Eine eigene E-Mail-Domain für den Versand einrichten

Wenn innoverein E-Mails für deinen Verein verschickt, steht als Absender zunächst eine Adresse von innoverein. Mit einer eigenen Versand-Domain gehen eure Newsletter stattdessen von einer Adresse eures Vereins aus, etwa newsletter@mein-verein.de. Das wirkt vertrauter, und Mailprogramme stufen die Nachrichten seltener als Werbung oder Spam ein.

Damit ein fremder Mailserver eure Adresse benutzen darf, muss eure Domain das ausdrücklich erlauben. Das geschieht über zwei Einträge im DNS – das ist das Adressbuch des Internets, das ihr bei eurem Domain-Anbieter verwaltet (zum Beispiel IONOS, Strato oder All-Inkl). Dieser Artikel führt dich Schritt für Schritt durch die Einrichtung.

Begriffe kurz erklärt

• Domain: der Teil einer E-Mail-Adresse nach dem @, zum Beispiel mein-verein.de.
• SPF (ein TXT-Eintrag direkt an der Domain): Liste der Mailserver, die für eure Domain senden dürfen. innoverein ergänzt darin seinen Mailserver.
• DKIM (ein CNAME-Eintrag): ein digitaler Stempel auf jeder Mail. Der Eintrag verweist auf den Schlüssel von innoverein, mit dem eure Newsletter signiert werden. Empfänger können so prüfen, dass die Mail unterwegs nicht verändert wurde.
• Verifiziert: innoverein hat beide Einträge im DNS gefunden. Erst dann darf die Domain als Absender benutzt werden.
• Default: die verifizierte Domain, die beim Newsletter-Versand als Absender verwendet wird.

Schritt 1: Domain hinzufügen

Öffne Einstellungen und wähle den Reiter E-Mail-Domain. Solange keine Domain verifiziert ist, steht oben der Hinweis, dass der Versand über die Standard-Domain von innoverein läuft.

1. Klicke auf Domain hinzufügen.
2. Trage die Domain ohne www und ohne https:// ein 1, also mein-verein.de.
3. Klicke auf Hinzufügen 2.

Die Domain erscheint jetzt als Karte mit dem Status SPF: Ausstehend und DKIM: Ausstehend.

Schritt 2: Die Einträge beim Domain-Anbieter setzen

Klicke in der Karte auf Verifizieren. innoverein fragt dabei den zuständigen Nameserver deiner Domain direkt ab und zeigt unter DNS-Records anzeigen genau die Einträge, die noch fehlen oder angepasst werden müssen.

• Die Pillen SPF und DKIM 1 zeigen den Stand: OK, Ausstehend oder Fehlt.
• Verifizieren 2 prüft erneut. Du kannst so oft klicken, wie du willst.
• TXT-Eintrag (SPF) 3: Host ist die Domain selbst (bei vielen Anbietern als @ oder leeres Feld). Hat eure Domain schon einen SPF-Eintrag, steht unter Bisher der heutige Wert. Der empfohlene Wert enthält ihn bereits, ergänzt um den Mailserver von innoverein. Ersetze den alten Eintrag durch den neuen – lege keinen zweiten SPF-Eintrag an, zwei SPF-Einträge machen beide ungültig.
• CNAME-Eintrag (DKIM) 4: Host ist innoverein._domainkey, das Ziel innoverein._domainkey.mailer.innoverein.de. Manche Anbieter hängen die Domain selbst an; dann trägst du nur innoverein._domainkey ein.

Die Spalte Aktion sagt dir, was zu tun ist: neu anlegen, Bestand ersetzen oder passt. Mit Kopieren übernimmst du einen Wert ohne Tippfehler.

Schritt 3: Verifizieren und als Absender festlegen

Die meisten Anbieter übernehmen DNS-Änderungen innerhalb weniger Minuten, manche brauchen einige Stunden. Klicke danach erneut auf Verifizieren. Stehen SPF und DKIM auf OK, zeigt die Karte Verifiziert.

• Ist es die erste verifizierte Domain, klicke auf Als Default. Die Karte trägt dann die Marke Default, und oben steht Aktive Versand-Domain.
• Hast du mehrere Domains hinterlegt, legst du mit Als Default fest, welche benutzt wird.

Was sich danach ändert

• Newsletter: Im Versanddialog steht unter Versand-Adresse jetzt eure Adresse, standardmäßig newsletter@<eure Domain>. Der Name davor ist der Vereinsname. Wie ein Newsletter entsteht, steht in Einen Newsletter gestalten und versenden.
• Automatische E-Mails wie Einladungen, Kündigungsbestätigungen, Mahnungen oder Erinnerungen gehen weiterhin von der Adresse von innoverein aus. Antworten der Empfänger landen trotzdem bei euch: Als Antwortadresse steht die E-Mail-Adresse aus den Vereinsdaten – prüfe sie unter Vereinsdaten und Grundeinstellungen prüfen.
• Laufende Kontrolle: innoverein prüft verifizierte Domains zweimal am Tag (gegen 4 und 16 Uhr). Fehlt ein Eintrag plötzlich – etwa weil jemand den SPF-Eintrag überschrieben hat –, verliert die Domain ihren Status, Newsletter gehen wieder über die Standard-Adresse, und alle Admins bekommen eine E-Mail. Setze die Einträge dann neu und verifiziere erneut.

Eine Domain entfernen

Entfernen in der Karte löscht die Domain nach einer Rückfrage aus innoverein. War sie der Absender, gehen Newsletter ab sofort wieder über die Standard-Adresse. Die DNS-Einträge bei deinem Anbieter bleiben stehen; den DKIM-Eintrag kannst du dort löschen, den SPF-Eintrag stellst du gegebenenfalls auf den alten Wert zurück.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Die Pillen SPF und DKIM stehen auf OK, die Karte zeigt Verifiziert und nach Als Default die Marke Default.
• Oben im Reiter steht Aktive Versand-Domain statt des Hinweises auf die Standard-Domain.
• Im Versanddialog des Newsletters steht unter Versand-Adresse eure Adresse, etwa newsletter@<eure Domain>.
• Im Audit-Log stehen „E-Mail-Domain hinzugefügt“, „E-Mail-Domain geprüft“ und „E-Mail-Domain als Default gesetzt“.

Typische Fragen

• Verifizieren zeigt immer noch „Fehlt“. Prüfe, ob der Host richtig ist (bei manchen Anbietern wird aus innoverein._domainkey versehentlich innoverein._domainkey.mein-verein.de.mein-verein.de) und ob der SPF-Eintrag nur einmal existiert. Manche Anbieter brauchen bis zu 24 Stunden.
• Brauchen wir DMARC? Für innoverein nicht. Habt ihr schon einen DMARC-Eintrag, lass ihn stehen – er passt zu SPF und DKIM.
• Können wir eine Subdomain nehmen? Ja, etwa post.mein-verein.de. Dann gelten die Einträge für diese Subdomain, und eure normale Domain bleibt unberührt.
• Kann ich eine andere Adresse als newsletter@ verwenden? Ja, im Newsletter-Editor stellst du den Teil vor dem @ ein. Die Domain dahinter ist immer die verifizierte Default-Domain.
• Wir haben Nachrichten an den Verein gesperrt. Die Postsperre im Gefahrenbereich hält Mails an Mitglieder und Gäste unabhängig von der Domain zurück.