Doppelte Personen zusammenführen

Manchmal steht eine Person zweimal im Verein: einmal aus dem Import, einmal aus dem Online-Antrag, oder erst als Gast im Schnupperkurs und später noch einmal als Mitglied. Mit Zusammenführen machst du aus den beiden Profilen eines. Du entscheidest je Angabe, welcher Wert gilt. Alles andere – Abteilungen, Kurse, Beitragskonto, Briefe, Rechnungen, Belege, Nachweise, Dateien und der Verlauf – hängt danach an der einen Person. Das zweite Profil wird aufgelöst.

Zusammenführen oder archivieren?

• Zusammenführen nimmst du, wenn es dieselbe Person zweimal gibt. Nichts geht verloren: Buchungen, Unterlagen und Verlauf beider Profile landen an einer Stelle.
• Archivieren nimmst du, wenn eine Person den Verein verlässt. Siehe Mitglieder und Gäste archivieren, wiederherstellen und löschen.

Schritt für Schritt

Öffne eines der beiden Profile und klicke links in der Karte auf Zusammenführen 2. Der Knopf steht direkt nach Zum Mitglied bzw. Zum Gast 1. Ein Assistent führt dich durch fünf Schritte.

1. Person wählen

Unter Vorschläge 1 listet innoverein Profile, die wie eine Dublette aussehen – mit dem Grund: gleiche E-Mail, gleicher Name und Geburtstag oder gleicher Name. Ist die gesuchte Person nicht dabei, findest du sie unter Andere Person suchen 2 über Name, Nummer oder E-Mail. Mitglieder und Gäste lassen sich in jeder Kombination zusammenführen.

2. Führende Person festlegen

Hier entscheidest du, welches Profil bleibt. Mit ihm bleiben die Nummer und die Stellung in der Familie. Die Nummer des anderen Profils wird verworfen.

• Zwei Mitglieder oder zwei Gäste: Die Frage lautet Welche Nummer soll bleiben?
• Ein Mitglied und ein Gast: Die Frage lautet, ob die Person ein Mitglied 1 oder ein Gast 2 ist. Die Antwort entscheidet über die Nummer: Wählst du Mitglied, bleibt die Mitgliedsnummer und die Gastnummer entfällt – und umgekehrt. Hier ist bewusst nichts vorgewählt.

Kann das Paar nicht zusammengeführt werden, steht der Grund in einem roten Kasten über der Auswahl (siehe Abschnitt Wann es nicht geht unten).

3. Stammdaten

Je Angabe steht links der Wert der führenden Person, rechts der des anderen Profils. Klicke den Wert an, der gelten soll 1. Vorgewählt ist die führende Person – außer ihr Feld ist leer und das andere nicht.

• Zusammengehörige Angaben wählst du gemeinsam: Name, Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) und Zahlungsart und Bankverbindung (mit Mandat und Kontoinhaber).
• Typ und Beitrag erscheint nur, wenn beide Profile dieselbe Art haben. Bei Mitglied und Gast gilt der Typ der führenden Person.
• Gleiche Angaben sind eingeklappt; mit gleiche Angaben anzeigen 2 siehst du sie.
• Notizen 3: beide behalten (untereinander), nur die eine oder nur die andere.
• Zusatzfelder entscheidest du einzeln.

Ist in eurem Verein der erweiterte Datenschutzmodus an und darfst du bestimmte Angaben nicht sehen, steht dort ein Schloss. Für diese Angaben gilt der Wert der führenden Person.

4. Zuordnungen

Oben stehen die Abteilungen und Kurse 1 des aufgelösten Profils. Alle sind angehakt; entferne den Haken bei Zuordnungen, die wegfallen sollen. Was die führende Person schon hat, bleibt einmal.

Darunter siehst du, was mitwandert – mit Anzahl: Einträge im Verlauf, Briefe, Rechnungen, Belege, Buchungen am Beitragskonto, Nachweise, Zuwendungsbescheinigungen, Kündigungen, Anträge, Spenden, Sitzungs-Einladungen, Übungsleiter-Vereinbarungen, Ausleihen, Submitglieder und Dateien. Haben beide ein Beitragskonto mit Saldo, zeigt ein Hinweis die Summe.

Ganz unten steht, was mit dem App-Zugang 2 passiert. Sind beide Profile registriert, wählst du hier den Zugang, der bleibt – die Karten nennen Nummer, Anmelde-Adresse und letzte Anmeldung (siehe Abschnitt App-Zugang unten).

5. Bestätigen

Ein roter Kasten Nicht umkehrbar 1 fasst zusammen, welches Profil aufgelöst wird und welches bleibt. Mit dem Schalter Person per E-Mail benachrichtigen 2 bekommt die Person eine Mail über die Zusammenführung mit ihrer gültigen Nummer. Der Schalter fehlt, wenn keines der beiden Profile eine E-Mail-Adresse hat.

Gib dein Passwort 3 ein und klicke auf Endgültig zusammenführen 4. Hast du einen zweiten Faktor eingerichtet, fragt innoverein ihn danach ab – per Freigabe in der innoverein Authenticator-App, Code oder Passkey. Danach öffnet sich das Profil der bleibenden Person.

Was mit den Daten passiert

• Nummer und Art: Es bleiben Nummer und Art (Mitglied/Gast) der führenden Person. Die verworfene Nummer wird nicht neu vergeben.
• Beitragskonto: Die Buchungen beider Konten stehen danach in einem Konto, der Saldo ist die Summe. Ein Rückstand zählt ab dem früheren Datum. Offene Mahnpausen: Haben beide eine, bleibt die der führenden Person.
• Familie: Submitglieder des aufgelösten Profils wechseln zur bleibenden Person und bekommen dort eine neue Nummer. Ist die bleibende Person selbst Submitglied, wechseln sie zu deren Hauptmitglied. Typ und Beitrag der Submitglieder bleiben.
• Unterlagen: Rechnungen, Belege, Briefe und Zuwendungsbescheinigungen gehören danach zur bleibenden Person. Ihr Inhalt bleibt unverändert – eine festgeschriebene Rechnung trägt weiter den Namen, mit dem sie erstellt wurde.
• Kündigungen: Offene Kündigungen werden übernommen. Gibt es dieselbe offene Kündigung zweimal, bleibt eine.
• Dateien: Die Dateien des aufgelösten Profils liegen danach im Reiter Dateien der bleibenden Person. Gibt es dort schon eine Datei gleichen Namens, landen die neuen in einem Unterordner mit der alten Nummer.
• Verlauf: Der Reiter Verlauf zeigt die Einträge beider Profile.
• Mitgliedskarte: Eine Wallet-Karte des aufgelösten Profils gilt nicht mehr. Die Person lädt die Karte der bleibenden Person neu.

App-Zugang

Für die App gilt nach dem Zusammenführen ein Zugang.

• Nur ein Profil ist registriert: Der Zugang wandert mit. Die Person meldet sich weiter wie bisher an und sieht danach alles an einer Stelle.
• Ein Profil ist registriert, das andere nur eingeladen: Der registrierte Zugang bleibt, die offene Einladung verfällt.
• Beide Profile sind registriert: Im Schritt Zuordnungen wählst du, welcher Zugang bleibt – angezeigt mit der letzten Anmeldung. Der andere Zugang verliert den Zugang zu eurem Verein und wird sofort abgemeldet. Ist dieses Konto in keinem anderen Verein, wird es gelöscht; seine Chat-Nachrichten stehen dann als „Ehem. Mitglied“ im Chat. Ist es noch in einem anderen Verein, bleibt es dort unverändert.

Die Benachrichtigung

Mit Person per E-Mail benachrichtigen geht eine Mail an alle Adressen der beiden Profile – wer bisher unter einer anderen Adresse Post bekam, erfährt so, warum sie künftig woanders ankommt. Die Mail nennt die gültige Mitglieds- bzw. Gastnummer und, wenn sie sich geändert hat, die Nummer, die nicht mehr gilt. Wurde ein App-Zugang entfernt, weist sie darauf hin. Hat ein Kind keine eigene Adresse, geht die Mail an das Hauptmitglied.

Wann es nicht geht

Im Schritt Führend nennt innoverein den Grund. Erledige ihn und starte neu:

• Eine Person ist archiviert. Stelle sie zuerst wieder her.
• Beide gehören zur selben Familie – Hauptmitglied und Submitglied oder Geschwister.
• Eine Person steht in einem Beitragslauf im Entwurf. Führe den Lauf aus oder verwirf ihn – die Posten im Entwurf stimmen nach dem Zusammenführen nicht mehr.
• Für eine Person läuft eine Ratenvereinbarung. Beende sie; danach kannst du eine neue über den zusammengelegten Saldo anlegen.
• Dieselbe Zahlung ist bei beiden Personen verbucht. Korrigiere die Zuordnung am Beitragskonto.
• Beide haben für dasselbe Jahr eine Übungsleiter- oder Ehrenamtserklärung. Lösche die doppelte.

Woran du erkennst, dass es geklappt hat

• Das Profil der bleibenden Person öffnet sich, und die Meldung Personen zusammengeführt. erscheint.
• Das aufgelöste Profil fehlt in Listen, Suche und Archiv. Ein alter Link darauf öffnet die bleibende Person.
• Im Reiter Verlauf steht der Eintrag Zusammengeführt mit beiden Namen und Nummern.
• Der Reiter Abrechnung zeigt die Buchungen beider Konten.

Typische Fragen

Kann ich eine Zusammenführung rückgängig machen? Nein. Auch der Support kann das aufgelöste Profil nicht wiederherstellen. Hast du versehentlich zwei verschiedene Personen zusammengeführt, lege die zweite Person neu an und verschiebe ihre Zuordnungen von Hand.

Ich sehe den Knopf nicht. Du brauchst das Recht, die Person zu bearbeiten. Im Archiv gibt es den Knopf nicht.

Was bekommt die Person mit, wenn ich nicht benachrichtige? In der App sieht sie nach der nächsten Anmeldung alles an einer Stelle. Wurde ihr Zugang entfernt, kann sie sich mit ihm in eurem Verein nicht mehr anmelden.

Kann ich auch einen Kontakt zusammenführen? Nein, nur Mitglieder und Gäste.