Eine Online-Wahl vorbereiten und durchführen

Mit Abstimmungen führst du Wahlen und Beschlüsse online durch – etwa die Vorstandswahl oder die Entlastung des Vorstands. Jede wahlberechtigte Person bekommt per E-Mail einen persönlichen Link, mit dem sie ohne Anmeldung genau einmal abstimmt. Du legst fest, ob die Wahl anonym ist, ob ein Quorum gilt und wann die Ergebnisse sichtbar werden. Nach dem Schließen erzeugt innoverein ein Wahlprotokoll als PDF. Abstimmungen sind ein Zusatzmodul; ist es nicht gebucht, fehlt der Menüpunkt.

Begriffe kurz erklärt

• Wahlpunkt – eine Frage auf dem Stimmzettel, etwa „Entlastung des Vorstands“ oder „Wahl der Kassenwartin“. Eine Wahl kann beliebig viele Wahlpunkte haben.
• Wählerverzeichnis – alle Personen, die abstimmen dürfen. Nur wer hier steht, bekommt einen Link.
• Stimmgewicht – wie viele Stimmen eine Person hat. Normalerweise 1; Delegierte oder Abteilungsvertreter können mehr haben. Das Ergebnis zeigt dann einfache und gewichtete Stimmen.
• Quorum – die Mindestbeteiligung, ab der die Wahl gültig ist. Was eure Satzung verlangt, trägst du hier ein; innoverein zeigt nur an, ob die Zahl erreicht ist.

Eine neue Wahl anlegen

Öffne im Menü Abstimmungen. Hier stehen alle Wahlen 3, über die Filter 2 siehst du Entwürfe, aktive, abgeschlossene oder archivierte. Klicke auf Neue Wahl 1.

Ein Assistent führt dich in vier Schritten durch die Wahl: Grunddaten, Wahlpunkte, Wählerverzeichnis und Prüfen & Veröffentlichen. Sobald du den ersten Schritt mit Weiter verlässt, speichert innoverein die Wahl als Entwurf. Du kannst also jederzeit abbrechen und sie später über Bearbeiten fortsetzen.

Schritt 1: Grunddaten und Regeln

• Titel und optional eine Beschreibung, zum Beispiel „Vorstandswahl 2027“.
• Startdatum und Enddatum 1: Der Zeitraum steht in der Einladung. Das Enddatum ist vor dem Veröffentlichen Pflicht; die persönlichen Links verfallen eine Stunde danach. Die Stimmabgabe selbst öffnest und schließt du von Hand (siehe unten).
• Anonymitätsstufe 2: Bei Anonym lässt sich keine Stimme einer Person zuordnen – innoverein speichert nur, dass jemand abgestimmt hat, nicht wie. Bei Öffentlich sehen Admins, wer wie abgestimmt hat.
• Enthaltung erlauben: Dann gibt es bei jedem Wahlpunkt die Antwort Enthaltung.
• Quorum 3: kein Quorum, eine Mindestbeteiligung in Prozent oder eine Mindestanzahl an Wählern. Ob es erreicht ist, zeigen Live-Monitor und Ergebnis.
• Ergebnisse sichtbar 4: Sofort nach Abgabe zeigt den Wählern das Zwischenergebnis direkt nach ihrer Stimme, Nach Schließen erst nach dem Ende der Wahl – dann bekommen sie es auch per E-Mail. Daneben gibt es Manuell freischalten. Für Vorstandswahlen empfiehlt sich Nach Schließen: Ein sichtbares Zwischenergebnis kann die noch ausstehenden Stimmen beeinflussen.
• Begrüßungsnachricht: erscheint auf der Startseite, die Wähler über ihren Link öffnen.

Schritt 2 und 3: Wahlpunkte und Wählerverzeichnis

Im Schritt Wahlpunkte fügst du mit Wahlpunkt hinzufügen alles hinzu, worüber abgestimmt wird. Es gibt vier Typen:

• Ja / Nein – etwa für die Entlastung des Vorstands oder eine Satzungsänderung.
• Einfachauswahl und Mehrfachauswahl – mit eigenen Auswahloptionen; bei der Mehrfachauswahl legst du die minimale und maximale Zahl der Kreuze fest.
• Kandidatenwahl – mit Kandidat hinzufügen trägst du für jede Person Name, eine Kurzbeschreibung wie Funktion oder Beruf und auf Wunsch ein ausführliches Profil ein.

Mit Pflichtfrage muss ein Punkt beantwortet werden. Im Schritt Wählerverzeichnis wählst du unter Aus Mitgliederliste die wahlberechtigten Personen aus – mit Alle auswählen alle auf einmal – und übernimmst sie mit dem Knopf … importieren. Unter Manuell hinzufügen trägst du einzelne Personen mit E-Mail-Adresse, Name und Stimmgewicht ein, etwa für Delegierte mit mehreren Stimmen. Für Personen, die per Brief abstimmen sollen, setzt du in der Mitgliederliste das Briefsymbol bzw. im manuellen Formular den Haken für Briefwahl samt Anschrift.

Im letzten Schritt prüfst du alles. Die Stimmzettel-Vorschau zeigt, wie die Wahl auf dem Handy aussieht.

Veröffentlichen, öffnen und schließen

Ein Klick auf eine Wahl öffnet ihre Detailansicht mit den Reitern 2 Übersicht, Wahlpunkte, Wähler, Ergebnisse und Audit-Log. Die Übersicht zeigt unter anderem die Beteiligung 3.

Eine Wahl durchläuft diese Schritte:

1. Veröffentlichen 1: Der Knopf erscheint, sobald es mindestens einen Wahlpunkt und einen Wähler gibt. Nach der Rückfrage verschickt innoverein an alle Wähler eine Einladung mit ihrem persönlichen Link. Ab jetzt lassen sich die Wahlpunkte nicht mehr ändern.
2. Stimmabgabe öffnen: Erst jetzt können die Wähler abstimmen. Mit Pausieren unterbrichst du die Stimmabgabe vorübergehend, mit Fortsetzen geht es weiter.
3. Während der Wahl zeigt der Live-Monitor die Beteiligung, das Quorum und den Fortschritt je Wahlpunkt. Über Nachricht senden schreibst du allen Wählern oder nur denen, die noch nicht abgestimmt haben – zum Beispiel eine Erinnerung.
4. Schließen: Die Stimmabgabe endet unwiderruflich. innoverein erzeugt dabei das Wahlprotokoll als PDF. Ist die Sichtbarkeit „Nach Schließen“ eingestellt, bekommen die Wähler das Ergebnis per E-Mail.

Nach dem Schließen: Ergebnis und Wahlprotokoll

Unter Ergebnisse siehst du jeden Wahlpunkt mit Stimmen, Prozenten und – bei Stimmgewichten – gewichteten Stimmen, dazu die Beteiligung und ob das Quorum erreicht ist. Bei einer öffentlichen Wahl steht darunter zusätzlich, wer wie abgestimmt hat. Über CSV exportieren bekommst du die Zahlen als Tabelle, über PDF-Protokoll das Wahlprotokoll.

Das Wahlprotokoll entsteht genau einmal, beim Schließen. Es enthält Titel, Zeitraum, Anonymitätsstufe, die Zahl der Wahlberechtigten, der Abgestimmten und der Briefwähler, das Ergebnis jedes Wahlpunkts und den Ablauf aus dem Audit-Log. Am Ende steht ein Prüfwert (Hash): Mit ihm lässt sich später nachweisen, dass das Protokoll nicht verändert wurde. Jeder weitere Download liefert dieselbe Datei. Lege das Protokoll zu den Unterlagen der Versammlung – etwa als Anlage zum Sitzungsprotokoll.

Ein Gleichstand oder eine nötige Stichwahl wird nicht automatisch aufgelöst. Braucht ihr einen zweiten Wahlgang, legst du dafür eine neue Wahl an.

Mit Archivieren legst du die Wahl am Ende ab; sie bleibt unter dem Filter Archiviert samt Ergebnis und Protokoll erhalten.

So erleben die Wähler die Wahl

Mit dem Veröffentlichen bekommt jede Person im Wählerverzeichnis eine E-Mail mit Titel, Zeitraum und ihrem persönlichen Link. Der Link öffnet die Abstimmungsseite auf vote.innoverein.de – ohne Anmeldung und ohne App:

1. Begrüßung mit dem Namen des Vereins und deiner Begrüßungsnachricht.
2. Stimmzettel, ein Wahlpunkt nach dem anderen. Bei Kandidatenwahlen lassen sich die Profile aufklappen.
3. Überprüfen – alle Antworten auf einen Blick, mit der Möglichkeit, zurückzugehen.
4. Bestätigung: Erst jetzt wird die Stimme gezählt. Danach ist der Link verbraucht; ein zweites Mal abstimmen geht nicht, auch nicht über einen neuen Link.

Ist die Stimmabgabe noch nicht geöffnet oder gerade pausiert, zeigt der Link einen Hinweis statt des Stimmzettels. Die Links gelten bis eine Stunde nach dem Enddatum.

Wähler betreuen

Im Reiter Wähler siehst du das Wählerverzeichnis. Mit den Filtern 1 findest du, wer schon abgestimmt hat, wer noch aussteht, wer anwesend ist oder Briefwahl nutzt.

• Einchecken 2 markiert Personen als anwesend – praktisch bei einer Versammlung vor Ort, auf der zusätzlich online abgestimmt wird.
• Link neu senden 3 verschickt einen neuen persönlichen Link, wenn jemand die Einladung nicht findet. Der alte Link wird dabei ungültig.
• Für Personen mit Briefwahl verschickst du nach dem Veröffentlichen die Briefwahlunterlagen in diesem Reiter per Post (siehe nächster Abschnitt).

Briefwahl

„Briefwahl“ heißt in innoverein: Die Person bekommt ihre Einladung per Brief statt per E-Mail – abgestimmt wird trotzdem online. Der Brief enthält den persönlichen Link zum Abtippen und einen großen QR-Code, den man mit dem Handy scannt. Einen Papier-Stimmzettel, der ausgezählt werden müsste, gibt es nicht.

1. Markiere die Personen im Wählerverzeichnis als Briefwahl – beim Import aus der Mitgliederliste mit dem Briefsymbol, beim manuellen Hinzufügen mit dem Haken samt Anschrift.
2. Veröffentliche die Wahl.
3. Im Reiter Wähler öffnest du Briefwahl versenden. Dort siehst du alle ausstehenden Empfänger, wählst Versandoptionen wie Farbe oder Einschreiben und siehst den genauen Preis, bevor du mit Briefe versenden bestätigst.

Die Briefe gehen über den Briefversand von innoverein (E-POST) und werden über die Nutzungsabrechnung berechnet. Der Status je Person – „Brief ausstehend“, „Brief versendet“, „Brief zugestellt“ – steht im Wählerverzeichnis; mit dem Filter Briefwahl findest du alle Briefwähler. Plane die Postlaufzeit ein: Verschicke die Briefe gleich nach dem Veröffentlichen.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Nach Veröffentlichen haben alle Wähler die Einladung mit ihrem persönlichen Link bekommen; Briefwähler stehen mit „Brief versendet“ im Reiter Wähler.
• Während der Wahl zeigt die Beteiligung in der Übersicht und im Live-Monitor, wie viele schon abgestimmt haben.
• Nach Schließen steht die Wahl unter dem Filter für abgeschlossene Wahlen, und PDF-Protokoll liefert das Wahlprotokoll mit Prüfwert (Hash).
• Der Reiter Audit-Log der Wahl hält jeden Schritt mit Zeitpunkt fest.

Häufige Fragen

Kann ich nach dem Veröffentlichen noch etwas ändern? Wahlpunkte nicht mehr – sie stehen in den verschickten Einladungen. Prüfe sie deshalb in der Stimmzettel-Vorschau, bevor du veröffentlichst. Das Wählerverzeichnis betreust du bis zum Schließen weiter.

Jemand hat keine Einladung bekommen. Prüfe im Reiter Wähler die E-Mail-Adresse und schicke über Link neu senden einen neuen Link. Landet die Mail im Spam-Ordner, hilft der Hinweis, nach dem Vereinsnamen zu suchen.

Kann ich sehen, wer wie abgestimmt hat? Nur bei einer öffentlichen Wahl. Bei einer anonymen Wahl ist das auch für Admins und den Support technisch nicht möglich: Die Stimme wird ohne Verbindung zur Person gespeichert.

Wir stimmen auf der Versammlung ab, ein Teil ist online dabei. Lege alle Anwesenden ins Wählerverzeichnis, checke die Personen im Saal mit Einchecken ein und lass alle über ihren Link abstimmen – am Handy im Saal genauso wie von zu Hause.