Anwesenheit am Termin erfassen

Wer war beim Training? Wer hat sich entschuldigt, wer fehlt schon zum dritten Mal? Statt einer Strichliste auf Papier erfasst du die Anwesenheit direkt am Termin im Kalender. Jede einzelne Trainingseinheit einer Serie – etwa „Yoga am Abend“ jeden Dienstag – hat ihre eigene Liste. Die Teilnehmenden kennt innoverein schon aus der Abteilung bzw. dem Kurs; du setzt je Person nur noch den Status.

Wer auf der Liste steht

Den Teilnehmerkreis leitet innoverein aus dem Bezug des Termins ab:

• Kurstermin: alle aktiven Teilnehmenden des Kurses.
• Abteilungstermin: alle aktiven Mitglieder und Gäste der Abteilung.
• Vereinstermin: alle Mitglieder des Vereins.

Dazu kommt jede Person, für die bereits ein Status erfasst wurde – auch wenn sie inzwischen nicht mehr zur Gruppe gehört. Gäste sind in der Liste als „Gast“ markiert, gekündigte Personen mit ihrem Status.

Anwesenheit im Browser erfassen

Öffne Kalender, wähle die Ansicht (Monat, Woche, Tag oder Liste) und klicke auf den Termin. Der Dialog des Termins hat zwei Reiter: Details und Anwesenheit.

Jeder Termin einer Serie 1 ist ein eigenes Vorkommen mit eigener Anwesenheitsliste. Hat ein Termin schon erfasste Anwesenheit, zeigt der Kalender die Zahl der Anwesenden mit einem Haken direkt am Termin.

1. Wechsle in den Reiter Anwesenheit 1. Die Zahl am Reiter nennt die bisher Anwesenden.
2. Oben siehst du die Zähler 2: anwesend, abwesend, entschuldigt und offen.
3. Je Person setzt du den Status mit einem der drei Knöpfe 3: anwesend (Haken), abwesend (Kreuz) oder entschuldigt (i-Symbol). Ein zweiter Klick auf denselben Knopf setzt die Person zurück auf offen.
4. Waren fast alle da, klickst du zuerst auf Alle anwesend und korrigierst danach die Ausnahmen.
5. Bei großen Gruppen hilft das Feld Person suchen … – nach Name oder Mitgliedsnummer.
6. Klicke auf Speichern. Danach erscheint „Gespeichert.“

Erfasst ist nur, was du gespeichert hast. Schließt du den Dialog vorher, gehen die Änderungen verloren. Du kannst eine Liste jederzeit wieder öffnen und ergänzen – etwa wenn eine Entschuldigung nachträglich eingeht.

Anwesenheit in der App erfassen

Für Trainerinnen und Trainer in der Halle ist die innoverein-Verwaltungs-App praktischer: Über die Startseite oder den Termin öffnen sie die Anwesenheit desselben Termins. Dort gibt es zusätzlich zwei Wege:

• Mitgliedskarte scannen: Die Teilnehmenden zeigen ihre digitale Mitgliedskarte (Wallet oder App), die Kamera liest den QR-Code, und die Person ist sofort als anwesend gespeichert. Gehört sie nicht zum Teilnehmerkreis, warnt die App und fragt, ob sie trotzdem aufgenommen werden soll.
• Person von Hand hinzufügen: Suche eine beliebige Person, die du sehen darfst, und nimm sie in die Liste auf.

Browser und App arbeiten auf derselben Liste – was in der App erfasst wurde, siehst du sofort im Kalender.

Was mit der Anwesenheit passiert

• Die Anwesenheit dient der Übersicht und der Nachweisführung im Verein, etwa für Zuschüsse, die nach Trainingsbeteiligung berechnet werden. Im Kalender steht an jedem Termin mit erfasster Anwesenheit ein Haken mit der Zahl der Anwesenden; fährst du darüber, siehst du „anwesend / Teilnehmerkreis“.
• Für die Übungsleiter-Abrechnung zählen die Termine des Kalenders, nicht die Anwesenheit der Teilnehmenden. Fällt ein Training aus, sagst du den Termin ab oder schließt ihn in der Abrechnung aus. Siehe Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale abrechnen.
• Beim Speichern bekommen die Teilnehmenden keine Nachricht.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Nach Speichern erscheint „Gespeichert.“, und der Zähler offen steht auf 0 bzw. nennt nur die bewusst offenen Personen.
• Im Kalender trägt der Termin einen Haken mit der Zahl der Anwesenden; beim Darüberfahren steht „anwesend / Teilnehmerkreis“.
• Die Zahl am Reiter Anwesenheit nennt die Anwesenden; in der App erfasste Personen stehen dort ebenfalls.
• Im Audit-Log steht „Anwesenheit erfasst“.

Typische Fragen

• Der Reiter „Anwesenheit“ fehlt. Dir fehlt das Recht Anwesenheit an Terminen erfassen für die Gruppe des Termins, oder der Termin gehört nicht zu deinen Gruppen.
• „Für diesen Termin gibt es keinen Teilnehmerkreis.“ Der Termin hat keinen Bezug zu einer Abteilung oder einem Kurs, oder die Gruppe ist leer. Ordne den Termin der Gruppe zu.
• Ich habe einen Termin der Serie verschoben. Die Anwesenheit hängt am ursprünglichen Termin der Serie und bleibt beim Verschieben erhalten.
• Kann ich sehen, wie oft jemand da war? Je Termin ja. Eine Auswertung je Person über viele Termine bietet innoverein derzeit nicht an.