eingereicht hat.
• Ein Kind braucht einen Nachweis. Das Hauptmitglied lädt ihn im Portal oder in der App für das Kind hoch; im Profil des Kindes erscheint er im Reiter Nachweise. Siehe Familien mit Submitgliedern verwalten.